С чего начать писать письмо
Как писать эффективные деловые письма за 10 минут
Деловое письмо — это документ, который используют для передачи официальной информации между коллегами, сотрудниками, представителями государственных учреждений. Деловое письмо партнеру выполняет не только информационную роль, а формирует имидж компании. Много фамильярности, строгий стиль, сюсюканье как с лучшим другом — то, как вы подадите информацию партнеру, определит его отношение к вашей компании.
Проблема многих сотрудников в том, что у них нет навыков написания деловых писем. Такая задача вводит их в ступор, заставляя подолгу редактировать текст.
Как писать деловые письма быстро и так, чтоб Вас поняли
С этой же проблемой столкнулась и наша коллега. Но, к счастью, в нашей корпоративной библиотеке есть книга Саши Карепиной “Искусство делового письма”. Она помогла не одному сотруднику, будем рады если она будет полезна и в Вашей компании.
Своей проблемой и её решением поделилась сотрудница компании Yaware:
“Думаю, что каждый из нас хоть раз в жизни писал письма. (Переписка с ребятами из детского лагеря и друзьями с деревни, куда каждое лето отправляли родители, чтобы погостить у бабушки, не в счёт).
В этой статье я хочу рассказать Вам о том, насколько тяжело мне давалось написание писем клиентам и как помогла мне побороть свои страхи книга “Искусство делового письма” Саши Карепиной.
Началось всё с того, что я пришла на новую работу, где, собственно говоря, и столкнулась с проблемой написания делового письма. Письмо, которое содержало от силы 10 строчек, я писала ни много, ни мало — 30 минут.
Только вдумайтесь, 30 минут я писала письмо (перечитывая которое сейчас, мне становится стыдно), дрожащей рукой нажимала “Отправить” и с замиранием сердца ждала ответ. А всё потому, я что не знала с какого боку подступится к письму: с чего начать, и как написать письмо, чтобы клиент на него ответил.
Проблема заключалась еще и в том, что, написанные мною письма не нравились и мне самой. Но лучше чем есть, писать я не могла — то был мой высший пилотаж.
Видя, как я каждый раз переживаю, коллега посоветовала мне книгу “Искусство делового письма”.
Советую Всем прочитать на досуге. Книга легко читается и содержит массу полезной информации:)
Итак, с какими трудностями мы сталкиваемся при написании письма
1. Мыслей много, но с чего же всё таки начать письмо?
2. В голове крутятся всевозможные: глубокоуважаемый, совершите действие.. От этого письмо выходит длинным и скучным.
3. Так и хочется вписать, заученные еще со школьной скамьи, канцелярские выражения. Причём и по парочке в каждое предложение.
4. Как передать суть письма, чтобы адресат нас правильно понял?
Этикет
Начало делового письма
«Многоуважаемый сударь, спешим сообщить…» Продолжили б чтенье такого шедевра? Если нет, то держите 3 совета:
Общие правила деловой переписки
Определение делового письма гласит, что это официальный документ, а значить в нем запрещены сокращения слов, использование сленга и эмоциональных выражений: чрезмерно благодарны, к сожаленью. Подавайте только правдивую информацию объёмом не более 1 страницы и соблюдайте в тексте нейтральный тон. Стоит упоминать о грамотности текста?
5 правил, которые помогут писать эффективные деловые письма
1. Структурировать письмо
Деловое письмо должно содержать следующие обязательные элементы:
2. Основную часть.
3. Заключение.
Писать письмо нужно от общего к частному: самое главное и коротко вначале, а потом уже описывать детали.
Используйте в письме специальные слова-связки, такие как:
Они помогут Вам соединить между собой предложения и целые абзацы, а значит — Ваши мысли не будут путаться и читатель без труда поймёт суть Вашего письма.
2. Определение выгоды для адресата
Главное в письме — это заинтересовать читателя ответить Вам или выполнить Вашу просьбу. А для этого необходимо постараться понять его потребности, постараться понять, что интересует или волнует адресата. Но не забывайте и о том, что все адресаты разные. Необходимо понять, что получит читатель, если поступит именно так, как мы его просим. И представить это в качестве выгод.
