сертификат в архиве что значит
Архивный шифр — что это такое и как его расшифровать
Каждому документу, подлежащему хранению в архиве, независимо от типа носителя, присваивается определенный шифр. Это позволяет упростить процедуру поиска дела, так как определяет ее местонахождение среди стеллажей. Архивный шифр представляет собой буквенное и числовое обозначение, которое наносится работниками архива на единицу хранения для учета и идентификации.
Шифр — это своеобразный поисковый адрес конкретного документа или дела, используемый в качестве ссылки при работе с архивными данными. Шифр наносится на обложку дела в левом углу снизу и формируется по установленным правилам.
Архивный шифр включает в себя следующие сведения:
В зависимости от масштабов архива и правил присвоения архивных шифров, на обложке также может указываться номер коробки или количество листов.
В качестве примера можно привести следующее обозначение, проставленное на обложке дела:
Где Ф – номер архивного фонда, Оп. – № архивной описи, Д. – № дела.
Сначала указывают наименование организации, где хранится определенный документ. Если учреждение входит в число источников комплектования Архивного Фонда РФ, то документы сдаются в государственный архив на постоянное хранение после выполнения надлежащего оформления и проверки правильности формирования дел.
Единицей хранения принято обозначать обособленный документ или их сборник, который имеет самодостаточное значение.
Архивным фондом называют совокупность документов фондообразователя. В его роли могут выступать государственные и местные органы, организации и фонды личного происхождения. Каждому из них в архиве присваивают уникальный номер. В фонде могут содержаться тысячи дел.
В описи обозначается номер, заголовок и количество листов в деле. На завершенные дела независимо от сроков их хранения, прошедшие экспертизу ценности, необходимо формировать опись. После истечения сроков архивные документы уничтожаются.
Опись определяется как определенным образом сформированный архивный справочник, который содержит систематизированную совокупность единиц хранения и предназначен для их учета и закрепления принципов систематизации.
Опись дела вмещает в себя титульный лист, описательную статью и относится к категории учетных документов, поэтому является частью научно-справочного аппарата. В ней перечисляются заголовки и дополнительные сведения о составе единиц хранения. Если в фонде произошли некоторые изменения, то это должно быть зафиксировано в учетных документах.
В дело складываются документы, которые впоследствии подшиваются в общую папку, и им присваивается единый заголовок. Листы должны быть пронумерованы на лицевой стороне. Номера проставляют простым карандашом.
Листы в делах с постоянными и долговременными сроками хранения необходимо нумеровать для обеспечения удобства работы с ними в дальнейшем и обеспечения сохранности документов. Иллюстративные материалы необходимо нумеровать на оборотной стороне листа в левом верхнем углу.
Результаты нумерации листов фиксируются архивистами в доверительной записи, расположенной на последнем листе. В ней указывают цифровым обозначением и прописью количество пронумерованных листов, а также число листов внутренней описи, литерных и пропущенных номеров.
На этапе подготовки дел к сдаче в архив работниками архива заблаговременно проверяется корректность формирования и соответствие количества, включенных в опись дела, числу дел, которые были заведены, если основываться на тех сведениях, что указаны в номенклатуре дел.
Дела, выдаваемые из архивного хранилища во временное пользование читателям для ознакомления или сторонним организациям, должны обладать архивным шифром, включать пронумерованные листы и лист-заверитель дела. Взамен выданных единиц хранения необходимо размещать карту-заместитель.
Помимо оформления обложек дел на бумажных носителях, в настоящее время существует потребность в ведении электронной документации. Архивный шифр должны содержать и документы, созданные в электронной форме и внесенные в информационную архивную систему.
Подготовка электронных документов к сдаче в архив для временного или вечного хранения предполагает проведение проверки физического состояния носителей и запись на них файлов, составление описания, проставление архивных шифров в соответствии с архивной описью, а также оформление сопроводительной документации с указанием сведений о рассматриваемом документе. Архивный шифр документа является обязательным условием при составлении описания контейнера документа.
Обеспечение юридической значимости электронных документов в архиве при долгосрочном хранении
Алексей Микрюков, бизнес-аналитик DIRECTUM
Тема создания электронных архивов набирает все большую популярность. При этом эксперты в своих статьях обозначают различные проблемы, препятствующие внедрению таких систем. Одна из них — обеспечение юридической силы при долговременном хранении электронных документов.
По данной теме уже много всего написано, и, казалась бы, она раскрыта с разных сторон. Но в то же время организациям, которые задумались об архиве электронных документов долгосрочного хранения, достаточно сложно сформировать полную картину: связать общие требования стандартов и способы их реализации со своими реальными задачами.
В контексте данной статьи под электронными документами будем понимать документы, которые существуют только в электронном виде, заверенные электронной подписью.
