Ревизия в ресторане что это

Инвентаризация в кафе, ресторане или баре: кому поручить и что делать с результатами

Инвентаризация в ресторане — неотъемлемая часть рабочего процесса. Она помогает сопоставить остатки «на бумаге» с фактическими, вовремя выявить недостачу и найти ее причину. В этой статье мы рассказали, с какой периодичностью нужно проводить инвентаризацию в кафе или другом заведении общепита, кому ее доверить, какими могут быть результаты и как их правильно интерпретировать. Прочтите ее, чтобы исключить перерасход на кухне и перестать терять прибыль!

Рекомендуем также ознакомиться с руководством по бухгалтерскому и складскому учету для рестораторов, которое подготовили наши эксперты.

С какой периодичностью нужно проводить инвентаризацию в ресторанах и других заведениях общепита

Инвентаризация в кафе, ресторане или баре бывает плановой и внеплановой.

Плановую проводят с определенной периодичностью, известной сотрудникам:

Внеплановую инвентаризацию можно устроить в любой момент без предупреждения: например, если кого-то из сотрудников заподозрили в воровстве. В ходе нее проверяются как отдельные позиции, так и остатки в целом, в зависимости от целей.

Ускорить инвентаризацию в заведениях общепита и минимизировать риск возникновения ошибок позволяет использование специализированных систем учета для ресторанов и кафе (например, Poster).

Кто проводит инвентаризацию

Отвечать за проверку остатков может управляющий, главный повар или бармен — тот, кто руководит сотрудниками и контролирует их работу.

Что может выявить инвентаризация в баре, кафе или ресторане

Вот самые распространенные ошибки учета, которые обнаруживаются в ходе инвентаризации:

Как действовать, если выявлены расхождения

Нужно совместно с управляющим или другим ответственным сотрудником проанализировать результаты и решить, что делать дальше.

Когда не сходятся остатки штучной продукции (лотков для еды, одноразовой посуды, минеральной воды, пива и т. д.), первым делом стоит проверить накладные от поставщика. Если там все верно, расхождения могут возникнуть по нескольким причинам:

Если проблема с ингредиентами:

Любая недостача свидетельствует о проблеме и требует тщательной проверки.
Если не был выявлен виновник, сумма обычно распределяется между материально ответственными лицами: поварами, барменами, официантами, администраторами.

Без списания просроченных и поврежденных товаров обходится редко: для кофеен и фастфудов норма составляет 5% от общего объема закупок, для ресторанов и кафе, где блюда готовятся под заказ, — 3%. Если процент больше, стоит разобраться в причинах и принять меры для улучшения ситуации.

Уверены: с нашими подсказками инвентаризация в ресторане, кафе или баре станет быстрее и проще, а недостачи будут редкостью!

Если вы еще не открыли заведение общепита и только изучаете вопрос, рекомендуем прочесть статью о выборе формы собственности и режима налогообложения. А тем, кто уже делает первые шаги в ресторанном бизнесе, поможет руководство по бухгалтерскому учету в общепите.

Источник

Инвентаризация в ресторане и кафе

Инвентаризация является неотъемлемой составляющей ресторанного бизнеса, поскольку позволяет сверять фактические данные с данными бухгалтерского учета. Чем чаще проводятся инвентаризации, тем большим количеством информации вы будете располагать и тем более обоснованные управленческие решения сможете принимать. Речь в данной статье пойдет о различных аспектах ведения инвентаризаций и основных трудностях, которые могут возникнуть при этом.

Подготовка к инвентаризации

Предварительным этапом является подготовка к инвентаризации. Этот процесс включает в себя согласование сроков проведения инвентаризации, выбор политики учета полуфабрикатов, распечатку пустографок и проверку наличия утвержденных ТТК на все блюда кухни и бара.

