Виды и задачи делопроизводства в органах внутренних дел. Обязанности сотрудников органов внутренних дел по организации и осуществлению делопроизводства

Под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

В структуре этой деятельности выделяются два элемента: документирование и документооборот.

Деятельность аппарата государственного управления, в том числе и органов внутренних дел по документированию и осуществлению документооборота, регламентирована множеством нормативных актов. В их числе можно выделить группу специальных актов, изданных для регулирования делопроизводства и группу нормативных актов, основным предметом регулирования которых являются различные общественные отношения, не связанные с осуществлением делопроизводства.

К группе специальных источников нормативного регулирования делопроизводства относится, прежде всего, Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, которая подготовлена и утверждена Государственной архивной службой России (Росархивом) в соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 24 июля 1992г. №1118-р. Типовая инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

Министерства и ведомства организуют и ведут делопроизводство на основании самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих Типовой инструкции.

Делопроизводство в органах внутренних дел, кроме того, регламентируется и ведомственными нормативными актами, изданными в соответствии с Типовой инструкцией[5].

Важная роль в ведомственном нормативном регулировании делопроизводства принадлежит Инструкции по делопроизводству, которая должна быть разработана в каждом органе, учреждении, организации.

Инструкция по делопроизводству должна устанавливать порядок построения и деятельности делопроизводственного подразделения органа, определять лиц, ответственных за определенные участки делопроизводства, функциональные обязанности личного состава органа по осуществлению делопроизводства, порядок взаимоотношений делопроизводственного подразделения с другими службами. Кроме того, с учетом основных положений ГСДОУ Типовая инструкция регламентирует общий порядок подготовки, размножения, приема, рассылки документов, организацию контроля исполнения документов, устанавливает правила систематизации и хранения документов и др.

Вторую группу источников составляют нормативные (законодательные и подзаконные, в том числе и ведомственные) акты, которые, наряду с регулированием различных сторон деятельности органов внутренних дел, регламентируют и некоторые аспекты делопроизводства. Так, уголовно-процессуальный кодекс содержит нормы, закрепляющие структуру и обязательные реквизиты некоторых видов процессуальных документов. Аналогичные нормы

содержатся в Гражданско-процессуальном кодексе и Кодексе об административных правонарушениях.

Нормативные акты МВД России, изданные по вопросам обеспечения режима секретности в органах внутренних дел, устанавливают также и порядок работы с секретными документами.

Приказами МВД России, регламентирующими оперативно-розыскную деятельность органов внутренних дел, одновременно устанавливается порядок оформления, учета, регистрации, хранения оперативно-розыскных документов. Некоторые приказы Министерства, регулирующие конкретные направления деятельности органов внутренних дел, их служб и подразделений, содержат образцы бланков различных видов служебной документации, определяют порядок их заполнения.

Различают общее, специальное, секретное и несекретное делопроизводство.

Реализация основных функций органа управления, т.е. его специальная (внешняя) деятельность, обслуживается специальным делопроизводством. Так, составление и оформление уголовно-процессуальных, оперативно-розыскных, административно-процессуальных документов, отражающих деятельность органов внутренних дел по непосредственной охране общественного порядка и борьбе с преступностью, и организация работы с такими документами являются специальным видом делопроизводства.

Документирование сведений, составляющих государственную и служебную тайны, и организация работы с документами, содержащими такие сведения, осуществляются в органах внутренних дел по специальным правилам, имеющим своим назначением предотвращение случайной утраты соответствующих документов и утечки содержащихся в этих документах сведений. Делопроизводство, осуществляемое по этим специальным правилам, называется секретным делопроизводством. Следует иметь в виду, что по правилам секретного делопроизводства в органах внутренних дел может осуществляться как общее, так и специальное делопроизводство.

Так, многие документы, отражающие кадровую работу, а также некоторые документы, создаваемые в процессе финансово-хозяйственной деятельности

органов внутренних дел, оформляются, хранятся и пересылаются по правилам ведения секретного делопроизводства. В то же время документирование уголовно-процессуальной, административно-юрисдикционной деятельности не требует применения таких правил.

Задачами делопроизводства в органах внутренних дел являются:

1. Обеспечение приема, учета и отправки корреспонденции.

2. Обеспечение контроля за своевременным исполнением и правильным оформлением документов в органе внутренних дел.

