С ту сокращение что означает в резолюции
Шпаргалка делопроизводителя
Ваш персональный гид в мире документов
Поиск по этому блогу
7 главных правил наложения резолюций
Руководителю или другому должностному лицу на рассмотрение поступает документ, и он должен определить его дальнейшую «судьбу»: кто будет исполнителем, какой характер будет носить поручение по документу, в какой срок его следует исполнить. Это и есть резолюция.
Она должна быть составлена по определенной структуре, кратко и понятно, чтобы у исполнителя не возникали дополнительные вопросы к ее содержанию.
— соисполнители (при необходимости);
— срок исполнения (при необходимости);
— подпись должностного лица;
— дата подписания резолюции.
Если текст документа носит ознакомительный характер, то в резолюции может отсутствовать содержание поручения.
Петровой Е.Н.
Рогов 01.08.2018
Если документ имеет типовой срок исполнения или носит ознакомительный характер, в резолюции может отсутствовать срок исполнения.
Дугину В.Д.
Для подготовки ответа
Макарова 03.08.2018
Также некоторые типовые сроки исполнения документов определяются федеральными законами, постановлениями и указами Президента.
Пример закрепления типовых сроков исполнения документов в инструкции по делопроизводству:
Что такое резолюция на документе и как она ставится — образцы
Резолюция – это очень древнее понятие, под которым в настоящее время подразумевается решение, принятое должностным лицом, международным органом и даже всемирными организациями (например, ЮНЕСКО и ООН). В правовом поле Российской Федерации значение понятия немного отличается в зависимости от конкретной области применения.
В конституционном праве данное понятие обозначает акт, принимаемый парламентом.
В процессе документооборота в компаниях резолюцией называют документ, который создается уполномоченным или должностным лицом и отражает его решение. В более простом варианте — это текст, который содержит решение директора организации, проставляемый на каких-либо документах (чаще всего, заявлениях, служебных и докладных записках и т.д.).
Что такое резолюция на документах?
В нормативах оформления документации (ГОСТ Р 7.0.97-2016) резолюция считается реквизитом, подтверждающим легитимность руководителя (должностного или уполномоченного лица, совещательного органа и прочее).
Резолюция – это не просто «абстрактное» разрешение, которое делает руководитель или учредитель. Она всегда должна затрагивать один из актуальных вопросов и обладать большой юридической силой.
Данное понятие буквально переводится как «решение», поэтому она используется когда влиятельные люди не просто обсуждали, а подробно изучали какой-либо вопрос, определяли недостатки и искали пути их ликвидации.
По количеству участников резолюция бывает единоличной и коллективной. Она оформляется в электронном формате или на бумаге, но почти всегда письменно (устные вариации не приветствуются). Документ должен перечислять сторон-участников, лицо, кому он направлен, и четкое описание объекта рассмотрения.
Исходя из вышеперечисленного, характерными свойствами резолюции считаются:
Среди многообразия объектов, которые могут делать резолюцию, выделяются совещательные органы, собрания компаний и учредителей, парламент (но не в каждом государстве), международные организации, съезды.
В уникальных случаях ее может подготовить научное сообщество, в частности – участники научной конференции или симпозиума. Аналог резолюции могут выдвинуть даже организаторы протестных акций и митингов.
В организациях резолюция часто проставляется на документах, касающихся работников — заявлениях, служебных, докладных записках, согласиях и т.д., когда требуется получить решение директора по ситуации, изложенной в документе.
Для чего нужна?
Резолюция выполняет широкий спектр функций. Визирование, которое совершает уполномоченное лицо или орган, выражает конкретизированное решение по определенному вопросу.
В документообороте основными функциями являются:
Резолюция особенно ценна в небольших компаниях, когда распоряжение дирекции психологически легче отразить на бумаге, чем озвучить. Всегда содержат «выжимку» по каждому вопросу, что позволяет точно и в кратчайшие сроки удовлетворить актуальные потребности компании.
Немаловажно, что резолюция позволяет сэкономить время на создание отдельных распорядительных документов, это значительно упрощает работу всем сотрудникам организации.
При этом она автоматически ставит решение на контроль, поэтому нуждается в реквизитах.