3. Стиль делового письма
Особое внимание стоит обратить на стиль, в котором Вы пишите письмо.
Нужно четко различать личный и формальный стили. Использование того или иного стиля зависит от ситуации и содержания сообщения.
Придерживаясь личного стиля, мы подчёркиваем свое личностное начало, показываем свое отношение; используя формальный стиль — излагаем факты.
Поэтому если мы хотим показать, что говорим с адресатом на равных, понимаем его, хотим договориться по-человечески или же похвалить за хорошую работу лучше использовать личный стиль.
Если же Вам необходимо написать жалобу, претензию, уместным будет формальный стиль. Так как именно формальному стилю присущи такие черты, как: давление со своей позиции, констатация фактов, преобладание над кем-то, критика. Если Вы пишете чиновнику государственного учреждения, также лучше писать в формальном стиле.
Написав письмо, прочтите его еще раз и убедитесь в том, что Вы выбрали правильный стиль. Тогда адресат Вас не только поймёт, но и поверит в искренность Вашего послания.
4. Заключение
Самая большая ошибка, которую чаще всего допускают при написании письма — это не написать окончания.
Запомните, как бы хорошо Вы не описали суть своего предложения, как бы не приукрасили всё фактами и яркими подробностями, в письме обязательно должно быть окончание. Оно должно быть простым, понятным и лаконичным.
В заключении нужно еще раз подчеркнуть суть письма и выгоду для читателя. Это, своего рода, закрепляющий эффект.
Прочитав окончание, Ваш адресат должен понять, какой должна быть его реакция на письмо. Чего Вы от него ждете. Это подтолкнет его к действию, которого Вы от него, собственно говоря, и ждали.
5. Оформление
Красиво, а главное правильно оформленный текст, не только заинтересует адресата, но и вызовет желание быть несомненно прочитанным. Поэтому важность оформления письма нельзя недооценивать.
Правила оформления делового письма:
2. Делаем абзацы в тексте
3. Выделяем заголовки;
4. Выделяем нужный нам текст:
Вот такие простые, но действенные правила я открыла для себя, прочитав книгу “Искусство делового письма”. Теперь на написание письма я трачу значительно меньше времени (а мои адресаты, надеюсь, лучше понимают, чего от них ждут).
Ответ на деловое письмо
Вся входящая корреспонденция с просьбой, приглашением, распоряжением требует ответа: отказа или соглашения.
Надеюсь, что моя статья будет полезной для Вас и поможет Вам и Вашим сотрудникам в написании деловых писем клиентам и партнёрам по бизнесу, а также для внутренней переписки с сотрудниками.
Ведь согласитесь, всё довольно просто. Так почему же не применять эти простые принципы на практике?
Советую Вам не откладывать книгу на завтра и приступить к чтению уже сегодня».
Купить книгу «Искусство делового письма» можно здесь ( или где она Вам попадётся на глаза))
21 пример, как начать письмо, чтобы получить тёплые лиды
Блочный редактор писем, готовые шаблоны email, формы подписки и автоматизация. Запускайте email-рассылки, чтобы быть на связи со своими клиентами.
Как развиваться в диджитал. Какие каналы сейчас в тренде. Как зарабатывать больше и поднимать чек за свои услуги.
Рассказываем про инструменты для email-рассылок. Обсуждаем лучшие примеры и механики. Говорим о деньгах. Публикуем вакансии.
От редакции
Мы перевели статью из блога TeamWave о том, как начинать письма, чтобы их открывали и читали. В тексте, в основном, описываются подходы для b2b, где стоимость и средний чек каждого клиента достаточно высок.
Пример письма, которое отправят в корзину
Это Иван Петров из Восхитительной Компании, и мы предлагаем инновационные решения в сфере социальных медиа для развивающихся компаний.
И это письмо сразу улетает в папку «Удалённые».
Email-письма, на которые мы отвечаем, не похожи на это письмо. Чтобы человек ответил на письмо, нужны 2 ключевых фактора:
Давайте посмотрим правде в глаза: люди эгоцентричны и им интересна собственная жизнь. Получатель прочтет письмо в зависимости от загрузки — какие именно триггеры заставят его продолжить чтение зависит от того, что вы можете для него сделать. Не важно, отправите вы 200 или 2000 писем, все клиенты будут читать его независимо друг от друга, а их ожидания будут уникальными.
