сертификат системы менеджмента качества для чего нужен
Сертификат соответствия ISO 9001: зачем он вашему бизнесу и как его оформить?
10.01.2020 Прочтёте за 6 минут. 4880
Документы для стандартизации технологических и бизнес-процессов разрабатывает международная организация International Organization for Standardization (ISO). Одним из самых известных стандартов считается ISO 9001 «Системы менеджмента качества. Требования». Сертификация на соответствие компании его требованиям не является обязательной, но многие предприятия осознанно идут на этот шаг. Нужна ли сертификация по ISO 9001 и что она может дать компании?
Что такое ISO 9001
Сейчас разработано и действует около 23 000 международных стандартов, которые регулируют все аспекты ведения бизнеса. Серия ISO 9000 касается требований к управлению предприятием для обеспечения выпуска качественной продукции. Она основывается на 8 принципах:
Стандарт ISO 9001 предполагает построение такой системы менеджмента качества предприятия, которая ориентирована на потребителя. Базовый принцип этого документа таков: компания должна понимать потребности покупателей своих товаров и услуг, соответствовать их требованиям и уметь предвидеть их ожидания. Только в этом случае предприятие может стать результативным. При этом от системы менеджмента качества требуется не тотальный контроль каждой единицы продукции и каждой операции в процессе ее изготовления, а создание таких условий функционирования предприятия, которые сведут к минимуму ошибки в работе и обеспечат высокое качество изготавливаемых товаров или услуг. В нашей стране действует национальный эквивалент стандарта – ГОСТ Р ИСО 9001-2015.
Зачем нужен сертификат соответствия требованиям ISO 9001
Наличие сертификата соответствия требованиям ISO 9001 – это доказательство грамотного управления предприятием, подтверждение того, что оно выпускает качественную продукцию. Успешная процедура сертификации компании позволяет повысить ее репутацию и служит весомым преимуществом в борьбе за долю рынка с конкурентами. Часто требование о наличии у компании такого сертификата закладывается в тендерные условия или в условия конкурсов по качеству.
Сертификация по ISO 9001 может открыть перед компанией новые горизонты
Когда нужна сертификация по ISO 9001
Чаще всего сертификация по ISO 9001 нужна в двух случаях:
Какой организационный и экономический эффект дает сертификация по ISO 9001
Сертификация по ISO 9001 позволяет не только упорядочить систему управления компанией и сделать ее более результативной, но и получить экономический эффект. Соответствующие исследования проводили испанские экономисты.
В ходе работы они изучали результаты внедрения системы менеджмента качества в соответствии с требованиями ISO 9001 на 800 предприятиях. 400 из них были сертифицированы по ISO 9001, а 400 – нет.
В результате исследования выяснилось, что в сертифицированных компаниях:
Экономический результат в сертифицированных компаниях тоже оказался выше.
Схожие исследования проводились и в нашей стране. В их ходе российские экономисты проанализировали работу более 1 000 компаний и выяснили, что финансовые показатели сертифицированных компаний на 5–10 % выше, чем аналогичные показатели для предприятий, не прошедших процедуру сертификации. Получается, что сертификацию по ISO 9001, в дополнение к перечисленным выше целям, можно монетизировать.
Как провести сертификацию компании
Процедура сертификации по ISO 9001 проходит в два этапа. На первом нужно создать и внедрить систему менеджмента качества. На втором – пройти документальную проверку СМК на соответствие требованиям ISO 9001 и получить сертификат. Далее внедренную СМК нужно поддерживать в актуальном состоянии. Чтобы проверить это, раз в год орган, выдавший сертификат, проводит технический надзор за выполнением требований стандарта.Центр сертификации «Гарант» разработает для вашей компании документы для функционирования системы менеджмента качества и поможет пройти процедуру сертификации по ISO 9001.
Система менеджмента качества (СМК) на предприятии
Система менеджмента качества (СМК) на предприятии
Менеджер МСФО в ООО «Эм Эм Эс Коммьюникейшнз» (входит в рекламный холдинг Publicis Russia)
Понятие системы менеджмента качества
Система менеджмента качества — это набор специальных практик, внутренних политик, методик для работы компании, целью которых является удовлетворение покупателей товарами и услугами высоко качества на постоянной основе.