Чаще всего в резолюции отмечают такие сведения:
Без этих реквизитов она будет считаться недействительной.
Как оформить?
Подготавливать резолюцию можно на любом документе. Делать это должно руководящее лицо или группа лиц. Отметку обязательно ставить от руки.
Ставится на самом документе – в верхнем правом углу. Если на листе не осталось свободного мест, не запрещается оформить на отдельном листе (небольших форматов – А6 или А7), если грамотно сослаться на тот документ, для которого подготавливается решение.
Правила оформления закреплены в ГОСТ Р 7.0.97-2016:
Лицо, которому адресована резолюция, обязано проконтролировать все этапы выполнения обязательства, а также подготовить в конце отчет о проделанной работе.
Чаще всего для написания основной части используют стандартные типовые формулировки, например такие:
Текстовая часть часто сопровождается фразами «к исполнению», «к сведению» и иными сопутствующими указаниями. При указании срока рекомендуется ставить не период (дни или недели), когда должно быть выполнено поручение, а конкретную дату, к которой привязано решение.
Проверять правильность написания резолюции на любом документе (в том числе письме, заявлении, записке) должен секретарь организации. Если начальство будет отсутствовать, разрешено поставить на резолюции подпись заместителя руководителя.
Образец резолюции на заявлении и служебной записке
Выводы
Резолюцией называется отметка должностного лица или уполномоченного лица, которая выставляется на любом документе для описания решения и может использоваться как распорядительный документ.
Оформляется по ГОСТ Р 7.0.97-2016 – в ней указывают адресата, суть и автора решения, используя стандартные формулировки. Текст пишут на самом документе или (если на нем нет свободного места) на дополнительном листе форматов А6 или А7.
Автор – руководитель предприятия – должен заверить ее личной подписью.
Как оформишь, так и исполнят. Советы по оформлению реквизита «Резолюция»
Резолюция определяет дальнейший путь движения документа, время его получения тем подразделением и исполнителем, которые могут решить вопрос или подготовить проекты других документов.
В статье на примерах показаны правила составления резолюции, а также описаны возможные варианты месторасположения реквизита.
Важной задачей, стоящей перед руководителем организации (руководителями структурных подразделений) при работе с управленческими документами является принятие решения и оформление его посредством резолюции. Необходимо понимать, что поручение руководителя, выраженное в виде резолюции, должно быть адресовано прежде всего тому лицу, которое имеет право и обязано в рамках своих функциональных обязанностей принимать решения в конкретной области. Документ должен быть направлен на исполнение в то подразделение, руководитель и сотрудники которого быстро и профессионально смогут исполнить поручение руководителя организации.
На практике поручения руководителя могут быть выражены в устной и письменной форме, однако приоритетными являются поручения, зафиксированные в письменном виде. Для того чтобы устное поручение руководителя было выполнено в срок, оно должно быть в последующем оформлено в письменном виде и поставлено на контроль в общем порядке.
Процедура направления документа на исполнение
Одна из операций в технологии делопроизводства, которая предшествует контролю исполнения, называется «направление документа на исполнение» и является важнейшим управленческим действием, связанным с письменным оформлением принятого решения или прямого поручения. Руководитель, рассмотрев представленный ему документ, дает прямое указание уполномоченным сотрудникам, как решить конкретный вопрос, или просто распределяет документы по своим заместителям в рамках системы разграничения обязанностей или делегирования полномочий. Направление документа на исполнение оформляют в виде резолюции, проставленной на документе.
Структура резолюции
Резолюция пишется от руки руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для их исполнения. Реквизит располагают на первом листе документа в правом верхнем углу перед текстом или на свободном от текста месте.
Структура практически любой резолюции предполагает наличие следующих элементов (частей):
– фамилии и инициалов исполнителя, которому направляется документ;
– предписываемого действия (что должно быть сделано), способа, порядка и срока исполнения;
– личной подписи руководителя и даты составления резолюции.
Приведем пример оформления резолюции.
Руководитель также может дать необходимые пояснения исполнителю (например, как могло бы выглядеть окончательное решение или как следовало бы организовать проработку документа).
Правила оформления резолюции изложены в Государственном стандарте РБ СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (в ред. от 15.01.2013).
