Работа с арендаторами в чем заключается
Управление недвижимостью: как выстраивать отношения с арендаторами?
Итак, владелец построил ТРЦ в начале нулевых в небольшом городе. Еще на стадии строительства к нему пришли арендаторы и попросили площади под продуктовый супермаркет, магазин бытовой техники и ресторан с бильярдом. К открытию в центре практически не было свободных площадей. Торгово-развлекательный центр начал свою работу. Покупатель пошел, и весьма активно. Арендаторы не успевали завозить товар, который тут же сметали с полок магазина неизбалованные покупатели. Арендодатель стал повышать арендные ставки. Выстроился лист ожидания на помещения в торговой галерее. Маркетинговый сбор с каждого арендатора, плата за вход в ТРЦ, плата за дополнительные услуги управляющей компании. Арендатор платит.
Рано или поздно праздник заканчивается. На рынке недвижимости настали трудные времена. Магазин бытовой техники сначала сократил площади в 2 раза, а потом закрылся. Бильярд перестал быть якорем для развлекательной зоны и регулярно допускал просрочку по оплате аренды. Торговая галерея стала зиять свободными блоками. Арендодатель продолжал гнуть свою политику повышения ставок и взимания сборов с арендаторов, пока в один из дней ему не позвонил директор по аренде и не сказал: «У нас, похоже проблема!» Проблема заключалась в том, что оставшиеся в ТРЦ арендаторы собрались перед входом в кабинет руководителя с явным желанием выбить скидку или свернуть свой бизнес.
Владелец ТРЦ узнал для себя много нового. И то, что арендную плату в полном объеме могут заплатить только 1 из 5 арендаторов. И то, что арендаторы не намерены больше терпеть маркетинговые и прочие поборы, которые не влияют на продажи. И то, что уровень услуг управляющей компании большинство арендаторов оценивают как неудовлетворительный.
Какой вывод можно сделать из этой истории? А точнее, несколько выводов?
Первое. Во взаимоотношениях с арендаторами нужно мониторить ситуацию и принимать решения раньше, чем ситуация начнет выходить из-под контроля. Здесь как в шахматах, кто начинает белыми, тот имеет преимущество первого хода.
Второе. Арендный доход складывается из поступлений каждого арендатора. Привлечение нового арендатора обходится дороже, чем удержание существующего. Особенно, когда вопрос в нежелании арендодателя пойти на уступки. Договариваться выгоднее, чем проявлять необоснованное упорство.
Третье. Между выгодой сегодня ценой потери части арендаторов и стабильностью завтра, пусть и с учетом уступок, в сложные времена выгоднее выбирать второе. Это уже не раз проверено на практике. На рынке недвижимости тот, кто смотрит на год вперед выживает чаще того, кто живет этой неделей или месяцем.
Организация работы с арендаторами в новых условиях или антикризисная автоматизация с «1С:Аренда и управление недвижимостью»
Пандемия COVID-19 меняет мир, бизнес и людей уже многие месяцы. Коснулись эти изменения и рынка аренды коммерческой недвижимости. Бизнес повсеместно сокращает расходы, и одной из основных статей, которая попала «под нож» в этот кризис, стала арендная плата.
Кто-то перебрался в более скромный офис или сократил торговые площади, кто-то нашел более подходящее пространство и переехал, а кто-то не выдержал давления и закрылся совсем.
Так или иначе и арендаторы, и арендодатели ищут возможность удержать свой бизнес на плаву и потому вынуждены находить совместные решения и идти на компромиссы. Значит на какое-то время возникают новые договоренности: появляются скидки, отсрочки, меняются правила игры по штрафам и пеням.
Решение не представляется сложным, если изменения произошли у двух-трех арендаторов. А если их 50? А если 100? Тогда задача становится неподъемной для отдела аренды или бухгалтера. С такой проблемой столкнулись арендодатели, которые еще не используют в своей работе «1С:Аренда и управление недвижимостью». Давайте разберемся, как в новых условиях программа позволяет держать ситуацию с арендаторами под контролем.