В этом посте мы составили список примеров, с чего начать письмо, чтобы «зацепить» потенциального клиента.
21 пример, как начать письмо
1. Ссылка на общее знакомство
«Я работал с [Общий знакомый] на [Проект]».
Начните с упоминания человека, которого вы оба знаете и проекта, который вы закончили. Расскажите, что вы достигли в конкретном проекте, и продолжайте описывать, как подобный подход можно применить, чтобы решить задачи потенциального клиента.
2. Упоминание выступления или презентации
«Видел вашу [Презентация] на [Событие] и мне очень понравилось ваше решение для [проблема]».
Любому будет приятно услышать, что другие люди действительно используют его материалы. Это может быть интервью или конференция, на которой ваш лид поделился «проблемными» местами своего бизнеса. Найдите что-то релевантное вашему предложению и покажите таким образом, что вы справились с заданием. Теперь объясните, как предложенное вами решение поможет решить и другие упомянутые проблемы.
Примечание переводчика
Например, мы в UniSender могли написать: «Видел ваше выступление на конференции „Бизнес в России — 2016“ и мне очень понравилось то, что вы говорили о воронке продаж. Поэтому мы в UniSender сделали специальную интеграцию c CRM, чтобы можно было расширять воронку и применить техники не только по телефону, а еще и в письмах».
3. Проблема — Решение
«Узнал, что вы столкнулись с трудностями по [проблема] и мы можем помочь вам с помощью [Решение]»
Напрямую скажите о проблеме потенциального клиента, а затем кратко расскажите о решении в формате «речи в лифте» (elevator pitch).
Про elevator pitch
Elevator pitch — очень лаконичная презентация компании. Представьте, что вам нужно рассказать всё самое важное за то время пока вы поднимаетесь с клиентом на лифте.
Используйте несколько смысловых картинок со статистикой, чтобы привлечь внимание и доказать целесообразность вашего решения.
4. Комплимент
«Недавно узнал, что вы работали в [Компании], и впечатлен тем, что вы сделали для [Решение проблемы]»
Узнайте, какой-то показательный кейс своего потенциального клиента. Напишите, как вы можете помочь довести эти результаты до совершенства, чтобы ещё ускорить развитие компании.
5. Поздравление
«Поздравляю с [Достижение]»
Отслеживайте публикации и вручения наград вашим потенциальным клиентам и используйте эту возможность для начала бизнес-общения.
6. Обещание выгоды
«Если вы хотите [выгода от решения], в этом письме детально описано, как это сделать»
Это самое обычное «Если… то…», в котором вы привлекаете внимание рассказывая о выгодах вашего предложения.
Если вы хотите уменьшить расходы на SMM на 50% и получать столько же клиентов, то…
Метод работает, потому что обещает клиенту, что он решит свою проблему прочитав письмо.
7. Упоминание статьи
«Мне попалась ваша статья, когда я искал [Тренд в индустрии]. Спасибо за прозрение»
Упомяните статью или пост, написанный потенциальным клиентом и выберите несколько выводов или нерешенных проблем. Покажите, что вы действительно оценили контент и дайте ссылку на то, что предлагаете вы.
8. Статистика
«Что, если я скажу [статистика]»
Найдите статистику, которая не интересна для большинства, но напрямую связана с тем, что делает потенциальный клиент. Определенно хороший способ показать свое знание рынка и рассказать о своем решении.
9. Вопрос
«Я читаю ваш блог уже несколько месяцев и появились некоторые вопросы, которые я хотел бы обсудить с вами»
Это хорошее начало, если вы собираетесь построить бизнес-отношения. Так вы сразу признаете своего потенциального клиента экспертом в вопросе и привлекаете внимание, так как интересуетесь тем, о чем писал ваш лид. Дает возможность по-настоящему понять болевые точки бизнеса и предложить соответствующее решение.
10. Общность
«Мы с вами принадлежим к эксклюзивной группе [что-то общее]»
Такое начало поможет вам найти контакт с читателем. Начните с того, что вас объединяет. Люди обычно общаются с теми, с кем у них есть много общего.