3. Обеспечение сохранности государственной и служебной тайн, содержащихся в документах.

4. Обеспечение быстрого нахождения необходимой для реализации функций органа внутренних дел информации в текущих делах и архиве.

5. Правильное и быстрое отражение в документах работы органа, его структурных подразделений и сотрудников.

6. Экономия затрат времени и сил работниками органа внутренних дел на составление, изготовление и поиск документов.

Большая роль в решении этих задач отводится специальным делопроизводственным подразделениям (секретариатам, канцеляриям), которые осуществляют централизованное документационное обслуживание всех служб и подразделений органа внутренних дел.

руководство всеми подразделениями органа по всем вопросам делопроизводства и контроль за своевременностью исполнения и правильностью оформления документов работниками отраслевых и функциональных подразделений. Секретариаты МВД, УВД, кроме того, осуществляют методическое руководство деятельностью канцелярий подчиненных органов внутренних дел и контроль за состоянием делопроизводства в этих органах.

Структура и штатная численность канцелярий органов внутренних дел зависят от уровня органа, объема его работы, количественной характеристики документооборота. В городских и районных органах внутренних дел большинство функций делопроизводственного подразделения выполняется секретарем. При этом секретарь органа функционально связан с инспекторским (оперативным) и руководящим составом органа внутренних дел и его подразделений. Это предполагает необходимость знания всеми сотрудниками органа основных обязанностей секретаря по организации и осуществлению делопроизводства. К ним относятся: оформление и хранение внутренней документации (приказов, планов, отчетов и т.п.); прием и регистрация поступающей в орган внутренних дел корреспонденции, вручение по указанию начальника органа внутренних дел документов исполнителям; регистрация и отправка исходящей корреспонденции; подготовка документов к сдаче в архив, к уничтожению и уничтожение документов; осуществление контроля за соблюдением сроков исполнения и правил оформления документов сотрудниками органа внутренних дел и др.

Общая организация делопроизводства в органе внутренних дел возложена на его руководителя. Он обязан: обеспечить необходимые условия для работников, ведущих делопроизводство, контролировать их работу; принимать исчерпывающие меры, исключающие утрату документов, разглашение содержащихся в них секретных сведений, организовывать периодические проверки фактического наличия всех зарегистрированных документов. Руководитель организует отбор документов для постоянного и временного их хранения, ежегодно, с учетом важности, однотипности и сроков хранения поступающих документов, утверждает номенклатуру дел. Он должен своевременно (в день представления секретарем) рассматривать поступающую в орган внутренних дел корреспонденцию, определять исполнителей, сроки исполнения, а при необходимости и порядок исполнения документов, определять документы, исполнение которых требует особого контроля.

На лиц инспекторского (оперативного) состава органов внутренних дел возложены следующие основные обязанности по осуществлению делопроизводства[7]: своевременное исполнение полученных от работников канцелярии документов и правильное их оформление; неукоснительное соблюдение установленных правил работы с секретными документами. В некоторых случаях на этих работников возлагается выполнение и других обязанностей, связанных с осуществлением делопроизводства. Так, например, на дежурного по органу внутренних дел возлагается прием в праздничные, выходные дни и в вечернее время поступающей корреспонденции. Оперуполномоченные уголовного розыска и подразделений БЭП, НОН и т.д. обязаны лично готовить к отправке некоторые секретные материалы. На специально назначенных работников этих служб возлагаются учет и регистрация секретных документов, создаваемых в процессе осуществления оперативно-розыскной деятельности.

Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет

Источник

Задачи, функции, структура

Задачами подразделения являются:

организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению органов и подразделений внутренних дел края;

организация деятельности по документационному обеспечению управления, защите государственной тайны, работы с обращениями граждан и организаций;

осуществление организационных и практических мероприятий по организации, ведению и совершенствованию документационного обеспечения управления, работы с обращениями граждан и организаций, укреплению режима секретности и контролю за соблюдением установленного порядка работы в органах и подразделениях внутренних дел края по данным направлениям деятельности;

Прием, регистрация и распределение входящих (поступающих) документов.

Доклад документов руководству ГУ и передача непосредственно исполнителю, после получения соответствующих указаний (резолюций) начальника и первого заместителя начальника ГУВД.

Контроль за выполнением поручений, данных начальником и начальником полиции ГУ.

Регистрация исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам.

Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству ГУ.

Организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства.

Копирование и оперативное размножение документов.

Разработка и проектирование бланков документов.

Разработка и ведение номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, представление в установленном порядке проекта номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел на согласование в соответствующее подразделение специальных фондов.

Проведение в установленном порядке экспертизы научной и практической ценности документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий, представление проектов актов об уничтожении документов на рассмотрение ЭПК ГУВД.

Своевременный отбор документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности, представление на рассмотрение ЭПК ГУВД.

Обеспечение готовности к спасению документов в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций.

Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в органах и подразделениях внутренних дел края.

Разработка организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления.

Организация работы по рассмотрению обращений граждан и организаций.

Анализ состояния документооборота ГУ и принятие мер по упорядочению ведения служебной переписки.

Разработка и осуществление мероприятий:

— по обеспечению режима секретности при проведении секретных работ;

— по разграничению доступа сотрудников к сведениям, составляющим государственную тайну.

Организации допускной работы.

Координация деятельности органов и подразделений внутренних дел края по вопросам защиты государственной тайны и контроля за выполнением ими требований нормативных правовых актов в области защиты государственной тайны.

Регистрация (учет) письменных обращений граждан, а также обращений, поступивших посредством информационных систем общего пользования и на личном приеме руководства ГУВД.

Контроль за выполнением поручений, данных руководством ГУ и сроками рассмотрения обращений.

Организация личного приема граждан начальником ГУ.

Координация работы экспертной комиссии ГУ по режиму секретности.

В структуру отдела включено отделение по режиму.

Источник

Секретариат как основа всей правоохранительной системы

За два с лишним века служба делопроизводства в системе Министерства внутренних дел не раз меняла название, но основная ее функция – документационное обеспечение управления в МВД – остается прежней.

Без работы сотрудников этого подразделения деятельность управления и отделов органов внутренних дел трудно представить. Ведь если полиция призвана охранять порядок в обществе, то сотрудникам службы делопроизводства и режима приходится хранить порядок в сложной системе документооборота всего ведомства.

Специалист делопроизводства должен знать не только специфику работы отделов и подразделений, но и обладать такими качествами, как коммуникабельность, тактичность и вежливость. Ну и, конечно же, главными условиями успешной деятельности делопроизводителя являются собранность, внимание, терпение, аккуратность и скрупулезность. В общем, все те качества, которые чаще всего присущи женщинам, которым по плечу эта непростая кропотливая работа.

Сержант полиции Элина Цеова работает в секретариате отдела полиции №3 по обслуживание Северо-Западного района города с 2008 года. За эти годы она многому научилась, и нет задачи, с которой бы она не справилась. Говорит скромно, но уверенно – своей работой она гордится, и менять её на службу в другом подразделение не хочет.

И ведь не зря говорят, что сотрудники секретариата стоят на страже государственной тайны и ежедневно справляются с валом важнейших документов. Через их руки тысячами проходят письма, заявления, жалобы и благодарности граждан, и ни одно из них не должно потеряться или остаться без ответа. В 2015 году общий документооборот управления МВД России по г. Владикавказ составил более ста тысяч входящей и исходящей корреспонденции.

Поздравляя сотрудников секретариата с профессиональным праздником, начальник УМВД России по г. Владикавказ полковник полиции Олег Бароев отметил: «Вы – представители одной из тех служб, работа, которой «на первый взгляд как будто не видна», поскольку не все замечают тот объём, с которым вы справляетесь. Но без вас полиция не смогла бы качественно выполнять свою работу. Это факт. От вашей чуткости, внимательности и профессионализма зависят судьбы людей: ведь за каждой жалобой, за каждым заявлением стоит чья-то проблема, горе, беда. От всей души поздравляю вас с праздником! Желаю успехов в службе, оптимизма, семейного счастья и крепкого здоровья!».

Источник

Значение секретарской службы во 2 отделе милиции

Должностные обязанности секретаря в структуре службы документационного обеспечения в отделе милиции. Формы работы с документами и организация канцелярии. Работа по бездокументному обслуживанию. Оформление бумаг по личному составу, учет военнообязанных.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Министерство образования и науки Нижегородской области

Профессиональное училище № 4

Выпускник:

Дружаева Анастасия Николаевна

Группа № 9

Специальность: секретарь

Мастер:

Лукоянова Вера Васильевна

Преподаватель спец.технологии:

Филиппова Светлана Александровна

Содержание

2.6 Информационные пособия для секретаря

1. Должностная инструкция секретаря.