Как отразить условия договора и управлять изменениями в договорах
Шаблон договора с арендатором может быть единым, условия похожими, но все же каждый арендатор, а значит и каждый договор, уникален. Любая программа из линейки «1С:Аренда и управление недвижимостью» позволяет отразить все условия договора с арендатором и запомнит их для дальнейшей работы. В документе «Заключение договора аренды» можно указать передаваемые в аренду объекты, арендуемую площадь, оказываемые услуги и финансовые условия: ставки на услуги, способы расчета, сроки оказания услуг, условия по срокам оплаты, условия внесения обеспечительного платежа, штрафные санкции за просрочку оплаты и прочее.
В однажды заключенный договор может потребоваться внести изменения: добавить новые услуги, изменить сроки существующих, уточнить условия предоставления услуг. Программа позволяет отражать самые разные изменения в условиях договоров и при выполнении расчетов учитывает историю этих изменений. Для учета корректировок предназначен документ «Дополнительное соглашение».
Бывает, что изменения носят временный характер. Яркий пример — ситуация с пандемией, когда арендодателю приходится проявлять лояльность и снижать арендную плату на время кризиса. Для решения задачи ввода временных условий система позволяет ограничить срок действия соглашения. По окончании срока действия происходит возврат к условиям, действовавшим до ввода дополнительного соглашения.
Актуально сейчас и требование предоставления отсрочек платежей и временного отказа от начисления штрафов и пеней в отношении арендаторов. «1С:Аренда и управление недвижимостью» позволяет гибко описать и легко изменить правила определения сроков оплаты услуг и параметры начисления пеней за просрочку оплаты. Система позволяет настраивать сроки оплаты как в привязке к периоду аренды (например, к конкретной дате месяца, за который начисляется аренда, а также предыдущего или следующего месяца), так и в привязке к дате счета или акта за аренду, что позволяет предоставить арендатору произвольную отсрочку по оплате.
Для отмены расчета пеней достаточно установить ставку пеней равную нулю.
Как контролировать исполнение новых условий договора
Изменения согласованы, подписи поставлены. Возникает резонный вопрос: как проверить начисление арендной платы по новым правилам, как не запутаться в периодах действия условий и не потерять контроль над исполнением условий договора.
Справиться с этой задачей поможет блок аналитической отчетности программы.
Отчет «Сравнение условий договоров и фактических начислений» ответит на вопрос — все ли начисления, которые требуются по условиям договора, отражены в системе. Отчет полезен для анализа услуг, относящихся к постоянной части арендной платы, и показывает отклонение суммы фактических начислений от суммы договора.
Важная задача для арендодателя — контроль соблюдения сроков оплаты услуг и расчет пеней за задержку оплаты. Ее решение обеспечивает Отчет «Анализ задержек платежей по аренде». Он содержит сведения о количестве дней просрочки оплаты услуг и сумме пени, которая может быть выставлена арендатору в качестве штрафных санкций в соответствии с условиями договора аренды. Отчет отображает данные о штрафных санкциях, которые могут быть применены к арендатору, но фактически еще не применялись. Решение о фактическом применении санкций остается за арендодателем.
Ключевой задачей в управлении арендой является оперативный контроль за ситуацией с дебиторской задолженностью, анализ структуры долга каждого арендатора, включая данные как по видам задолженности (основные расчеты по услугам, расчеты по пеням, данные по депозиту), так и по аналитике задолженности — в разрезе периодов, услуг, объектов. Для решения этой задачи достаточно сформировать отчет «Взаиморасчеты по услугам аренды». Отчет позволяет проанализировать данные по задолженности отдельно по основной сумме долга, по пеням, по депозиту, а также суммарные показатели; предусматривает возможность анализа взаиморасчетов с различной детализацией, которая зависит как от настройки ведения взаиморасчетов, так и от настроек отчета, выбранных пользователем.
Так с помощью продуктов линейки «1С:Аренда и управление недвижимостью» арендодатель получает возможность управлять договорами и контролировать взаиморасчеты с арендаторами.