ISO 9001 — это набор требований для создания правил, политик, процессов, процедур предоставления продуктов и услуг, отвечающих потребностям клиентов и повышающих их удовлетворенность. Стандарт системы менеджмента качества поддерживается Международной организацией по стандартизации и согласовывается большинством стран-членов этой организации, с тем чтобы он мог быть признан на международном уровне, а также принят в качестве золотого стандарта для процессов, используемых во всем мире для СМК. Идентичным переводом этого стандарта на русский язык является ГОСТ ISO 9001.
Для того, чтобы компания могла пройти сертификацию системы менеджмента качества в соответствии с международными требованиями ISO 9001, ей необходимо иметь систему менеджмента качества, а именно —разработать, утвердить, а также ввести в работу следующие документы:
Уполномоченные органы по сертификации по-разному проводят проверку внедрения компаниями требований ISO 9001. Существует более и менее лояльные органы по сертификации. Для прохождения сертификации на уровне серьезного европейского органа, необходимо внедрить СМК и постоянно поддерживать ее в рабочем состоянии, что требует много усилий. Зато бонусом для компании станет признание сертификата на мировом уровне.
В каких случаях компании может потребоваться СМК
Как уже было описано выше, наличие действующей системы менеджмента качества компании подтверждается сертификатом. В России часто можно встретить обязательное условие о наличии сертификата. Такой документ точно потребуется участникам тендеров, госзакупок, конкурсов по качеству. Также его могут попросить некоторые клиенты, потребители.
Сертификация требуется для отдельных видов производства, услуг, таких как, разработка и производство военной техники, вооружения, средств связи, прочей стратегически важной продукции.
Сертификация также применяется при государственном регулировании. Так, наличие этого документа плюс действующая СМК помогут преодолеть нетарифные барьеры в виде обязательной сертификации, установленные рядом стран.
В чем плюсы СМК для компаний
В остальных случаях получение сертификата является необязательным условием, но также дает выгоды при работе с контрагентами.
Так, наличие сертификата качества дает компании возможность сотрудничать с большим количеством других организаций. Современная реальность такова, что компании проще выйти с товаром на рынок, имея данный сертификат. Многие компании ищут партеров-поставщиков товаров, услуг, у которых есть сертификат ISO 9001. Что их мотивирует его требовать? Одни являются приверженцами передовых практик управления, посредством контрактов они хотят, чтобы такие технологии использовали их контрагенты. Для других — это некая гарантии проверки организации на прочность. Также наличие сертификата является альтернативой выездного аудита возможного партнера, что экономит силы, а также деньги компании.
Для инвесторов наличие данного документа будет является подтверждением того, что поставщик сможет обеспечить стабильные поставки.
Если сертификат будет выдан авторитарным, признанным органом по сертификации, то статус получателя от этого только вырастет. Репутация, как известно, легко конвертируется в прибыль.
Сертификат становится дополнительным подтверждением состоятельности, надежности компании, что может способствовать снижению страховых взносов, а также кредитных ставок при обращении к крупным страховым компаниям, банкам.
Упоминание о сертификате может выгодно использовать в рекламе, что однозначно привлечет больше потенциальных покупателей.
Наличие такого документа на стене директора компании будет говорить передовых взглядах на управление компанией, приоритетах качестве продукции.
Стоит отметить, что сертификация может быть интересна не только партнерам по бизнесу, но и руководству предприятия. Так как при прохождении сертификации можно обнаружить слабые места рабочих процессов, а также понять текущие проблемы компании.
Внутренние причины для внедрения СМК
Рассмотрим внутренние причины для внедрения СМК. Основная — это качественная перестройка работы всего предприятия, когда все рабочие процессы становятся понятными. Брак становится явным. Статистические методы позволяют выявить, а также исправить до 85% причин возникновения брака.
Появляется возможность разработать механизм, предупреждающий жалобы, претензии со стороны потребителей, который будет работать как часы.
Матрица, построенная согласно стандартам ISO, увеличивает значение роли руководства, дает ему возможность сосредоточить силы на стратегическом управлении, делегировать полномочия, тем самым увеличить вовлечение в рабочий процесс остальных сотрудников.