Согласование сроков инвентаризации подразумевает под собой выбор такого времени, когда на складах находится минимальный запас продукции. Проводить инвентаризацию в часы пиковой загрузки заведения тоже не рекомендуется, поэтому для этих целей лучше всего подойдут вечер воскресенья или утро понедельника. Стоит учитывать, что к моменту начала инвентаризации объем поставок продукции должен быть предельно низким, чтобы не мешать процессу ее проведения.

При выборе политики учета полуфабрикатов необходимо определиться с метрикой, по которой будет проходить расчет оставшейся продукции. Подходящими единицами измерения могут являться литры, килограммы и так далее, однако о принятом решении необходимо сообщить сотрудникам еще до начала инвентаризации.

Распечатка пустографок тоже является неотъемлемой составляющей при проведении инвентаризации. Если вы предварительно не заготовили пустые бланки, то к процессу лучше не приступать, поскольку повара или бармены при желании смогут сфальсифицировать данные. Кроме того, может возникнуть путаница в наименованиях продукции, что неминуемо приведет к получению неверных результатов.

Без наличия согласованных ТТК на все блюда кухни и бара инвентаризация тоже теряет всякий смысл, потому что выявить недостачу в таком случае будет очень сложно. Именно поэтому все технологические карты должны быть предварительно утверждены с персоналом и заверены.

Подготовка учетной базы

Предварительная подготовка учетной базы является важной составляющей при проведении инвентаризации, поэтому к моменту ее начала необходимо внести в базу все расходно-приходные документы, выпуски, перемещения, списания и так далее. Документацию нужно привести в порядок еще и для того, чтобы отслеживать реальные результаты, а не оперировать старыми данными.

Имеющаяся база данных должна быть перепроведена с восстановлением границ последовательности. Учетные остатки базы данных должны полностью соответствовать дню проведения инвентаризации, в противном случае, не имеет смысла этого делать, поскольку результаты не будут отражать фактические показатели.

Полная и неполная инвентаризации

Инвентаризации обычно делятся на полные и неполные. Под полной инвентаризацией понимается пересчет всех товарных запасов, инвентаря и так далее. Пересчет должен вестись в базе, так как существуют редко учитываемые расходы, например, на закупку моющих средств. Проводить контроль за такими расходами достаточно сложно, поэтому лучше, чтобы они тоже были отражены. Как правило, полная инвентаризация проводится раз в месяц и проходит по всему предприятию в целом. Главным образом это необходимо для пересчета запасов с целью сравнения фактических и заявленных расходов. Полная инвентаризация ставит перед собой задачу проверки ведения учета и адекватности учетных данных при сравнении с фактическими.

Неполная инвентаризация подразумевает под собой выборочный пересчет заранее определенных дорогостоящих групп товаров (например, алкоголя), наиболее часто подверженных хищениям или способных вызвать злоупотребление со стороны сотрудников. Как правило, сюда же относят группы товаров, приносящие наибольшую прибыль для заведения. Целью неполной инвентаризации является мгновенный контроль за происходящим на предприятии в данный момент времени и выявление недостач до попыток их сокрытия. Чем чаще проводятся такие инвентаризации, тем меньше происходит сокрытий и хищений, поскольку сотрудники осознают, что проверка может состояться в любой момент.

Выбор ответственного и состав участников

Многие рестораторы склонны считать, что выбор лица, ответственного за определенные помещения при проведении инвентаризации, является простой задачей. По их логике бар контролирует бармен, кухню — повар и так далее, однако на деле все оказывается гораздо сложнее: при отсутствии калькулятора или товароведа, ответственных за учет, вы не сможете составить полную картину происходящего на предприятии. Кроме того, крайне желательным является присутствие тех сотрудников, в чью смену проводится инвентаризация. В противном случае, все недостачи другая смена может списать на них.

При проведении инвентаризации также крайне желательно присутствие директора или владельца заведения, поскольку их участие поможет оптимизировать все процессы и заставит сотрудников работать эффективнее.