Как оставаться на шаг впереди
Какую бы задачу в сфере управления недвижимости мы не взяли, мы обязательно столкнемся с вопросом визуализации. Узнать какие помещения в здании свободны, какие арендаторы или помещения располагаются рядом, опубликовать поэтажные планы на сайте компании, распечатать план помещения к договору аренды, выяснить куда идут инженерные коммуникации и так далее. Для таких сложных систем, как здания, скорость, точность и наглядность получения подобных данных становится конкурентным преимуществом арендодателя. Поэтому для продуктов «1С:Аренда и управление недвижимостью» мы активно развиваем перспективное направление — управление недвижимостью с использованием BIM-технологий и 3D-моделирования. Модели, построенные с помощью программ 3D-проектирования, можно загрузить в «1С:Аренда и управление недвижимостью» и использовать для задач управления арендой и эксплуатацией.
Более подробно с возможностями, которые открывает использование 3D-моделей в программах «1С:Аренда и управление недвижимостью» и «1С:Управление недвижимостью и арендой КОРП», вы можете познакомиться в видеоролике на YouTube-канале компании «ЭЛИАС».
Узнать больше о продуктах по управлению недвижимостью, заказать онлайн демонстрацию и выбрать партнера для покупки можно на сайте фирмы «1С» на страницах «1С:Аренда и управление недвижимостью» и «1С:Управление недвижимостью и арендой КОРП».
Особенности управления коммерческой недвижимостью
Как работает управление коммерческими объектами
Чтобы не запутаться, сначала разберемся в главном. В управлении коммерческой недвижимостью есть две чаще всего встречающихся практики. Так, владелец объектов может:
Если утрировать, то во втором случае у управляющего коммерческими объектами недвижимости есть право «на любые юридические и фактические действия» в интересах владельца, в соответствии со ст. 1012 ГК РФ. Конечно, если это не ограничено другими законами. Сделки с переданным в доверительное управление имуществом управляющий совершает от своего имени.
Соответственно, управление коммерческими объектами недвижимости можно рассматривать как высокооплачиваемую и ответственную работу, а можно практически как свой бизнес.
Способы управления
На практике выделяют три варианта управления:
Кстати, большой плюс передачи недвижимости в доверительное управление в том, что оно становится обособленным объектом права. На него заводится отдельный банковский счет, по нему ведется самостоятельный учет, и его нельзя рассматривать в качестве объекта по другим долгам (взысканиям). Конечно, если это только не полное банкротство владельца объектов, в соответствии со ст. 1018 ГК РФ.
Чем занимается управляющий коммерческой недвижимостью
Конечно, в каждом контракте будут свои особенности, но универсальный список обязанностей управляющего есть. Вот что чаще всего встречается в требованиях владельцев имущества на передачу.
Анализ рынка
Обычно проводится или на старте — перед постройкой здания или сдачей его в эксплуатацию, или же в кризисной ситуации.
Управляющему нужно разобраться, насколько востребован в конкретном районе имеющийся тип аренды, найти главных конкурентов, выяснить ценовую среду — в какую цену сдаются аналогичные помещения, на каких условиях, каков спрос, сколько простаивающих площадей.
Если речь идет о кризисе, то анализ рынка поможет принять кардинальные решения — например, снижение класса офисного здания, что увеличит оборот компании и снизит расходы на содержание.
Аренда
Ключевая функция управляющего — держать здание в постоянном коммерческом плюсе. То есть поддерживать заполняемость арендаторами, и не важно, что это — офисный центр или торгово-развлекательный комплекс.
Здесь есть особенности. Подбирая арендаторов, управляющий должен не просто оценивать их платежеспособность, но и учитывать, насколько органично они впишутся в концепцию коммерческого комплекса — например, довольно странно ставить магазин для взрослых на детский этаж, а крупному продуктовому гипермаркету отводить помещение после всех развлекательных зон.
Нередко специалист по управлению проверяет финансовую состоятельность арендатора и в целом изучает его бизнес — в интересах владельца здания пускать на площади прибыльные компании, которые займут помещения надолго, а не новичков, рискующих разориться через три месяца.
В арендные отношения можно отнести и оптимизацию использования площадей. Например, это можно видеть в торгово-развлекательных центрах — изначально здание проектируется как площадка для магазинов, но в процессе в середине холла могут появиться островки с кофе, мороженым, вендинговые автоматы. Иногда на свободных территориях строятся и другие здания — например, увеличиваются складские мощности.
В обязанности управляющего входит и формирование арендных ставок, подготовка плана сдачи, согласование условий с якорными арендаторами.