Работающая СМК также повышает финансовую привлекательность компании. Ведь расти стоимость активов будет за счет роста цены высококачественной продукции, а также увеличения стоимость торговой марки предприятия. Для акционерных обществ это влияет на повышении курса акций.
Встречаются организации, которые внедряют у себя СМК по стандарту ISO 9001, но отказываются от услуг по сертификации, соответственно, сертификат не получают. Такой вариант возможен в схеме обязательного подтверждения соответствия в Евросоюзе. Вместо сертификации, организации как бы декларируют наличие у них эффективно действующей СМК. Это называется нотификацией.
Несмотря на явные выгоды от сертификата, польза от него зависит от того, насколько менеджмент организации поработал с ISO 9001.
Но порой для организации польза от создания СМК выходит на второй план, главное получит сам документ. Это печально, так как именно эффективно работающая система менеджмента качества даст намного больше прибыли, прочих нематериальных на первый взгляд выгод.
Фирма «1С» обеспечивает добровольную сертификацию франчайзинговых фирм по стандарту ISO 9001:2015 и ГОСТ Р ИСО 9001-2015. Подробности, а также список фирм-франчайзи, имеющих сертификат ISO 9001, смотрите здесь >>>
Принципы управления качеством
Система менеджмента качества ISO 9001 основана на семи принципах:
Ориентация на клиента. Основной целью любой организации должно быть удовлетворение, превышение ожиданий потребителей, клиентов. Когда бизнес-процессы более эффективны, качество выше, больше клиентов могут быть удовлетворены продукцией.
Развитие корпоративной культуры. Создание процветающей корпоративной культуры обеспечивает внутреннюю среду, позволяющую сотрудникам полностью реализовать свой потенциал, активно участвовать в достижении целей компании. Это мотивирует людей, которые могут значительно повысить свою производительность, лояльность.
Вовлечение сотрудников. Это один из фундаментальных принципов. Руководство вовлекает персонал в создание и предоставление ценности, независимо от того, работают ли они полный рабочий день, неполный рабочий день, на аутсорсинге или внутри компании. Организация должна поощрять сотрудников к постоянному повышению их квалификации. Этот принцип также предполагает расширение прав, возможностей сотрудников, вовлечение их в процесс принятия решений, признание их достижений. Когда людей ценят, они работают на пределе своих возможностей, потому что это повышает как их уверенность, так и мотивацию.
Процессный подход. Этот подход предполагает понимание того, что хорошо отложенные рабочие процессы приводят к повышению согласованности, ускорению деятельности, снижению затрат, количеству отходов, а также постоянному совершенствованию.
Постоянное совершенствование. Бизнес должен уметь постоянно создавать новые процессы, адаптируясь к новым рыночным ситуациям.
Принятие решений на основе фактических данных. Компании, принимающие решения на основе проверенных, проанализированных данных, лучше понимают рынок.
Управление взаимоотношениями. Это создание взаимовыгодных отношений с поставщиками, розничными торговцами, управление процессом цепочки поставок, а также развитие отношений с контрагентами для устойчивого делового сотрудничества, успеха.
Каждый элемент системы менеджмента качества помогает достичь общих целей удовлетворения потребностей клиентов, организации.
Рассмотрев основы, которые необходимо знать об СМК, давайте внимательно изучим этапы внедрения подобной системы на уровне компании.
При внедрении СМК проектирование — это первый процесс, который следует выполнить. Нужно выбрать методику, которая подходит для бизнеса, перечислить заинтересованные стороны, спланировать свои временные рамки, решить, собираетесь ли пройти сертификацию (если она обязательна и необходима), собрать существующие документы.
Затем наметить стратегию, которая позволит легко следовать плану реализации.
Точно так же необходимо разместить на внутреннем сайте или сетевом диске компании все шаблоны, которые планируются использовать для внедрения, в соответствии с доступами к информации по отделам. В инструкции должна быть включена информацию о её цели, сфере применения, о том, кто несет ответственность за внедрение.
Если у компании уже есть процедуры, описанные выше, можно начать со второго шага. Тем не менее, надо будет убедиться, что процедуры, которые уже есть, актуальны плюс соответствуют целям, задачам.