Например, вы продаете рекламу в журнале:
Мы с вами принадлежим к группе людей, которые достигли успеха через глубокое понимание клиентов.
11. Упоминание новости
«Видел новость о вашей компании о [Новость]. Ваш конкурент столкнулся с такой же проблемой, и я хочу обратить внимание, что мы можем решить это с помощью [Решение]»
Отслеживайте новости, которые касаются непосредственно вашего потенциального клиента. Если случается что-то значимое, пишите, как ваше решение может решить эту проблему. Пример начала письма:
Если вы исследовательское агентство, которое работает со стартапами и новыми продуктами, расскажите вашему потенциальному клиенту, как вы помогли похожей компании изменить в лучшую сторону свой продукт, воплощая выводы из исследования.
12. Деловой тон и конкретика
«Знаю, что вас забрасывают письмами каждый день, поэтому сразу к делу — [Выгода клиента от сотрудничества]»
Здесь вы напрямую начинаете описывать выгоду клиента от вашего предложения. Ваша задача — дать измеримое и понятное точечное решение для специфической проблемы.
Знаю, что вам пишут десятки людей каждый день, поэтому сразу к делу — получите больше клиентов с рассылки в апреле.
Вы отправляете рассылки и какое-то количество людей делает заказы. Например, конверсия 1%. За 50 у.е. в месяц мы увеличиваем конверсию с рассылки в два раза, чтобы вы получили больше заказов.
13. Интерес
«Я читаю ваши посты уже очень давно и хочу узнать ваше мнение о [Последние новости индустрии]?»
Соберите самые важные новости индустрии и спросите потенциального клиента его мнение. Это хороший способ показать, что получатель письма — лидер мнений, а также получить некую дозу признания в ответ. Опять же, такое начало письма поможет начать общение и обосновать, почему ваше решение важно именно сейчас (если бизнес развивается).
14. Решение проблемы
«У меня есть решение [описание проблемы]»
Начните с описания конкретной проблемы и сразу же детально объясните, как её можно решить.
Это не должно быть что-то общее — типа «нет клиентов». Проблема должна быть конкретная, например, низкая конверсия в клиентов из платного трафика из Adwords или менеджеры по продажам не делают повторные продажи.
15. Ссылка на результат
«Я помог [Название похожей компании] получить [Доход]»
Здесь вы начинаете с аналогии — вы уже добились успеха, работая с подобной компанией, и готовы повторить с компанией потенциального клиента.
16. Конкретная выгода
«Что, если я скажу, что могу помочь вам достичь [Выгода]?»
Тут вы напрямую говорите о результатах или доходе от использования вашего решения.
Как начать деловое письмо. Начало делового письма.
Друзья! В этой статье рассмотрим вопрос, как начать деловое письмо. Начало делового письма начинается с обращения к адресату. Оно должно быть составлено в вежливом, но нейтральном тоне.
Как начать деловое письмо. Начало делового письма.
Итак, чтобы начать деловое письмо нужно для начала обратиться к адресату письма. Деловое письмо всегда должно быть написано в нейтральном тоне. Ни в коем случае нельзя в начале писать «Добрый день», «Доброе утро», «Добрый вечер». Если вы пишите e-mail письмо, то грамотнее будет написать формальное «Здравствуйте».
Однако правильнее будет обратиться к адресату по имени и отчеству, например «Уважаемый Сергей Викторович». Если вы не знаете имени адресата, то в таком случае лучше сразу начать с текста письма. Также нельзя обращаться к адресату «Уважаемый господин» и нельзя использовать сокращений «г-н»,» г-жа». Исключением является, когда вы обращаетесь к группе лиц, тогда уместно обратиться «Уважаемые господа».
Начало делового письма — ВСТУПЛЕНИЕ.
После обращения к адресату деловое письмо следует начать со вступления. Начало делового письма начинается со вступительной части.
В этой части письма обычно принято: 1) приветствие; 2) анонс о чем пойдет речь далее (без приветствия); 3) или представление себя (если адресат письма не знает вас).
Приведенные в статье варианты ВСТУПЛЕНИЯ стандартные и носят рекомендательный характер. Применять их или нет, автор делового письма должен решать самостоятельно.