Организация обслуживания
Любая коммерческая недвижимость требует постоянного внимания — коммунальное обслуживание, текущий ремонт и капитальный, наем и поддержание отношений с подрядчиками. Вот на что придется тратить время и деньги:
Маркетинг и бизнес
Управляющий — это не просто хозяйственник и юрист. В его обязанности входит создание концепции коммерческой недвижимости, маркетинговое и рекламное обслуживание. Вот что нужно сделать:
Что должен знать управляющий коммерческой недвижимостью
Если вы планируете заниматься такой деятельностью, придется досконально разобраться сразу в нескольких направлениях:
Кроме того, хорошего управляющего отличают несколько профессиональных качеств:
Востребованность профессии
О потенциальном спросе на профессионалов в области управления коммерческими объектами недвижимости можно судить по инвестициям в эту сферу. Так, в «Российской газете» со ссылкой на агентство Knight Frank сообщают, что до 2022 года только в Москве планируется ввод в эксплуатацию более 1,2 млн квадратных метров офисов. Из них больше 90% — это престижный класс А, для которого всегда требуется управляющий.
Если же смотреть на страну в целом, то за прошедший год объем инвестиций в недвижимость составил около 240 млрд рублей, из них на коммерческие площади традиционно заложено около 25%. Судя по динамике ключевой ставки ЦБ, кредиты будут только дешеветь, соответственно, рост строительства увеличится.
О большой востребованности профессии говорит и наличие вакансий. Так, только по ключу «Управляющий коммерческой недвижимостью» на HH.ru на момент написания статьи размещено более 1 000 вакансий. Большая часть из них — с зарплатой от 80-150 тысяч рублей. И это не считая предложений, которые называются более конкретно, например, «управляющий торгового центра».
При этом необязательно воспринимать эту деятельность только как профессию, например, в крупном агентстве. Управление коммерческими объектами может стать и предпринимательством — достаточно разработать бизнес-модель, получить опыт такой работы и искать клиентов.
Узнать все тонкости можно на нашем специальном курсе «Управление коммерческой недвижимостью». На нем вы познакомитесь с особенностями типов объектов коммерческой недвижимости: многофункциональных комплексов, офисных и торговых центров. Узнаете о зонировании и наполняемости ТРЦ, поиске арендаторов, управлении арендными отношениями, планировании и бюджетировании.
Но главное — практическая программа содержит реальную бизнес-модель управляющей компании. Вместе с практиками разберетесь в особенностях арендной политики, узнаете практические приемы ее реализации и сможете активно работать.
Автор: Дмитрий Кузьмин
— Как происходит общение с потенциальными арендаторами офисных площадей? На какие категории вы разделяете арендаторов, каких подходов они требуют?
— Еще на этапе первого общения с потенциальным арендатором необходимо понять его пожелания, причины поиска помещения или проблемы, с которыми он сталкивался на прошлом месте. Исходя из этих первоначальных сведений, мы должны предложить клиенту такие условия, при которых из множества вариантов он выберет именно наш «Технопарк СИНТЕЗ».
— Какие рекламные носители эффективнее всего привлекают арендаторов офисных площадей?
Проводимая нами рекламная кампания состоит из двух основных и наиболее популярных средств воздействия на потенциального арендатора: наружная реклама (перетяжки, билборды, световые установки на зданиях и городских улицах) и, конечно же, реклама в Интернете. Сразу подчеркну, что интернет-рекламе мы уделяем особое внимание, так как прекрасно понимаем, что это наиболее быстрый и эффективный вид рекламы, учитывая соотношение вложенных средств и отдачи от рекламной кампании.
— В чем заключается дальнейшая работа с арендаторами после подписания договора об аренде офиса?
— Сложно однозначно ответить на этот вопрос. Я бы сказал, что ей, безусловно, уделяют повышенное внимание, однако стоимость аренды сейчас не является решающим фактором при выборе помещения. Дело в том, что на сегодняшний день рынок офисной недвижимости Москвы показывает положительную динамику роста: объемы поглощаемых площадей и суммы сделок увеличиваются, вакантность помещений падает, арендные ставки постепенно возрастают. Между тем наибольшим спросом продолжают пользоваться качественные помещения с адекватной арендной политикой.