На втором этапе организуется доступ сотрудников к печатным инструкциям, а также обучению.
Измерение СМК заключается в определении эффективности, результативности каждого процесса при достижении его целей. При измерении следует убедиться, что процесс, используемый при контроле, измерении документов аналогичен составленному при проектировании.
Обзор, улучшение
Это заключительный шаг при внедрении СМК. Все, что нужно сделать здесь — это проверить СМК, чтобы сообщить результаты своим сотрудникам. Тогда сотрудники будут знать, какие области соответствуют стандарту СМК, изложенному компанией, видеть те области, которые необходимо улучшить.
После рассмотрения документов также важно улучшить то, что есть, основываясь на предложениях, сделанных ответственными экспертами по предмету в различных отделах. Это поможет компании доработать и усовершенствовать систему до того, как она будет окончательно подвергнута проверке регулирующих органов.
Как избежать ошибок при внедрении СМК
Ниже перечислены некоторые из наиболее распространенных проблем, а также, что нужно сделать, чтобы сэкономить время и энергию при их возникновении.
Стремление к совершенству. Правда в том, что идеальной СМК нигде нет. Стремясь к совершенству, можете увязнуть в деталях, вместо того чтобы реализовать «лучшее возможное» решение, чтобы было на чем строить. Помните, что непрерывное совершенствование встроено в СМК, поэтому оно будет происходить с течением времени.
Ненужная документация. У организаций есть много документов, которым они в конечном итоге теряют счет. Это влияет на выпуск и производительность труда работников в долгосрочной перспективе. Однако следует должны отметить, что цель СМК не в том, чтобы создавать документы, а в том, чтобы надлежащим образом передавать правильную информацию.
Жесткая природа СМК. Можно создать СМК, которая не является гибкой. Если изменить процедуру в СМК слишком сложно, она может работать неэффективно. Если СМК такова, то при необходимости ее будет трудно улучшить. Поскольку требования клиентов и компании постоянно изменяются, существует потребность в том, чтобы СМК также развивалась. Нужно время от времени улучшать действующую СМК, чтобы она могла идти в ногу с изменениями, которые претерпевает компания. Это улучшит производительность, поможет использовать новые возможности.
Отсутствие мотивации. Иногда компания принимает решение о разработке СМК под влиянием внешних факторов, не привлекая при этом своих сотрудников. Когда это происходит, в компании обычно царит атмосфера «они и мы». Поскольку нежелание обычно возникает из-за страха потерять работу, необходимости делать больше работы или переподготовку, лучше проинформировать всех сотрудников и руководство о следующих шагах, которые хотите предпринять с СМК. Держите всех в курсе, вовлекайте их, чтобы они были мотивированы. Поговорите со всеми участниками, дайте им понять, почему вы должны внедрять СМК в компании. Убедитесь, что они понимают, что речь идет об эффективности, облегчении их работы, достижении лучших результатов. Тогда они будут мотивированы, чтобы поддержать вас и увидеть успех системы.
Мало или вообще никакого внимания к клиентам. Если не будете внимательны, то, сосредоточившись на процессах СМК, а не на результатах, погрязнете в документировании и организации, забыв о цели СМК удовлетворить клиентов. Никакого уровня качества недостаточно, если клиенты не удовлетворены. Необходимо инвестировать время и ресурсы, чтобы узнавать о потребностях клиентов, общаться с ними.
Заключение
Как бы ни была важна система менеджмента качества для компании на каждом этапе роста, большинству владельцев бизнеса по-прежнему трудно ее внедрить. Они считают, что это дорогостоящая маркетинговая стратегия для таких компаний, как Apple, Samsung и Ford. Или — что это слишком большая работа, сложная, и рентабельность инвестиций в конце концов не стоит того.
На самом деле СМК жизненно важна для любой компании. Выгоды от внедрения этой системы в любой компании многочисленны, к которым относятся:
Как ISO 9001 помогает управлять поставщиками
Многие организации внедряют систему менеджмента и получают сертификат ISO 9001, потому что его требуют b2b-покупатели и заказчики. А что если взглянуть на ситуацию с другой стороны и задуматься — зачем вашему контрагенту нужно, чтобы ваша организация выполняла требования стандарта ISO 9001?