2. Телефонный справочник.

3. Справочник местных телефонов организации.

4. Список сотрудников и их домашних телефонов.

5. Необходимый минимум юридической литературы:

a) Гражданский кодекс РФ;

6. Номенклатура дел организации.

7. Рабочий дневник-ежедневник.

3. Работа секретаря по бездокументному обслуживанию

3.1 Ведение телефонных разговоров

Во 2 отделе милиции при работе на телефоне в обязанность секретаря входит: прием телефонных звонков, ответ абоненту, фильтрация звонков и соединение руководителя с абонентом, если это необходимо.

Секретарь выполняет основную задачу при работе на телефоне, т.е. освобождает руководителя от звонков к нему не адресованных.

Пример телефонного разговора, когда звонят секретарю

— Второй отдел милиции, здравствуйте.

— Здравствуйте, мне бы Дмитрия Геннадьевича.

— Он сейчас на совещании, перезвоните попозже.

— Спасибо, до свидания.

Пример телефонного разговора, когда звонит секретарь

— Центральное РУВД, здравствуйте!

— Здравствуйте, скажите пожалуйста, когда состоится совещание о подведении итогов работы за 1 квартал 2005 г.

— Совещание состоится 15 апреля.

— Спасибо, до свидания!

При работе на телефоне секретарь выполняет 3 основных момента:

Всю необходимую информацию, полученную при телефонном разговоре, секретарь записывает в блокнот.

Запись производится по следующей форме:

По какому вопросу ______________________

Алгоритм телефонного разговора в организации

Алгоритм телефонного разговора выдерживается:

Продолжительность разговора: 2 мин. 25 сек.

Телефонограмма

27.03.2005 г. в 10.00 состоится координационное совещание в прокуратуре по вопросу: «Совершение правонарушений и преступлений в быту».

Передал: Калинцков.

Принял: Баева.

3.2 Прием посетителей

В данной организации прием посетителей на 4 вида не подразделяется. Сотрудники своей организации могут проходить к руководителю беспрепятственно, без доклада секретаря. Время приема посетителей проходит в любое время, определенных часов нет.

Секретарь хорошо знает распределение обязанностей и вопросов между руководящими работниками учреждения и направляет посетителей к компетентному сотруднику, освобождая тем самым руководителя от посетителей к нему не адресованных. При приходе посетителя секретарь сообщает о нем руководителю лично.

Если руководитель отсутствует по какой-либо причине, секретарь направляет посетителя к другому сотруднику или назначает другое время приема. Если прием отменяется по неожиданным обстоятельствам, секретарь сообщает об этом посетителю и договаривается о времени, на которое прием переносится.

Регистрация посетителей в специальном журнале не ведется.

3.3 П одготовка совещаний

При подготовке совещания секретарь выполняет следующие правила:

1. Готовит необходимые материалы совещания.

2. Составляет список участников совещания.

3. Определяет место, где будет проходить совещание. Обычно совещание проходит в кабинете руководителя.

4. Регистрация участников не ведется.

5. Согласовывает с руководителем и составляет список лиц или организаций, которым необходимо направить материалы совещания.

Секретарь на совещании не присутствует, протокол не ведется.

В данной организации каждое утро в 9.00 проводится летучка сотрудников, на которой присутствуют участковые и следователи.

Также каждую неделю проводятся совещания, на котором присутствуют все сотрудники отдела (следователи, оперуполномоченные, инспектора ПДН, участковые, работники уголовного розыска).

3.4 П одготовка командировок руководителя и сотрудников

Для подготовки служебных командировок секретарь:

1. Подбирает необходимую информацию для командировки.

2. Готовит материалы и документы, необходимые для командировки.

3. Оформляет командировочное удостоверение.

4. По возвращению руководителя секретарь обрабатывает материалы командировки (передает их отдельным сотрудникам или в соответствующие структурные подразделения).

3.5 Р абота секретаря в отсутствии руководителя

В отсутствие руководителя секретарь должен отвечать на телефонные звонки, записывать вопросы, с которыми обращались посетители по телефону и при личном визите. В отсутствие руководителя секретарь на работу не опаздывает и не уходит раньше своего рабочего времени, так как секретарь является правой рукой руководителя и представляет интересы как руководителя, так и всей организации в целом.