Адресность реквизита «Резолюция»
Адресность – обязательное условие резолюции. При наличии нескольких исполнителей фамилию ответственного за исполнение указывают первой. Именно он несет отвественность за дальнейшую организацию работы других исполнителей. Указывать в адресате должность исполнителя не обязательно.
Расположение реквизита на документе. Оформление листа резолюции
Резолюция пишется на первом листе документа в правом верхнем углу перед текстом или на свободном от текста месте.
При отсутствии свободного от текста места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного номера и даты документа, к которому относится резолюция. В таком случае лист резолюции прикрепляют к документу и вместе с ним подшивают в дело. На документе следует проставить отметку о наличии такого листа.
ЭТО ВАЖНО! На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей оформляются, если в них детализируется порядок исполнения документа.
При оформлении листа резолюции используются стандартные листы бумаги форматов А6, А5, А4 с соблюдением следующих размеров полей:
– для формата А6: верхнее и нижнее – не менее 10 мм, левое – не менее 12 мм, правое – не менее 8 мм;
– для формата А5: верхнее – не менее 15 мм, нижнее – не менее 10 мм, левое – 20 мм, правое – не менее 8 мм;
– для формата А4: верхнее и нижнее – не менее 20 мм, левое – 30 мм, правое – не менее 8 мм.
Формулировка побуждения к действию
Основной речевой формулой для выражения собственно решения или поручения руководителя является формула «Кому – что сделать – когда/к какому сроку». Приведем в качестве примеров некоторые из возможных речевых формул в зависимости от характера поручения и ситуации:
– Прошу решить и подготовить необходимые документы;
– Прошу совместного решения;
– Прошу предложений о сотрудничестве;
– Прошу подготовить распоряжение;
– Прошу согласовать позиции;
– Прошу обеспечить выполнение к указанному сроку;
– Прошу представить план реализации.
Подобные обращения отражают демократичный и доверительный стиль управления, свидетельствуют о соблюдении этических правил, четкости задач, стремлении к краткости инструкций (руководитель помнит, что исполнителям предоставлена самостоятельность, а система контроля действует эффективно).
Вместе с поручением «Что сделать» руководитель может дополнительно сформулировать в резолюции свою оценку вопроса или предлагаемого в документе решения. Например:
– Оплатить. Это важно;
– Прошу учесть. Интересно;
– Надо решить. Предлагайте;
Содержание действия будет зависеть в т.ч. и от личности исполнителя. В связи с этим указания, содержащиеся в резолюции, могут носить либо общий, либо конкретный характер. Высококвалифицированному исполнителю можно предоставить большую свободу действий.
Поручения руководителя в резолюции могут быть индивидуальными (один исполнитель) или коллективными (несколько исполнителей). Но ответственным исполнителем всегда является тот, чья фамилия указана первой. Именно он отвечает за организацию исполнения, окончательное решение вопроса, подготовку ответного документа, отчитывается о результатах исполнения. На нем лежит ответственность за соблюдение сроков исполнения резолюции (поручения). Ответственный исполнитель может установить промежуточные сроки исполнения, привлекать соисполнителей в целях качественного исполнения поручения. Соисполнители (их фамилии также указаны в резолюции руководителя) обязаны участвовать в подготовке общего решения в рамках своих функций и зон ответственности.
Сроки исполнения. Ответственность исполнителя за срыв сроков
Срок исполнения, установленный руководителем в резолюции, является индивидуальным. Он обычно определяется исходя из значимости конкретного вопроса, изложенного в документе, однако при рассмотрении повторяющихся вопросов целесообразно устанавливать одни и те же сроки рассмотрения документов. Рекомендуем указывать в тексте резолюции предполагаемую дату, к которой вопрос должен быть решен. Это служит своего рода формой контроля за исполнением документа.
ЭТО ВАЖНО! За несоблюдение сроков поручения, указанного в резолюции (если они были сорваны по вине исполнителя), руководитель может, учитывая важность поручения, применить к работнику меры дисциплинарного воздействия, а также иные меры (например, уменьшить размер премиальных доплат или вовсе лишить работника премии).