1. Деловое письмо можно начать с приветствия, когда вы пишите уважаемому вами или знакомому вам адресату. Также приветствие принято писать в зависимости от цели и вида делового письма. К таким видам относятся письма приглашения, поздравления, соболезнования, подтверждения, предложения, письма просьбы и другие письма. В зависимости от вашего намерения и цели письма, вы вправе выбирать поприветствовать адресата или нет.
Начало делового письма с приветствием, пример,
______ПРИМЕР КОММЕРЧЕСКОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ _____
Уважаемый Петр Сергеевич,
Издательский Дом «БМ» выражает вам искреннее уважение и представляет Вашему вниманию уникальное предложение о размещении Вашей рекламы в нашем журнале.
Исходя из нашего телефонного разговора, мы узнали, что Ваше предприятие единственный производитель продукции Х с такими высокоэкономичными показателями. И в настоящий момент позиционирование Ваших конкурентных преимуществ на рынке материалов действительно важная для Вас задача.
По Вашей просьбе высылаю к этому письму необходимую информацию о размещении рекламы Вашей продукции Х в нашем журнале. В этом издании как раз поднимается тема: «Экономически эффективные устройства … обеспечение прочностных характеристик». Считаем, что реклама именно в этом издании журнала позволит Вам привлечь потенциальных клиентов и заинтересованных покупателей.
Предлагаем Вам встретиться для обсуждения деталей Вашего участия и других вариантов взаимовыгодного сотрудничества. Для нашей встречи Вы можете связаться с нами по телефону +7ХХХХХХХХХ в любое удобное для Вас время.
с уважением, ……
_______________________________________________________________
2. Вполне логично, что в письме требовании к должнику вам не захочется его поприветствовать и выразить ему симпатию. В таком случае, вы можете начать деловое письмо с анонса. А именно, во вступительной части письма вы можете вкратце описать суть дела или о чем пойдет речь далее.
Начало делового письма с анонсом, пример,
_____________ Пример письма требования_______________
Уважаемый Виктор Сергеевич,
АО «Х» согласно Договору поставки от 12 декабря 2018 года No31-1 доставила Вам партию офисной мебели по накладной No123-1 от 17 декабря 2018 года. Срок оплаты по Договору составляет десять дней со дня получения Вами товара.
В связи с задолженностью Вашей компании перед АО «Х», просим Вас погасить долг в размере 2 000 000 (два миллиона) тенге в срок до 20 декабря 2018 года.
В случае непогашения образовавшейся задолженности в выше указанный срок Вам в соответствии с п. 7.1 Договора будет начислена пеня в размере 0.02 % на сумму просроченного долга за каждый день просрочки.
с уважением,
Зайцева И.П.
_______________________________________________________
3. Также есть и другой сценарий начала делового письма — это когда ваш адресат не знаком с вами. В этом случае вы просто можете представиться ему и вкратце описать, кем вы являетесь и чем занимаетесь.
Начало делового письма с представлением себя, пример,
________Просьба о финансовой помощи__________________
Уважаемый Имя Отчество,
Благотворительный фонд «Подари жизнь» проводит сбор средств для помощи детям с сердечными заболеваниями.
Искренне просим Вас оказать нашему фонду посильную денежную помощь до 1 миллиона рублей. Так как этой суммы не достает для отправки на лечение в Германию 10 больных детей.
Сердечно благодарим Вас за внимание к нашей просьбе и неравнодушие к судьбам нуждающихся людей. Надеемся на Вашу помощь в лечении граждан нашей страны.
с уважением,
___________________________________________________________
Общие рекомендации, выводы
Таким образом, прежде чем начать писать деловое письмо, нужно определиться с его видом (требование, предложение, приглашение и прочие). И уже в зависимости от того, какое письмо писать, вы определитесь, как начать деловое письмо. То есть если вы пишите письмо поздравление, можете выразить адресату почтение. Если вы пишите письмо претензию, то начните с краткого описания сути вопроса. Если вы пишите письмо просьбу незнакомому адресату, то вкратце представьтесь ему и т.д. По этой теме также будет полезна статья https://delovoe-pismo.com/primery-phraz-delovogo-pisma-delovoy-slovarik/
Всегда следите за тем, чтобы письмо было составлено грамотно, без орфографических, синтаксических и лексических ошибок. При наличии таких ошибок у адресата может сложиться неблагоприятное впечатление о вас или недоверие к вам. Из-за наличия явных ошибок адресат может подумать, что вы безграмотны или недальновидны. Соответственно вы не сможете достигнуть результата от вашего письма (заключить сделку, создать партнерские взаимоотношения и пр.).