— Какие требования к услугам и возможностям бизнес-центра предъявляют современные арендаторы?
— Несомненным плюсом для любого арендатора является наличие широкого круга возможностей на территории делового комплекса. В нашем технопарке помимо кафе, ресторанов, салонов красоты и всевозможных магазинов функционирует большое количество компаний, занятых в сфере B2B. Рекламные, страховые, туристические агентства, авиа- и железнодорожные кассы, отделения крупных коммерческих банков, автосервис и т. д. во многом упрощают жизнь современного арендатора. Ведь, согласитесь, это удобно, когда у клиента есть возможность решать вопросы как рабочего, так и личного характера в рамках одного комплекса.
— С какими «нестандартными» требованиями арендаторов вы сталкивались в своей практике?
— Как показывает практика, необычные запросы к офисам часто поступают со стороны крупных западных компаний или организаций, работающих, прежде всего, в творческой сфере: рекламные агентства, дизайнерские бюро и пр.
А недавно я окончательно убедился, что иностранные арендаторы могут быть намного изощреннее в своих желаниях, нежели российские.
Буквально месяц назад мы вели переговоры с одной из известных французских компаний о долгосрочной аренде отдельно стоящего здания в нашем деловом комплексе. Одним из важнейших требований компании была возможность использования обслуживаемой крыши как части офисного помещения. Дело в том, что в Париже у руководителя на крыше был разбит собственный зимний сад с летней террасой, соответственно, в Москве он хотел тех же условий, чтобы чувствовать себя как дома.
Этот список фантазий арендаторов можно продолжать до бесконечности. Но наша задача сводится к двум простым вещам: либо выполнить подобные желания (если это, конечно, в наших силах), либо объяснить, почему их просто невозможно выполнить, затем предложить свои варианты реализации необычных пожеланий клиентов.
Что нужно знать о сдаче нежилого помещения в аренду в 2020 году
Один из самых популярных видов заработка среди российских частных инвесторов — приобретение небольших коммерческих помещений для последующей сдачи в аренду. Нежилые площади можно сдавать под офисы, лофты, салоны красоты, магазины или кафе.
Рассказываем, кто может приобрести коммерческую недвижимость, особенностях ее налогообложения, штрафах, а также влиянии пандемии на этот бизнес.
Налоги
Приобретать нежилые помещения для последующей сдачи в аренду может любой налогоплательщик — физические и юридические лица, а также индивидуальные предприниматели. Однако налоговые последствия от результатов использования данного имущества по виду статуса различные.
«ИП и юрлица при получении дохода от сдачи имущества в аренду обязаны уплатить налоги, предусмотренные выбранным режимом налогообложения. Юридические лица — налог на прибыль и НДС, ИП — ЕНВД (Единый налог на вмененный доход) или УСН по ставке 6% или 15% в зависимости от выбранного объекта учета. Для физического лица данный доход является объектом обложения НДФЛ. Однако в случае наличия оценочных обстоятельств, свидетельствующих о предпринимательском характере деятельности физического лица, не имеющего статуса ИП, с данного дохода необходимо уплатить НДС», — рассказал адвокат, управляющий партнер юридической фирмы Tax Compliance Михаил Бегунов.
Может также использоваться патент на арендный бизнес, стоимость которого рассчитывается, исходя из площади недвижимости и района. В этом случае сумма будет фиксированной. «Но оформить его может собственник только одного помещения, что не подходит профессиональным инвесторам. Если во время действия патента договор аренды не прерывается, а помещение не продается, то для инвестора такая схема будет более выгодной — стоимость патента окажется ниже, чем налог по ставке 6%», — объяснил коммерческий директор Glincom Иван Татаринов. По его словам, если арендное соглашение было по каким-то причинам расторгнуто или помещение продано, то уплаченные за патент деньги никто не компенсирует.
Штрафы
Самое частое нарушение собственников коммерческих площадей — это неуплата налогов. Обычно за это устанавливается штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога, уточнил Денис Зайцев, руководитель налоговой практики юридической фирмы BMS Law Firm. Он пояснил, что также начисляются пени в размере 1/300 от ставки рефинансирования (хотя это и не мера ответственности, а мера обеспечения надлежащего исполнения обязательства). По прошествии определенного количества времени ставка становится 1/150, что жестче обычного кредитования.