В заключение
Отметим, что на рассмотрение руководителю должны представляться важнейшие для деятельности организации документы, т.е. документы, требующие незамедлительного рассмотрения, четких и конкретных решений, так как от этого зависит репутация организации. Для этого в организации необходимо составить перечень видов документов, которые в обязательном порядке рассматривает руководитель, с указанием конкретных вопросов и корреспондентов. Этот перечень также может быть включен в инструкцию по делопроизводству организации в состав раздела, который устанавливает правила предварительного рассмотрения документов.
Оформление резолюции
Важной задачей, стоящей перед руководителем при обработке управленческих документов, является, прежде всего, оценка возникшей ситуации, принятие какого-то решения и оформление его в виде резолюции.
Резолюция — это способ административного воздействия, организующее деятельность исполнителей. В соответствии с Юридическим энциклопедическим словарем (М.: Советская энциклопедия, 1984 г., с. 319) резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение». Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе.
Cтруктура резолюции
Наиболее общая структура практически любой резолюции предполагает наличие следующих элементов (частей):
Иногда руководитель может дать необходимые пояснения (например, как могло бы выглядеть окончательное решение или как следовало бы организовать проработку документа).
Правила написания резолюции изложены в ГОСТе Р 6.30 — 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Адресность резолюции
Обязательное требование к резолюции — адресность. Для повышения исполнительской дисциплины необходимо установить ответственного за решение, который может привлечь других либо четко определить степень ответственности каждого. Указывать в адресате должность исполнителя не обязательно. Адресат, в соответствии с ГОСТ 6.30–2003, содержит только фамилию исполнителя и инициалы, причем инициалы указываются после фамилии:
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение данного решения является тот сотрудник, который в резолюции назван первым (без пометки «ответственный»). Проставлять отметку «отв.» или подчеркивать ответственного исполнителя не разрешается.
Побуждение к действию
Резолюция, своего рода, распорядительный документ, составленный на полученном документе. Поэтому в тексте резолюции будут присутствовать так называемые управленческие операторы, позволяющие активно влиять на процесс принятия решения в желаемом направлении. Приведем в качестве примеров некоторые из возможных управленческих операторов:
При составлении резолюции необходимо учитывать и то, в какой мере анализируемая ситуация носит типовой для данной организации характер. Если ситуация типовая, то и решение соответствующих вопросов должно основываться на некоторой типовой схеме. Анализируя управленческую ситуацию, зафиксированную в документе, руководитель, прежде всего, решает задачу ее идентификации. При этом производится оценка ситуации со следующих позиций:
В процессе дальнейшей оценки документа руководитель принимает одну из следующих альтернатив:
Содержание действия, безусловно, будет зависеть и от квалификации работника. Чем выше она у исполнителя, тем большую свободу действий ему можно предоставить. В связи с этим указания, содержащиеся в резолюции, могут носить либо общий, либо конкретный характер.
Общие указания выражаются следующим образом:
На документах, содержащих стандартные ситуации, не требующих дополнительных разъяснений и имеющих типовые сроки исполнения, резолюции оформляются по упрощенной схеме: указываются исполнитель, подпись автора резолюции и дата.
Резолюции должны быть составлены таким образом, чтобы у исполнителя не возникали дополнительные обращения за разъяснениями к руководителю. Текст резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно.
Руководитель при выработке решения должен принимать во внимание наличие целого ряда разнообразных задач у исполнителя и учитывать их приоритетность, степень завершенности, а также ряд других факторов. При этом важно обеспечить минимальное суммарное время проработки и реализации решений для наиболее приоритетных задач.
Иногда в одном и том же документе фиксируется более одной желаемой и действительной ситуации. При этом между ними могут существовать разнообразные, порой весьма сложные взаимосвязи. В подобных случаях руководителю приходится прибегать к более чем одной резолюции. Если резолюция является сложной, состоит из нескольких задач, предписываемых различным исполнителям, то руководитель перед написанием такой резолюции должен осуществить декомпозицию процесса принятия решения на отдельные, относительно самостоятельные этапы. Их состав и число зависят, с одной стороны, от содержания документа, с другой, — от информированности, методов и стиля работы самого руководителя.