Итак для того, чтобы ваши деловые письма производили благоприятное впечатление придерживайтесь следующих основных рекомендаций:
— в одном письме раскрывайте одну тематику (цель);
— соблюдайте нейтральный уважительный тон;
— старайтесь писать коротко и ясно, не более 1 страницы. Дополнительную информацию прикладывайте к письму в виде приложений;
— разбивайте текст на абзацы;
— текст письма должен быть без помарок, исправлений, зачеркиваний;
— не сокращайте слова;
— не используйте сленги и двусмысленные слова и фразы;
— придерживайтесь достоверности информации, апеллируйте только фактами.
Как начать письмо и привлечь внимание
В поиске проверенных способов начать письмо? Это распространенная проблема среди писателей, копирайтеров и маркетологов, попробовавших разные методы привлечения внимания читателей, и все еще испытывающих проблемы с первыми двумя строчками каждого нового письма. В этой статье мы обсудим ключевые моменты, влияющие на выбор темы письма, вступительные предложения и примеры проверенных маркетинговых трюков.
Какая тема письма самая подходящая?
Возможно, вы уже слышали, что переписка по электронной почте теряет свою популярность в связи с расцветом обмена мгновенными сообщениями. Многие B2C-компании используют каналы социальных сетей, чтобы быстрее достичь своей аудитории. Тем не менее значительная часть известных B2C и B2B-компаний продолжает ведение кампаний по электронной почте и, таким образом, добивается положительного отклика на свои предложения. Ознакомившись с приведенными ниже цифрами, вы можете увидеть, что, несмотря на падение популярности электронной почты, уровень просмотра сообщений повысился на 3%.
Таким образом, существуют маркетинговые трюки, заставляющие получателей электронных писем открывать их.
Одним из таких трюков является тема письма. Исследования показывают, что 47% людей не откроют электронное письмо с неясной темой. Заинтересовывающая тема письма не должна содержать чересчур крикливых слов (например: discount, sale, perfect, exciting, the most и другие преувеличения; дни недели; такие устаревшие сокращения как FYI, FTW и т.д.). По этой причине я рекомендую проверять списки слов, считающихся спамом. Один из великолепных примеров таких списков я нашла на HubSpot, хотя существует и множество других надежных ресурсов.
Как же лучше всего подобрать тему письма, которая найдет отклик в сердцах читателей, будет соответствовать потребностям, ощущениям или желаниям целевой аудитории?
Чтобы привлечь внимание получателя письма обращайтесь к нему по имени
Согласно исследованиям MailChimp ключевой фактор привлекающий внимание к теме — это персонализация. Поэтому в теме письма следует указать имя получателя даже если вы повторяете его позже (напр., написав «Hello, »). Например:
Тема письма 1:
Тема письма 2:
Тема письма 3:
Обращение по имени — обязательный трюк, используемый всеми профессиональными маркетологами. На следующем графике упомянутого исследования можно ознакомиться с эффективностью персонализации в разных отраслях.
Также следует обратить внимание на автоматические инструменты, персонализирующие электронные письма, ведь, даже с учетом этого, тема письма с указанием имени получателя обязательно привлечет внимание. Такая реакция на обращение по имени – инстинкт, привитый любому человеку с детства и автоматически заставляющий его так реагировать на подобный подход. Помните кампанию Coca-Cola с указанием различных имен на бутылках? Если вы не знакомы с удивительными цифрами продаж – компания продала более 250 миллионов бутылок и банок в стране с населением 23 миллиона человек! Конечно, этот пример имеет мало общего с электронной перепиской, но по-прежнему является отличным образцом успешного персонализированного обращения.