Корни проблемы
Не важно в каком виде оформлен документ (существует ли он на бумаге или только в электронном виде), рано или поздно может возникнуть вопрос доверия. Контрагент или сотрудник может отказаться исполнять обязательства мотивируя это тем, что документ, в котором они зафиксированы, не действителен.
Юридическая сила — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
То есть электронный документ обладает юридической силой если:
Признание ЭП является одним из вопросов, который может быть поставлен под сомнение. Условия признания зафиксированы в ФЗ № 63 «Об электронной подписи». Одним из условий является возможность проверки действительности сертификата электронной подписи на момент подписания или на момент проверки.
Срок действия сертификата, как правило, 1 год. Поэтому, если мы рассматриваем длительное хранение документов, то на момент проверки срок действия сертификата, скорее всего уже истечет.
И здесь возникает вопрос: как подтвердить действительность сертификата на момент подписания?
А есть ли проблема?
Однозначного признания проблемы обеспечения юридической значимости при длительном хранении не существует, как и нет единого способа ее решения. В первую очередь, это связано с отсутствием четкой нормативной базы, нехваткой практики организации хранения электронных документов и, соответственно, судебной практики. Часто наличие проблемы обосновывается необходимостью предпринять все возможные меры (возможно где-то даже «перестраховаться») для снижения рисков, которые могут возникнуть при необходимости подтверждения юридической силы.
Существуют и альтернативные взгляды, в которых высказываются сомнения в необходимости проведения каких-либо специальных технических мероприятий, направленных на «поддержание» юридической значимости документа. Или решения этой проблемы исключительно на методическом уровне.
Чья проблема?
Является ли обеспечение юридической значимости документа задачей электронного архива, или она должна обеспечиваться другими средствами?
В явном виде в правилах и рекомендациях по работе архивов нет требований поддержания юридической силы документов, переданных на хранение в архив.
При этом в «Основных правилах работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) говорится, что одной из основных задач архива является обеспечение «использования хранящихся в архиве документов». В это понятие включается в том числе предоставление документов по запросам граждан, организаций, контролирующих и судебных органов. Это подразумевает, что документы, предоставляемые архивом, должны быть юридически значимыми.
Электронные документы могут передаваться в архив организации на каких-либо носителях или через коммуникационные сети организации из информационных систем, в которых они были созданы (ИС-источники). После чего они размещаются в специализированной информационной системе (долгосрочный электронный архив).
Стоит заметить, что внутренний архив организации не может выступать третей стороной в спорах. Поэтому нужно обеспечивать юридическую значимость в процессе хранения. Если бы мы передавали документы в какой-либо внешний независимый архив (например, государственный архив или в компанию с услугами внеофисного хранения, или оператору ЭДО), то можно было бы говорить о том, что достаточно обеспечить юридическую силу только при передаче.
Чтобы документ был юридически значимым при получении (запросе) из архива, должно соблюдаться два момента:
Решение проблемы
Рассмотрим наиболее распространенные варианты решения задачи «поддержания» юридической значимости документа.
Использование усовершенствованной электронной подписи (УЭП)
Формат усовершенствованной электронной подписи предусматривает обязательное включение в реквизиты подписанного документа доказательства момента создания подписи (штамп времени) и действительности сертификата в момент создания подписи. Таким образом, усовершенствованная ЭП позволяет избежать необходимости собирать доказательства действительности сертификата на момент подписания.
Если подписи созданы с помощью сертификатов доверенных (аккредитованных) удостоверяющих центров (УЦ), то для обеспечения доказательств действительности сертификата важно зафиксировать время подписания документа (штамп времени). При этом УЦ может выступать в спорах в качестве «третьей стороны» и при необходимости предоставить информацию о действительности сертификата на момент подписания.
Усовершенствованная электронная подпись
Формат усовершенствованной ЭП включает в себя:
Перештамповка/переподписание документов
Это, пожалуй, наиболее часто встречающееся решение. Штамп времени и усовершенствованная ЭП обеспечивают юридическую силу, пока действует сертификат доверенного центра, которыми они были подписаны. Соответственно, после истечения срока действия сертификата надо иметь доказательства того, что сам штамп времени был сформирован в момент, когда сертификат был действителен.
Такие рекомендации приведены также в «Концепции хранения и использования электронных документов с обеспечением их юридической силы для финансового рынка» (492 КБ, PDF). Концепция разработана Центробанком, рассмотрена на Подкомиссии по использованию информационных технологий при предоставлении государственных и муниципальных услуг 31 марта 2017:
«Применительно к системам долговременного хранения, механизмы обеспечения юридической силы электронных документов (ЭД) могут базироваться на подходе, включающем следующие процедуры:
Таким образом, до истечения срока действия сертификата службы штампов времени (Time Stamping Authority — TSA) документы нужно «перештамповать» с использованием нового сертификатом TSA. В результате образуется цепочка электронных подписей, в «конце» которой всегда есть электронная подпись (штамп времени) сформированная с помощью действующего сертификата.