3.6 Регламент работы секретаря и руководителя

1. Рабочий день секретаря и руководителя начинается в 8 часов.

2. Через час после начала рабочего дня, т.е. в 9.00 секретарь докладывает руководителю о корреспонденции.

4. В 15 часов заканчивается рабочий день секретаря.

5. В 17 часов заканчивается рабочий день руководителя.

3.7 Примерная схема рабочего дня секретаря

В течение дня секретарь принимает посетителей и отвечает на телефонные звонки, выполняет печатные работы, копирует и размножает материал по указанию руководителя.

4. Оформление орд и документов по личному составу

4.1 Деловые и служебные письма

Пример служебного письма

Анализ служебного письма

В данном документе имеются следующие недочеты:

1. Адресат оформлен от 11 см, а по ГОСТу Р 6.30-2003 адресат оформляется от 8,5 см.

2. В адресате между должностью и фамилией нет интервала.

3. Текст оформлен через 1 интервал.

4. Между текстом и подписью не установлен нужный интервал.

5. Инициалы стоят после фамилии.

Оформление письма в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

Пример оформления протокола

В данном документе имеются следующие недочеты:

1. Название документа написано не вразрядку.

3. Инициалы и фамилия председателя, секретаря и присутствующих оформлено не столбиком.

4. Слова «СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ И ПОСТАНОВИЛИ» расположены по центру строки.

5. Текст оформлен через 1 интервал.

7. Инициалы в подписи расположены после фамилии.

Оформление протокола в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

1. Гриф «УТВЕРЖДАЮ» напечатан от 11 см через 1 интервал.

2. Слово «УТВЕРЖДАЮ» написан строчными буквами.

3. Название документа написано не вразрядку.

5. Введение написано не столбиком.

6. Текст напечатан через 1 интервал.

8. Инициалы в подписи стоят после фамилии.

Оформление акта в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

4.4 Договоры и трудовые соглашения

В документе присутствуют следующие недочеты:

1. Название документа написано не вразрядку.

4. В подписи инициалы стоят после фамилии.

Оформление договора в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

Пример оформления трудового соглашения

Анализ трудового соглашения

В данном документе имеются следующие недочеты:

3. От заголовка до текста должно быть 2 интервала, а не 3.

4. Текст оформлен через 1 интервал.

Оформление трудового соглашения по ГОСТу Р 6.30-2003

4.5 Пример оформления приказа по основной деятельности

Анализ приказа по основной деятельности

1. Название документа написано слитно.

5. Слово «ПРИКАЗЫВАЮ» расположено по центру, а не от левого поля.

Оформление приказа по основной деятельности в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

Пример оформления распоряжения

4. Текст оформлен через 1 интервал.

5. В вводной части текста вместо слова «ОБЯЗЫВАЮ» написано слово «ТРЕБУЮ».

Оформление распоряжения в соответствии с ГОСТОМ Р 6.30-2003

Пример оформления указания

В указании присутствуют недочеты:

2. Название документа написано слитно.

4. Текст оформлен через 1 интервал.

5. В вводной части текста вместо слова «ПРЕДЛАГАЮ» написано слово «ОБЯЗЫВАЮ».

Оформление указания в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

Пример оформления решения

2. Отсутствует место составления документа.

4. Текст оформлен через 1 интервал.

5. Слово «РЕШИЛ» оформлено центровано.

Оформление решения в соответствии с ГОСТОМ Р 6.30-2003

4.6 Пример оформления приказа по личному составу

Анализ приказа по личному составу

В документе присутствуют следующие недочеты:

1. Название документа оформлено не вразрядку.

3. Слово «ПРИНЯТЬ» оформлено по центру, а не от левого поля.

4. Фамилия сотрудника написано строчными буквами (в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 в приказах по личному составу фамилия должна быть написана прописными буквами).

5. Текст оформлен через 1 интервал.

7. В реквизите «подпись» инициалы стоят после фамилии.

Оформление приказа по личному составу в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

4.7 пример оформления объяснительной записки

Анализ объяснительной записки

В данном документе следующие недочеты:

1. Адресат оформлен от 11 см, должен быть оформлен от 8,5 см.

2. В адресате между должностью и фамилией нет интервала, инициалы стоят после фамилии.