Есть также штраф в размере 40%, который применяется в том случае, если налоговому органу удастся доказать, что лицо умышленно не уплатило налог. «Более того, налоговый орган при достижении определенных финансовых показателей по неуплаченным налогам может передать информацию о выявленных нарушениях в правоохранительные органы. В этом случае будет решаться вопрос о возбуждении уголовного дела. Наказание по ч. 2 ст. 199 УК РФ — вплоть до лишения свободы на срок до шести лет», — заявил Зайцев.
Санкции могут применить к арендатору, если он не выполняет обязательства перед арендодателем — например, пропускает сроки оплаты или портит имущество. Однако любой договор аренды предполагает наличие страхового депозита, как правило, равного двум−трем арендным платам. Чаще всего в случае нарушения собственник берет из него сумму, которую недополучил от арендатора, при этом последний все равно должен восполнить ее, уточнил директор департамента коммерческой недвижимости агентства Point Estate Роман Амелин. Он подчеркнул, что по окончании договора после подписания акта приема-передача помещения собственник возвращает страховой депозит арендатору — или в полном объеме, или за вычетом штрафов.
Проверки
В последнее время участили проверки в отношении собственников нежилых помещений, сдающих их в аренду, рассказал Бегунов. Результатом проверок являются штрафы и пени, а также привлечение физического лица к административной и, возможно, к уголовной ответственности. «Череда доначислений по НДС последовала после того, как в июле прошлого года Верховный суд России подтвердил, что гражданин должен уплачивать НДС, если он занимается предпринимательской деятельностью по сдаче собственных нежилых помещений в аренду без регистрации в качестве индивидуального предпринимателя. В частности, ими являются нацеленность физического лица на получение прибыли, то есть приобретение имущества с целью его последующего использования для извлечения прибыли, а также систематичность получения данного дохода», — уточнил адвокат Tax Compliance. Он пояснил, что разовый характер сделки сам по себе не свидетельствует о ведении предпринимательской деятельности физическим лицом.
По общему правилу, налоговый орган начинает выездную налоговую проверку, если компания или физическое лицо стоит в плане. Такой план разрабатывается и утверждается на уровне управлений по региону. «То есть налоговый орган не выбирает рандомно субъекта для проверки, а на момент ее проведения уже имеет информацию о налогоплательщике и подозрения, что было совершено нарушение. Попасть в план можно по разным причинам. Так, есть критерии, которые говорят о том, что налогоплательщик ведет себя подозрительно, совершает сомнительные операции и т. д. Проверка проводится, если набирается достаточный объем подобной информации, в том числе по итогам камеральных налоговых проверок, но поставленные вопросы не разрешаются. Например налогоплательщик не отвечает на запросы и требования налоговых органов», — отметил адвокат BMS Law Firm.
Сash is the king
Эпидемия коронавируса и карантин существенно изменят рынок коммерческой аренды недвижимости. «Мы видим процессы, в рамках которых корпорации и небольшие компании отправляют сотрудников на удаленную работу. В дальнейшем перед топ-менеджерами и собственниками встанет вопрос, насколько можно использовать данный опыт в новой реальности. Мы увидим еще более значительное проникновение онлайн-сервисов, онлайн-магазинов, ресторанов, онлайн-обучения, онлайн-кинотеатров. Люди еще больше привыкнут и оценят эти сервисы, что в дальнейшем снизит спрос на сервисы в офлайн-режиме», — прогнозирует Никита Рябинин, управляющий партнер международной консалтинговой компании KRK Group.
Дальнейшее снижение цен на нефть и экономические последствия от COVID-19 серьезно повлияют на экономику нашей страны в целом и курс рубля в частности, считает Рябинин. «Для инвесторов, рассматривающих возможность приобретения объектов недвижимости для последующий сдачи в аренду, я бы посоветовал запастись терпением и отслеживать новые предложения на рынке летом и осенью этого года, принимая во внимания глобальные изменения. Момент ожидания лучше всего пересидеть в валюте (может быть, даже лучше наличные в банковской ячейке). Правило кризиса cash is the king никто не отменял», — резюмировал эксперт.