Рис. Цепочка электронных подписей (штампов времени)
Хранение сертификатов вместе с подписанным документом
Еще один вариант обеспечения юридической значимости в долговременном архиве — хранить вместе с документом, подписанным усовершенствованной ЭП, сертификат ключа электронной подписи.
Такая рекомендация дается для хранения счетов-фактур в п. 1.13 Приказа Министерства финансов РФ от 10 ноября 2015 г. N 174н:
«1.13. Участники электронного документооборота обеспечивают хранение документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, составление и выставление которых предусмотрено настоящим Порядком, совместно с применявшимся для формирования электронной подписи указанных документов квалифицированным сертификатом ключа проверки электронной подписи в течение срока, установленного для хранения счетов-фактур».
Заключение
Как мы уже говорили, нет однозначного признания необходимости специальных действий для обеспечения юридической значимости электронных документов в архиве, и, соответственно, нет единого способа решения проблемы. Каждый вариант имеет свои плюсы и минусы. Например, использование усовершенствованных квалифицированных электронных подписей может быть достаточно дорогим. А при перештамповке требуется выполнение в архиве регулярных процедур, связанных с обработкой больших объемов документов.
Поэтому к выбору нужно походить индивидуально, учитывая виды и объемы документов, их критичность, возможности системы и другие факторы.
Сертификаты будут переносить в архив
С 24 июня 2019 года в соответствии с постановлением Правительства РФ №300 от 21 марта 2019 года Росаккредитация (ФАС) получила право переводить в разряд архивных сертификаты соответствия, декларации о соответствии и протоколы испытаний. После чего данные документы становятся недействующими.
В каких случаях будет происходить архивирование:
1. По выше указанным документам вынесено предписание по их отмене, но требование не выполнено органом.
2. Выданы органом, прекратившим свою деятельность и был установлен факт их необоснованной выдачи. При этом ФАС перенесет в архив ВСЕ сертификаты, выданные данной организацией за последний год.
Помимо этого, собираются анонсировать создание реестра, в который на добровольной основе будут заноситься сертификаты соответствия. На сколько данный процесс будет добровольным покажет практика.
Господин Херсонцев (руководитель ФАС) сообщает, что не позднее 1 июля 2019 года вступит в силу новая норма. Одним из условий аккредитации органа сертификации будет являться наличие в штате экспертов без репутационных рисков. За хотя бы один проступок, например, выход на рынок некачественной продукции, будет отказано во внесении в реестр органов по сертификации по оценке ЕАЭС. Какие именно репутационные риски и как они будут оцениваться при внесении органа сертификации в реестр не уточняется.
Глядя со стороны, на происходящее, остается только задавать вопросом, какую первоочередную цель преследуют представители власти – полное обеление таможенного оформления, или все таки создание и лоббирование монопольных участников рынка сертификации (в т.ч. испытательных лабораторий) на территории РФ. С таким развитием событий, страшилка про законодательное закрепление оформления товаров только через таможенных представителей становится куда более реальной.
Проверяем своих партнеров по сертификации (где у них расположены лаборатории, и куда передаются образцы), есть ли нарушения, в т.ч. выход на рынок некачественной, но подтвержденной на соответствие, продукции, и наблюдаем дальше.
Руководитель Юридического отдела международного логистического оператора ООО «Бона Фиде Групп»
Документы о соответствии, перемещенные в архивную часть реестров, ведение которых осуществляет Росааккредитация
Приложением № 9 к Договору о Евразийском экономическом союзе установлено, что формирование и ведение единых реестров выданных или принятых документов об оценке соответствия осуществляются в порядке, утверждаемом Комиссией.
В соответствии с п. 7 Порядка формирования и ведения единого реестра выданных сертификатов соответствия и зарегистрированных деклараций о соответствии, утвержденного Решением Коллегии ЕЭК от 26.09.2017 № 127, формирование и ведение национальных частей единого реестра обеспечиваются уполномоченными органами в соответствии с законодательством государств-членов.
Согласно п. 5 Положения о Федеральной службе по аккредитации, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 17.10.2011 № 845, Федеральная служба по аккредитации (далее – Росаккредитация) осуществляет полномочия в установленной сфере деятельности, в том числе формирование и ведение национальной части Единого реестра выданных сертификатов соответствия и зарегистрированных деклараций о соответствии, оформленных по единой форме, а также оперативное размещение ее на официальном сайте Службы в сети Интернет с обеспечением доступа к указанному сайту.
Росаккредитация согласно п. 3 Положения о федеральном государственном контроле за деятельностью аккредитованных лиц, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 30.03.2017 № 360 (далее – Положение), осуществляет государственный контроль за деятельностью юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, аккредитованных в национальной системе аккредитации.