Использование сторонних специалистов

Опытные управленцы знают, что в ресторанном бизнесе есть много подводных камней, с которыми не всем доводилось сталкиваться. Чтобы их обойти, иногда выгодно прибегать к помощи сторонних сотрудников, задействованных на других предприятиях, но занимающих аналогичную должность. Например, приглашенный бармен, проводящий учет не на своем рабочем месте, гораздо охотнее поделится информацией о возможных нарушениях и злоупотреблениях, а также расскажет, как их пресечь. Для сетевых заведений не лишним будет пригласить представителей других филиалов.

Еще одним зарекомендовавшим себя подходом является рокировка сотрудников кухни и бара. Как правило, внутри заведения между сотрудниками существует некая конкуренция, поэтому инвентаризация в данном случае будет проводиться более обстоятельно.

Выбор технологии инвентаризации

Немаловажным аспектом при проведении инвентаризации также является создание рабочей группы из нескольких сотрудников: одни будут заниматься подсчетом имеющихся товарных наименований, а другие — их описью.

Если речь идет о мелком товаре, отпускающимся поштучно, при его подсчетах очень легко ошибиться. В таких случаях выгоднее одновременно прибегать к помощи двух рабочих групп. Если после проверки получается расхождение в результатах, проблемные товары пересчитываются еще раз.

На практике часто приходится сталкиваться с ситуациями, когда определить достоверный вес продукции бывает затруднительно. Например, если речь идет о сливках, консервированном горошке, растительном масле и других схожих товарах, нам необходимо определить чистый вес без учета тары. Чтобы не портить результаты инвентаризации, следует выявить массу нетто и удостовериться, что соответствующие изменения внесены.

Фиксирование результатов

При фиксировании результатов тоже могут возникнуть сложности, главным образом связанные с определением сухого веса продуктов. Например, если у вас имеется 13 банок горошка чистым весом по 330 грамм каждая, выгоднее сделать пометку вида «13 банок х 330 грамм», поскольку при подсчетах сотрудники могут запутаться, что приведет к непреднамеренной фальсификации результатов.

Хорошим подспорьем также послужит разбиение одного места производства на участки учета. К примеру, если разделить пустографы по категориям и вести пересчет продукции в кладовой, холодильниках и других зонах по отдельности, можно получить более достоверную информацию.

Полученные результаты необходимо сразу же занести в предварительно подготовленную базу, так как количество пересчитанной продукции с течением времени может измениться, поскольку она пойдет в расход, а достоверность результатов будет установить практически невозможно. По результатам инвентаризации руководство должно принять соответствующие меры, например, премировать сотрудников при положительном исходе или удержать средства из их заработной платы в случае существенной недостачи.

Из всего вышеперечисленного можно сделать вывод, что инвентаризация в ресторанах, кафе, барах или других заведениях общепита является очень кропотливым процессом, в котором имеется множество нюансов. Следуя своду нехитрых правил, вы во многом упростите процесс проведения инвентаризации и сможете принимать наиболее эффективные решения, что положительно отразится на функционировании вашего заведения.

Высокая скорость подготовки бланков для рабочих групп

Бланки в «Трактиръ» можно распечатывать таким образом, чтобы каждая группа находилась в отдельной строке. Так вы сможете разделить продукты по местам хранения, что исключит путаницу.

Как правило, группы товаров формируются по видам продукции, поэтому при создании бланков вы ничего не потеряете и сможете разнести их по разным страницам, таким образом, ускорив и облегчив работу.

Устройство бланков в «Трактиръ» позволяет выносить отдельные группы на разные страницы и просматривать коды товаров. Также в наличии имеется специализированное окно для ускоренного ввода данных.

Механизм контроля ввода

Количество бланков должно совпадать, и эти бланки необходимо распечатывать, сшивать и сохранять. При таком подходе можно выявить ошибку даже на поздних этапах и разобраться, что произошло во время внесения и подсчета данных.