Вызов любопытства проверенными методами
Во-первых, следует изучить желания, потребности и области интересов получателя письма по профилям в социальных сетях. Когда речь заходит теме письма, вызывающей любопытство, я рекомендую использовать такие привлекающие внимание фразы как success story, case study, report, research, examples, practices и т.д. Это важные слова, подчеркивающие, что ваше электронное письмо содержит полезную информацию для получателя, а полезный контент, как известно, привлекает внимание. К сожалению, использование данных слов не имеет смысла при отправке электронных сообщений руководителям инвестиционных подразделений, сотрудникам отделов кадров и рекрутерам.
Так как же начать формальное письмо, вызывающее любопытство? Независимо от получателя письма ваше сообщение должно быть ясным, лаконичным и уместным. Для описания основной цели электронного письма, запроса или предложения не используйте более шести слов. Что касается моего личного опыта – руководители ненавидят длинные темы писем. Чтобы получить более детальную информацию о правильном начале делового письма ознакомьтесь с одной из последних статей, перейдя по ссылке.
Указывайте цифры, проценты или другие статистические данные, чтобы расширить возможности темы письма
Многие люди верят в цифры, которые видят. Поэтому маркетологи пытаются привлечь внимание указывая в теме письма определенные цифры соответствующих исследований или внутренние показатели работы компании. Однако не следует использовать случайные, не связанные с письмом цифры. Поэтому, если вы начинаете электронное письмо для привлечения потенциальных клиентов, то указывайте последние достижения при работе над текущими проектами или в смежных отраслях. Например: если вы продаете инструменты или предлагаете услуги, уже примененные в работе над другими проектами — укажите некоторые данные в свободном доступе или используйте соответствующие данные из надежных источников. Поскольку получатель письма, скорее всего, сможет ознакомиться с данными в самом тексте письма, необходимость пояснять их детально в теме письма отсутствует. Вы можете указать тему письма следующим образом:
In the main body, however, include the same information but with more detail:
According to the latest statistics, Generation Z will make 40% of all consumers by 2020.
Заинтригуйте получателей письма указав в теме письма часть истории. Это позволяет рассчитывать на то, что вас запомнят с первого отправленного письма. Следовательно, при отправке последующих писем, их получатели будут ассоциировать историю с названием вашей компании.
Как составлять письмо редактору блога презентуя свою статью? Или же при необходимости получить положительный ответ в отношении развития вашего проекта от руководителя инвестиционного подразделения?
Если вы хотите, чтобы получатель не только открыл письмо, но и внимательно ознакомился с ним — то следует обратиться с просьбой прочитать ваше сообщение. При использовании такого подхода у вас будет такая возможность.
Используйте смайлики для охвата представителей «поколения зет» и миллениалов
Вышеуказанные статистические данные о покупательной способности представителей «поколения зет» в будущем приведет к необходимости адаптации к частому использованию смайликов. Хотя данная тенденция также отмечается среди миллениалов, она применима ко всем поколениям, ведь первое на что обращает внимание человек – это смайлик. Тем не менее смайлики должны отображать суть сообщения. Если вы планируете использовать смайлики, то ознакомьтесь с диаграммой ниже и этим исследованием MailChimp.
Профессиональные способы начать письмо
До создания темы письма, что я настоятельно рекомендую делать уже после написания самого письма, подумайте о первых двух строках, которые пояснят получателю кто вы и почему отправляете данное письмо. Это лучший способ начала письма, демонстрирующий, что вы цените время получателя. Переходя к основной части письма расскажите о своих целях и почему получателю следует прочитать его.
В заключении
Написание письма – процесс балансирования между тем, что вы можете предложить получателю, и тем, что требуется получателю на данный момент! Однако, прежде чем получатель сможет определить ценность вашего письма, вам требуется заинтересовать получателя его открыть. По этой причине один из основных моментов, рассматриваемых в данной статье, – составление привлекающей внимание темы письма. Однако, если это ваш первый опыт составления письма на английском языке, то я рекомендую следовать вышеупомянутым пунктам и только затем изучать искусство составления привлекающей внимание темы письма.
Хотите получать лучшие советы по улучшению языковых навыков? Нажмите на кнопку, чтобы подписаться на наш блог, созданный на основании лучших рекомендаций и советов наших репетиторов.