3. Название документа написано по центру, а нужно от левого поля.

4. Дата расположена после подписи, а необходимо после названия документа.

5. Инициалы в подписи расположены после фамилии.

Оформление объяснительной записки в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

4.8 Пример оформления докладной записки

Анализ докладной записки

В документе имеются следующие недочеты:

2. Адресат оформлен от 11,5 см, а должен быть оформлен от 8,5 см.

3. В адресате между должностью и фамилией нет интервала, инициалы стоят после фамилии.

5. В подписи инициалы стоят после фамилии.

Оформление докладной записки в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

В данном документе имеются следующие недочеты:

1. Название документа написано не вразрядку.

4. Текст напечатан через 1 интервал.

6. В подписи инициалы стоят после фамилии.

Оформление справки в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

4.10 Пример оформление выписки из приказа по личному составу

Анализ выписки из приказа по личному составу

В документе имеются следующие недочеты:

2. Фамилия написана строчными буквами, а по ГОСТу Р 6.30-2003 фамилия должна быть оформлена прописными буквами.

3. Текст оформлен через 1 интервал.

4. Слово «основание» и словосочетание «с приказом ознакомлен» написаны с красной строки, а необходимо от левого поля.

5. От текста до подписи сделано 2 интервала, а должно быть 3.

6. Заверительная надпись «Верно» оформлена через 1 интервал, а необходимо 1,5 или 2 интервала.

7. От подписи до заверительной надписи «Верно» сделано 2 интервала, а по ГОСТу между ними должно быть 3 интервала.

8. В подписи инициалы стоят после фамилии.

Оформление выписки из приказа по личному составу в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

Пример оформления выписки из приказа по основной деятельности

Анализ выписки из приказа по основной деятельности

1. От названия организации до названия документа сделано 2 интервала, а по ГОСТу должно быть 3 интервала.

4. Текст оформлен через 1 интервал.

5. Слово «ПРИКАЗЫВАЮ» оформлено по центру строки, а необходимо от левого поля.

8. Заверительная надпись «Верно» оформлена через 1 интервал.

9. Инициалы в подписи стоят после фамилии.

Оформление выписи из приказа по основной деятельности в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

Пример выписки из протокола

Анализ выписки из протокола

В данном документе имеются следующие недочеты:

4. Слова «СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ» расположены по центру строки.

5. Текст напечатан через 1 интервал.

7. Заверительная надпись «Верно» оформлена через 1 интервал.

8. Инициалы в подписи стоят после фамилии.

Оформление выписки из протокола в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

4.11 Пример оформления характеристики

В документе присутствуют следующие недочеты:

3. От заголовка до текста делают 2 интервала.

4. В подписи инициалы стоят после фамилии.

5. Текст оформлен через 1 интервал.

Оформление характеристики в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

Пример оформления копии

В копии присутствуют следующие недочеты:

1. Слово «КОПИЯ» написано посередине строки, отсутствует разрядка ( в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 слово «КОПИЯ» оформляется через № интервала от верхнего среза листа вразрядку прописными буквами).

2. Адресат оформлен от 11 см.

3. В адресате от названия организации до фамилии отсутствуют интервалы.

4. Текст оформлен через 1 интервал.

5. В подписи инициалы стоят после фамилии.

Оформление копии в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

5. Организация документооборота обработка входящих, исходящих и внутренних документов

5.1 Обработка входящих, исходящих и внутренних документов

Обработка входящих документов

В данной организации входящие документы проходят следующие этапы:

1. Прием документов.

2. Рассмотрение документов руководителем, проставление резолюции.

3. Регистрация документов с внесением сведений из резолюции в журнал регистрации.

4. Передача документа исполнителю.

5. Контроль за исполнением документа.

6. Исполнение документа.

7. Подшивка документов в дело.

Обработка исходящей документации

Обработка исходящей документации состоит из следующих этапов:

1. Составление исполнителям проекта документа.

2. Передача документа секретарю.

3. Передача документа секретарем на подпись исполнителю.

4. Простановка номера на документе.

5. Регистрация документа.

6. Отправление документа адресату.

7. Подшивка копии в дело.

Обработка внутренних документов

Во 2 отделе милиции внутренними документами в основном являются поручения следователей участковым инспекторам, которые регистрируются в журнале регистрации внутренних документов.