Разложение блюд на ингредиенты

Механизмы «Трактира» позволяют раскладывать полуфабрикаты на ингредиенты по текущим технико-технологическим картам. При этом стоит учитывать, что если ТТК в течение какого-то периода подвергались изменениям, то данный механизм будет не очень эффективным. В идеале при ведении учета полуфабрикатов требуется выпускать их в момент производства и производить учет в единицах измерения, подходящих для отдельно взятого полуфабриката. Например, количество бананов должно измеряться в килограммах, вина — в литрах и так далее.

Выводы

Вне всяких сомнений, проведение инвентаризации в ресторане и кафе — это сложный и многогранный процесс, таящий в себе немало нюансов и требующий непрерывного контроля на каждом из этапов. Несмотря на это, проведение инвентаризаций является очень важным инструментом для ресторатора, поскольку позволяет сверить фактические данные с данными бухгалтерского учета, определить недостачи и выявить злоупотребления. Чем чаще проводятся инвентаризации, тем более актуальной информацией вы будете располагать.

Источник

Инвентаризация в общепите — как навести порядок в заведении

Аудит инвентаризации: как поможет не терять деньги из-за проблем в бизнес-процессах

Без регулярной и правильной инвентаризации заведение может пострадать от убытков и проблем с бизнес-процессами. А в худшем случае — даже закрыться. Мы понятно и последовательно разобрали весь процесс её проведения.

Вы узнаете, как часто проверять остатки продуктов (так вы всегда будете в курсе реальной ситуации на складе), организовать инвентаризацию по всем правилам (иначе в ней нет смысла), исправить ошибки в бизнес-процессах (это поможет избежать убытков и предупредить хищения) и быстро проводить подсчёт благодаря системе автоматизации.

Разобраться в вопросе помогают:

Зачем нужна инвентаризация

Инвентаризация помогает:

К тому же инвентаризация обязательна перед составлением годовой отчётности и при смене сотрудников, которые отвечают за сохранность продуктов и расходных материалов.

Почему возникают расхождения (примеры ситуаций):

Общие правила инвентаризации описаны в методических указаниях. Рассмотрим их, учитывая специфику общепита.

Как часто проводить инвентаризацию

Сверяйте остатки на складе с данными учётной программы раз в месяц. Это стандарт в общепите. При ежемесячной инвентаризации вам легче выявить причины расхождений и установить, кто из сотрудников действительно в них виноват.

Обычно инвентаризацию проводят в последних числах месяца.

Виды и этапы проведения инвентаризации

Инвентаризация бывает трёх видов:

Этапов проведения инвентаризации три:

Подготовка к инвентаризации

До проведения инвентаризации:

1.Назначьте сотрудников, которые отвечают за сохранность продуктов и расходных материалов на постоянной основе (материально-ответственных лиц).

Если у вас несколько складов, между которыми происходит движение продуктов, назначьте ответственными за каждый склад разных сотрудников. Это поможет избежать выяснений, кто из персонала за что отвечает, и спрашивать за недостачи с конкретного человека.

В систему автоматизации тоже надо внести ответственных за хранение. В Quick Resto это делается так: выберите раздел «Предприятие» → «Склады» → Конкретный склад → вкладку «Ответственные лица».

2.Назначьте день для инвентаризации и сообщите об этом сотрудникам. Они должны заранее знать о проверке, если она плановая. Обычно это оформляют приказом.

3.Подготовьте учётную базу:

Внесите все приходные и расходные накладные, если это ещё не сделано.

Спишите все продукты, которые должно быть списаны.

Отразите в программе все перемещения продуктов между вашими складами и точками (когда их несколько), если на них оформлены акты перемещения.

Проверьте, списаны ли продукты, из которых готовят еду для персонала. Часто такие внутренние процессы забывают отразить в системе.

4. Распечатайте инвентаризационные описи с названием продуктов, единиц измерения и пустыми графами с их количеством, если будете фиксировать результаты подсчёта на бумаге.

Кто должен проводить инвентаризацию

По закону вы должны назначить рабочую группу. В неё НЕ должны входить материально-ответственные лица, но при этом они обязательно должны присутствовать при инвентаризации.