На самом деле, стандарт помогает в управлении цепями поставок, помогая предотвратить или снизить потенциальные риски как заказчику, так и поставщику. В этой статье рассмотрим, как работает стандарт в отношении цепи поставок.
Разница между сертификатом ISO 9001 и сертификатом на продукцию
Сертификат соответствия ISO 9001 не есть замена сертификата соответствия или декларации соответствия продукции.
Сертификат на продукцию — это подтверждение соответствия продукции установленным требованиям. Сертификат ISO 9001 — это подтверждение соответствия системы управления установленным требованиям.
Товары или услуги не могут «соответствовать ISO 9001». Наличие сертификата ISO 9001 указывает на то, что у поставщика внедрена система менеджмента качества, соответствующая требованиям ISO 9001. В частности, это означает, что:
Все эти и другие важные компоненты ISO 9001 помогают выстроить такую систему управления бизнесом, чтобы продукты выпускались, а услуги оказывались постоянно стабильного качества. А если что-то пойдет не так, проблемы будут оперативно решены и учтены на будущее. Если заказчик недоволен работой своего поставщика, поставщик обязан провести разбор жалобы клиента и предпринять меры, чтобы избежать повторения этого инцидента.
Стандарт ISO 9001 основан на риск-ориентированном подходе к менеджменту, предполагающем превентивные действия в отношении потенциально возможных проблем. Работа над ошибками и минимизация будущих ошибок, работа на опережение – в этом смысл ISO 9001.
От заказчика тоже многое зависит
В процессе закупок есть, как минимум, две стороны: поставщик и заказчик. Так вот, требования ISO 9001 заказчику имеет смысл соблюдать наравне с поставщиком, иначе все старания поставщика могут оказаться напрасными. И это касается всех участников цепи поставок.
Есть такая мудрая армянская сказка про жадного Вартана. Пришел он к скорняку с овечьей шкурой и спросил, сошьет ли тот шапку. Скорняк согласился, но Вартану было мало одной — а вдруг получится две? Оказалось, что и две можно. В итоге сошлись на семи шапках. Когда же подошел срок принимать работу, заказчик был в недоумении — шапки были настолько малы, что ни одну из них нельзя было надеть. Конечно, в этой истории заказчика подвела его собственная скупость. Однако какими бы ни были мотивы заказчика, нам в этом примере важно, что он забыл озвучить требования к продукции!
Часто именно из-за отсутствия четких критериев заказчик получает совсем не то, что ему было нужно. Стандарт ISO 9001 не определяет конкретных требований к продуктам или услугам, которые приобретает организация. Но в стандарте есть ряд требований к процессу закупок. Среди этих требований, например, такие:
Также могут быть предъявлены требования к методам, процессам, оборудованию, компетентности персонала и т.п.
«Во время аудитов СМК порой вижу, что согласно договору на закупку качество закупаемой продукции должно соответствовать «государственным требованиям», или «международным стандартам». Как тогда поставщику понять, чему соответствовать? Ведь выбор в этом случае у него крайне широк», — делится своим наблюдением Наталья Алиева, ведущий аудитор SGS.
При этом принципиально, чтобы определял критерии к поставщикам и закупаемым продукции/услугам не отдел закупок единолично, а с учетом запросов фактических пользователей внутри организации. В противном случае получаемые продукты или услуги могут соответствовать заявленным требованиям, но не подойти для предполагаемого применения.
Для иллюстрации данного тезиса Наталья Алиева приводит следующий пример из своей аудиторской практики. Организация закупает один и тот же вид продукции (по названию), но разного сорта: кислоту высокой степени химической чистоты для лабораторных нужд и техническую кислоту для производственных целей. По цене при этом разница существенная.
И вот производственному подразделению приходит пора пополнять запасы кислоты, и в заявке на закупку они указывают: «закупить кислоты 100 кг». В отделе закупок недавно приступил к работе новый специалист, он берет последний договор, по которому поставлялась кислота, а это оказывается кислота для лаборатории, и по аналогии размещает заказ на 100 кг особо чистой кислоты. Да, она подойдет для производства, ведь ее качества превосходят техническую кислоту, но стоит-то она в 10 раз дороже.