Внутренние документы проходят следующие этапы:

1. Составление проекта документа.

2. Проверка правильности составления проекта документа секретарем.

3. Передача документов на резолюцию руководителю.

4. Регистрация документа.

5. Проставление индекса на документе.

6. Подшивка копии в дело.

7. Передача исполнителю.

5.2 Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов

Регистрация документов во 2-ом отделе милиции осуществляется секретарем, который проставляет на них индекс и дату регистрации.

При регистрации документов секретарь делит их на 3 основные группы:

Входящие документы секретарь регистрирует, сражу же, в день поступления, а не откладывает на следующий день. Исходящие и внутренние документы регистрируются только после подписи руководителя.

Для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов ведутся специальные журналы регистрации, где секретарь записывает всю необходимую информацию о документе.

Регистрационные номера присваиваются входящим, исходящим и внутренним документа в пределах календарного года, т.е. с 01.01.2005 г. по 31.12.2005 г.

Регистрация удобна тем, что секретарь может быстро найти нужный документ, необходимый исполнителю, при этом, не заставив исполнителя долго ждать.

Журнал регистрации входящих документов

Номер и дата документа

Краткое содержание (заголовок)

Исполнитель и дата исполнения

Подпись исполнителя и дата

Отметка об исполнении

Приговор на подсудимого Шиляева А.В.

Журнал регистрации исходящих документов

Индекс и дата документа

Краткое содержание (заголовок)

Отметка об исполнении

Прокуратура Автозаводского РУВД

Отказной материал КУС 2276/7618

Журнал регистрации внутренних документов

Индекс и дата документа

Краткое содержание документа

Исполнитель (кому поручен документ)

Подпись автора документа

Отметка об исполнении

Поручение по уголовному делу № 112654

5.3 Контроль за исполнением документов

Для ведения контроля в регистрационном журнале секретарь делает отметку об ответственном исполнителе, который берется из резолюции руководителя на документе.

Контрольная картотека не ведется.

Порядок выполнения контроля за исполнением документа:

1. После проставления резолюции руководителя, документ передается для исполнения исполнителю.

2. При этом исполнитель должен расписаться в журнале, тем самым удостоверяя, что ему переданы документы для исполнения.

3. Если документ исполнен, т.е. в нем полностью выполнены все поставленные задания, то исполнитель приносит его секретарю и отмечает в журнале, что документ исполнен.

4. Если исполнитель не успевает исполнить документ в срок, то об этом докладывается руководителю и назначаются новые сроки исполнения.

Журнал контроля за исполнением документов

Номер уголовного дела

Подпись исполнителя в получении документа

Отметка об исполнении

5.4 Номенклатура дел организации

В моем учреждении существует номенклатура дел, состоящая из документов, создаваемых в процессе их деятельности.

Во 2-ом отделе разрабатывается индивидуальная номенклатура дел, т.е. конкретно для данной организации.

Разработка индивидуальной номенклатуры дел начинает проводиться с 20 декабря, согласовывается с архивом, утверждается руководителем и с 1 января нового календарного года вводится в действие.

Для составления номенклатуры дел во 2-ом отделе милиции необходимо:

1. Уточнить круг вопросов, которыми будет заниматься организация в течение года. Этим занимается руководитель и секретарь.

2. Выявив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру дел, секретарь приступает к составлению заголовков дел.

Заголовок дела секретарь составляет из вида документов (заявления, жалобы) или указывает род заводимого дела (переписка).

При составлении заголовков секретарь использует такие признаки, как номинальный, авторский и корреспондентский.

Номинальный признак указывает на вид документа, подшиваемого в дело. Например: Предложения, заявления и жалобы граждан и материалы их проверок.

3. Установить названия разделов номенклатуры дел.

Первым разделом номенклатуры дел во 2-ом отделе милиции ставится секретариат, ему присваивают индекс «1».

4. Расположить заголовки дел в номенклатуре в определенной последовательности с учетом степени важности документов.

5. Закрепить расположение всех разделов и дел в номенклатуре индексацией дел, т.е. присвоением номера разделам и делам.

6. Оформить и заполнить графы номенклатуры дел.

В первой графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру дел.

Во вторую графу вносятся названия заголовков дел.

В третьей графе указывается количество дел.

В пятой графе «Примечания» проставляются отметки в течение года.

Источник