Если у вас сеть заведений, возможны два варианта:

Важно! Соблюдайте эти условия, если планируете использовать результаты инвентаризации для возмещения через суд убытков от хищений или для составления бухгалтерской отчётности. Для таких ситуаций вы даже можете пригласить независимого эксперта, чтобы он участвовал в подсчёте и обеспечил его достоверность.

На практике ежемесячную инвентаризацию нередко проводят без соблюдения всех формальностей, когда подсчёт проводит один сотрудник — бухгалтер-калькулятор, технолог, заведующий производством или шеф-повар. Но при этом соблюдают все правила подсчёта, иначе в инвентаризации нет смысла — она не покажет реальные остатки.

Но мы рекомендуем проводить ежемесячную инвентаризацию хотя бы с участием двух сотрудников, чтобы избежать ошибок при подсчёте.

Как правильно проводить инвентаризацию

Технология проведения инвентаризации одинакова для всех заведений, она не зависит от типа и размера точки общепита.

Следуйте этим правилам:

1.Начинайте подсчёт после завершения смены. Все заказы и расчёты по столам должны быть закрыты. В противном случае какие-то продукты будут подсчитаны с ошибками. Если заведение работает круглосуточно, то приступайте к инвентаризации после снятия Z-отчёта на кассе.

2.Каждый склад и место хранения проверяйте отдельно:

3.Не перемещайте продукты и расходные материалы между складами и местами хранения во время инвентаризации.

4.Продукты и расходные материалы считайте последовательно, ничего не пропуская и всё отражая в описи (бумажной или электронной).

Рабочая группа ищет по названиям в описи продукты и расходные материалы, непоследовательно перемещаясь по помещению или пропуская полки в холодильниках и шкафах для хранения. При таком подходе можно что-то пропустить и не отразить в описи. Это исказит результаты инвентаризации.

Рабочая группа должна зайти в помещение и перемещаться последовательно слева направо или справа налево, ничего не пропуская и всё фиксируя в описи.

Такое же правило при подсчёте в холодильниках и шкафах для хранения: продукты и расходные материалы считаются последовательно — каждая полка сверху вниз или снизу вверх.

При таком подходе рабочая группа ничего не пропустит и всё отразит в описи.

5.Ведите подсчёт в тех же единицах измерения, в которых продукты и расходные материала отражены в учётной системе. Если у вас продукт отражается в граммах, а вы считаете в килограммах, возникнут расхождения.

6.Подпишите описи у всех членов рабочей группы и материально-ответственных лиц, когда закончите все подсчёты.

Как вести подсчёт в системе автоматизации и без неё

Как проводить инвентаризацию в Quick Resto, смотрите в подробной видеоинструкции:

Важно! Когда закончите проверку, проведите акт инвентаризации. Если не сделаете это сразу, фактические остатки на складе могут измениться, когда в систему введут новые документы по приходу, перемещению или списанию.

Если вы допустили ошибку (например, что-то нашли после инвентаризации или неверно посчитали), то в акты можно внести изменения.

Недостачи и излишки сразу отражаются в акте инвентаризации, их не надо вносить отдельно. Акт инвентаризации можно выгрузить из Quick Resto в excel и распечатать для подписания.

Если вы используете бумажные описи:

Важно! Учитывайте, что при переносе данных с бумажной описи в программу есть риск продублировать какую-то позицию или пропустить и не внести её в систему. Это исказит результаты или придётся пересчитывать заново.

Особенности подсчёта некоторых продуктов

Полуфабрикаты, заготовки, готовые блюда и необработанные ингредиенты. Все эти виды считаются отдельно, так как это разные позиции в учёте. Чтобы не было искажений результатов инвентаризации, технолог и шеф-повар должны правильно вести учёт по этим позициям.

Продукты, у которых разная доля отходов в зависимости от сезона. Например, у картофеля меньше отходов осенью и больше весной. Если не принять это во внимание, то результаты подсчёта не сойдутся. Смотрите, какие потери продукта отражены в техкарте. Техкарты для продуктов, потери которых зависят от сезонности, вы должны корректировать несколько раз в год.