Этого бы не произошло, если бы требования конечных пользователей были четко сформулированы. Именно к этому призывает нас ISO 9001: организация должна определить состав информации, которую следует сообщать поставщику перед закупкой, и каким образом эта информация будет транслироваться.
Например, может быть разработана форма заявки, где предусмотрены все важные поля, и система просто не пропустит заявку без этой информации. Тогда вероятность риска, что поставщик получит неадекватные требования, снизится.
Cоответствие ISO как критерий выбора поставщика
Итак, когда заказчик определил требования, можно искать организацию, которая их выполнит. Или — в случае с текущим поставщиком — убедиться, что он способен их выполнять. Как в этом случае поможет стандарт?
Безусловно, на выбор поставщика влияют его репутация, история его деятельности. Но также можно оценить способность поставщика предоставлять соответствующие продукты и услуги на постоянной основе, исходя из соответствия организации стандарту ISO 9001.
Решение, запрашивать ли сертификат ISO 9001 у поставщика или нет — сугубо индивидуальное. Многое зависит от того, о каких именно продукте или услуге идет речь, какую роль они играют в бизнес-модели компании и каковы риски для бизнеса, если возникнут проблемы с этим продуктом или с этой услугой. Насколько важно быть уверенным в способности поставщика предоставлять продукцию и услуги соответствующего качества на постоянной основе?
Доверяй, но проверяй
Предположим, компания-заказчик решает выбрать в качестве поставщика организацию, чья система менеджмента построена согласно ISO 9001. Как понять, что это действительно так? Наиболее частым способом является требование предъявить сертификат ISO 9001. Однако надо понимать, что на рынке сертификации работает 3 типа сертифицирующих органов:
Во всех трех случаях выдаются сертификаты ISO 9001. Но вряд ли они сопоставимы по своей смысловой нагрузке. Поэтому заказчику следует обращать внимание на:
В сертификате указывается область применения сертифицированной системы менеджмента. То есть в компании может быть несколько направлений деятельности, и организация может сертифицировать только одно из них. Например, компания производит полимерную упаковку и хозяйственные изделия из полимеров, а сертифицировано только производство хозтоваров. Если заказчик покупает упаковку, то сертификат ISO 9001, предъявляемый компанией-поставщиком, не релевантен. Поэтому важно уточнять область применения СМК, а не просто требовать сертификат СМК от организации.
Если поставщик решил внедрить у себя требования ISO 9001, сертификация не является обязательной. Но тогда доказать соответствие своей системы менеджмента качества стандарту ISO 9001 сложнее. Для заказчика способом убедиться в достоверности этой информации является проведение аудита своими силами либо силами привлеченной независимой организации. О принципах проведения аудитов читайте в статье.
Обоюдная выгода
ISO 9001 устанавливает определенные нормы поведения для бизнеса. Это как говорить на одном языке: если участники цепи поставок живут по стандарту ISO 9001, взаимодействовать им будет легче, а результат взаимодействия – прогнозируемым. Если каждый участник цепочки будет, с одной стороны, тщательно анализировать требования своего клиента, а с другой стороны, четко формулировать требования к своим поставщикам, то выиграют все стороны и в конечном итоге — его величество потребитель.
ПОНРАВИЛАСЬ ЭТА СТАТЬЯ? ИНТЕРЕСУЮТ СТАНДАРТЫ ISO И СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА? ПОДПИШИТЕСЬ НА НАШУ РАССЫЛКУ И РЕГУЛЯРНО ПОЛУЧАЙТЕ ПОЛЕЗНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОБ ИЗМЕНЕНИЯХ В СТАНДАРТАХ, РАЗЪЯСНЕНИЯ ОТ АУДИТОРОВ SGS И ПРИМЕРЫ ЛУЧШИХ ПРАКТИК.
О КОМПАНИИ SGS
Группа SGS является мировым лидером в области независимой экспертизы, контроля, испытаний и сертификации. Основанная в 1878 году, сегодня SGS признана эталоном качества и деловой этики. В состав SGS входят свыше 2 600 офисов и лабораторий по всему миру, в которых работает 89 000 сотрудников.