Сроки исполнения
Как видно из примеров, помимо адресата и предписываемого действия, резолюция должна содержать порядок его выполнения и форму контроля .Желательно в конце текста резолюции указать предполагаемую дату, к которой вопрос должен быть решен. Это будет служить своего рода стимулом к действию у исполнителя и формой контроля за исполнением документа.
Устанавливая сроки работы по конкретным документам, руководитель в каждом случае фактически осуществляет экспертную оценку ситуации. Как показывает практика, на такую оценку часто отводится очень короткое время, и возникает опасность, что срок исполнения будет установлен достаточно произвольно. В теории сетевого планирования и управления используются вероятностные методы оценки выполнения работ по специально разработанным для этого формулам (на основе минимального и максимального времени выполнения). Конечно, руководитель не будет оценивать время по такой формуле. Однако при назначении контрольного срока очень важно иметь в виду саму возможность постановки такой задачи, учитывая имеющиеся у подчиненных ресурсы, другие поручения и т.д.
Подпись руководителя и дата резолюции
Подпись руководителя (без расшифровки) и дата написания резолюции также являются ее неотъемлемой частью и определяют начало действия. Отсутствие этих реквизитов указывает на неверное оформление резолюции.
В целях экономии времени руководителя секретарь или помощник может заранее подготовить проект резолюции и представить руководителю, который в случае согласия с ее содержанием лишь подписывает резолюцию и ставит дату.
Месторасположение резолюции
Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на любом свободном месте лицевой стороны документа.
Некоторые руководители по различным причинам предпочитают оформлять резолюцию на дополнительном листе формата А6, прикрепляя его потом к документу скрепкой или скобой. В этом случае на отдельном листе-резолюции указывается регистрационный номер и дата документа, к которому резолюция относится. Такой способ придает документу более эстетичный вид, но, с другой стороны, в этом случае плохо обеспечивается сохранность резолюции (лист в резолюцией может открепиться от документа, а при сдаче дел в архив скрепка или скоба изымаются и лист с резолюцией подшивается как отдельный документ).
Содержание резолюции с документа должно обязательно переноситься в регистрационную форму (журнал или регистрационно-контрольную карточку). Если исполнение поручения, указанного в резолюции, берется на контроль, один экземпляр регистрационно-контрольной карточки помещается в контрольную картотеку.
Делайте правильный выбор
Во многих организациях основная масса поступающих документов независимо от их содержания и степени важности передается руководителю, рассматривается им, а затем с оформленной резолюцией, спускаясь по ступеням иерархической лестницы, попадает к непосредственному исполнителю. Такой порядок работы с документами, особенно в организациях с большим объемом документооборота, имеет ряд недостатков. С одной стороны, время ожидания документом своего рассмотрения иногда во много раз превосходит время работы с ним. С другой стороны, на рассмотрение почты в таких случаях многие руководители затрачивают в общей сложности около двух рабочих дней в неделю.
Если налажена четкая организация делопроизводства, то на стол к руководителю попадают действительно важные документы, требующие указания по исполнению непосредственного от него. Для регулирования этого вопроса рекомендуется составлять специальный перечень, в котором указываются виды документов, содержащиеся в них вопросы и должностные лица или структурные подразделения, которым их следует направлять на рассмотрение. Эти перечни позволяют исключить поступление излишней информации руководству и ускорить ее прохождение.
Такая практика иногда вызывает непонимание у руководителей, которые рассматривают все документы, аргументируя это необходимостью быть в курсе всех решаемых в организации вопросов. Однако встречаются и другие руководители, которые стремятся разбросать поступившую к ним корреспонденцию между подчиненными, едва успев на нее взглянуть. Типичные резолюции в подобных случаях: «Пр. рассмотреть» или «Прошу разобраться». Так руководителю удается довольно быстро раскидать гору бумаг, но низкое качество документации, исходящей из его подразделения, и нарушение сроков не укрепляют его авторитет ни у начальства, ни у подчиненных. В конечном счете за всю деятельность организации или структурного подразделения несет ответственность руководитель, а четкое распределение обязанностей — важнейшее правило научной организации труда. Однако стремление некоторых руководителей лично охватить всю массу поступающей корреспонденции приводит к задержке исполнения документов, отвлекает руководителей от решения принципиальных вопросов деятельности организации.