Алкоголь. Подсчёт алкоголя зависит от того, как каждая бутылка отражена в учёте — в штуках или литрах. Если учёт в литрах, то подсчёт открытых бутылок ведут с помощью специальных мерников — в них переливают алкоголь и смотрят точные остатки.

Результаты инвентаризации: что делать с расхождениями

Что может показать инвентаризация

Небольшие расхождения нормальны для общепита, особенно в первые месяцы работы заведения, когда расход продуктов в технологических картах может быть занижен или завышен в сравнении с реальным, а все процессы ещё не отлажены.

Что делать с расхождениями

1.Недостачи продуктов и расходных материалов спишите из системы.

Если недостача случилась из-за хищения и виновный найден, вы можете потребовать возмещения убытков. Необходимо, чтобы процедура проверки отвечала всем требованиям к проведению инвентаризации. Иначе виновный через суд может оспорить законность претензий. Но чаще происходит другой вариант: недобросовестного сотрудника просто увольняют.

2.Излишки оприходуйте в учётную систему, если вы вели подсчёт в бумажных описях. В Quick Resto они отражаются автоматически после проведения акта инвентаризации.

Учитывайте, что излишки могут быть следствием не только ошибок, но и хищений. Например, если сотрудники работают на своих, более дешёвых продуктах, не пробивают блюда или напитки через кассу и забирают себе выручку.

3.Проведите зачёт расхождений между схожими продуктами (например, яблочный и апельсиновый сок): одинаковое количество спишите с избыточной позиции и добавьте в недостающую. В Quick Resto зачёт делается автоматически, после проведения акта инвентаризации.

Такие расхождения возникают из-за пересортицы — когда вместо одного продукта в системе списали другой. И при инвентаризации по одному продукту возникает излишек, по другому — недостача.

Важно! Сделать зачёт можно только по тем позициям, за которые отвечает одно и то же материально-ответственное лицо.

4.Удалите из системы дубликаты позиций. Они возникают, когда один и тот же продукт числится в системе, но с немного отличающимся названием. Например, сок апельсиновый и апельсиновый сок. Из-за этого могут возникать мнимые расхождения — часть продукта отражена в системе по одному названию, часть — по второму.

Чтобы удалить дубликаты:

Удалите дубликат из системы.

Сделайте чек-лист для сотрудников, как правильно называть новые позиции и следить, чтобы в системе не возникали дубликаты.

Как исправить ошибки в процессах после инвентаризации

Как предупредить хищения среди персонала

Перед каждым заказом продуктов сверяйте, что числится в системе и что есть на складе. Тогда расхождения будут выявляться тут же и вы сможете установить, кто в них виноват. Например, увидите, что продаж блюд с этим продуктом не было, а его нет в наличии.

Во время такой проверки обязательно убедитесь, что продуктов действительно не хватает. Может быть, что их передали на другой склад или точку, а перемещение не оформили. Или положили не на то место.

Проводите регулярный анализ продаж. Например, бармен наливает гостям свой алкоголь и забирает себе выручку. Тогда вы увидите, что в сменах разных барменов, которые выпадают на одни и те же дни недели, продажи сильно отличаются, хотя должны быть примерно одинаковыми.

Также оцените, с какой периодичностью лучше заказывать те или иные продукты. Это поможет не только предотвратить возможные хищения, но и избежать неоправданного затаривания склада и порчи продуктов.

Читайте также другие материалы в нашем блоге, посвящённые теме продуктов:

Правила хранения продуктов в общепите. Как организовать хранение продуктов по требованиям пищевой безопасности и не допустить избыточных запасов на складе

Технологическая карта приготовления блюд для общепита. Как ошибки в техкартах влияют на остатки продуктов на складе

Источник

• ← С чем ассоциируется гоголь
• сельсины что это такое →