В соответствии с п. 13 Положения в случаях и по основаниям, предусмотренным федеральными законами, Росаккредитация вправе провести проверку деятельности юридического лица (индивидуального предпринимателя), аккредитация которого на дату начала проведения проверки или до ее завершения была прекращена, если предметом проверки является соблюдение таким лицом в период действия его аккредитации в национальной системе аккредитации обязательных требований к выполнению работ по сертификации и (или) проведению исследований (испытаний) и измерений в целях обязательного подтверждения соответствия продукции, и указанным лицом не отменены результаты его деятельности в качестве аккредитованного лица, являющиеся предметом проверки, и (или) не истек срок привлечения юридического лица (индивидуального предпринимателя) к административной ответственности за нарушение требований законодательства Российской Федерации к деятельности аккредитованных лиц. В случае если в ходе такой проверки выявлены нарушения при выдаче документов об оценке соответствия, национальный орган по аккредитации выдает предписание об отмене соответствующих результатов деятельности аккредитованного лица.
Также Росаккредитация вносит в федеральную государственную информационную систему в области аккредитации, реестры сертификатов соответствия и реестры деклараций о соответствии информацию о выданных предписаниях об отмене соответствующих результатов деятельности аккредитованного лица с переводом сведений о соответствующих результатах деятельности аккредитованного лица в архивную часть реестра в случае, если на момент принятия такого решения аккредитация юридического лица (индивидуального предпринимателя) прекращена и юридическим лицом (индивидуальным предпринимателем) не было исполнено предписание об отмене результатов своей деятельности в качестве аккредитованного лица либо аккредитация юридического лица (индивидуального предпринимателя) была прекращена в соответствии с п. 5 ч. 3 ст. 27 Федерального закона от 28.12.2013 № 412-ФЗ «Об аккредитации в национальной системе аккредитации» (далее – Федеральный закон № 412-ФЗ).
В архивную часть единого реестра Росаккредитацией переводятся сведения о сертификатах соответствия, действие которых прекращено, в соответствии с пп. ж п. 21 Порядка формирования и ведения единого реестра сертификатов соответствия, предоставления содержащихся в указанном реестре сведений и оплаты за предоставление таких сведений, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 10.04.2006 № 201.
Участник ВЭД может проверить статус документа о соответствии с использованием открытых источников информации – официального сайта Федеральной службы по аккредитации (раздел «Реестры» – раздел «Сертификаты соответствия» или «Декларации о соответствии»). Также статус документа может быть проверен с использованием АПС «Личный кабинет участника ВЭД» Данные об органах по сертификации и испытательных лабораториях, об области их аккредитации, а также аттестате аккредитации также содержатся в открытом доступе на сайте Росаккредитации в разделе «Реестры».
Росаккредитация получила право аннулировать сертификаты
В соответствии с постановлением Правительства РФ № 300 от 21 марта 2019 года Росаккредитация (Федеральная служба по аккредитации (ФАС)) получила право переводить в разряд архивных сертификаты соответствия, декларации о соответствии, протоколы испытаний. После чего эти документы автоматически становятся недействующими. Постановление полностью вступает в силу 24 июня 2019 года.
Производить архивирование документов ФАС будет в случаях, когда:
После архивирования документа в реестре ФГИС он будет выделен цветом, а статус изменится на «архивный».
Таким образом выбор органа по сертификации и проверка схем его работы становятся еще более важными.
Следующим шагом углубления контроля в сфере сертификации станет анонсированное Росаккредитацией создание реестра, в который на добровольной основе будут заноситься сертификаты соответствия.
Руководитель Росаккредитации Алексей Херсонцев сообщил, что не позднее 1 июля в 2019 года вступит в силу новая норма. По решению Совета ЕЭК от 05.12.2018 № 100 принята поправка, по которой одним из условий аккредитации является наличие в штате организации экспертов без репутационных рисков. Поэтому в случае если эксперт единожды допустит нарушения и на рынок выйдет некачественная продукция, это станет основанием для отказа внесения в реестр органов по сертификации по оценке соответствия ЕАЭС. По словам Алексея Херсонцева, это «создаст дополнительный стимул для стабилизации обстановки на рынке оценки соответствия». Также глава ФСА отметил, что в ближайшее время количество аккредитованных органов по сертификации, испытательных лабораторий и аккредитованных экспертов значительно сократится.
БЫСТРАЯ ЗАЯВКА НА ГРУЗОПЕРЕВОЗКИ
Комментарии 2
Все движутся к просветлению, даже ФСА.
Система сертификации в наше время похожа на любую другую гадательную систему.
Есть законы, перечни как карты таро, таблица Пифагора, натальная карта со всеми домами и созвездиями или бодиграф по дизайну человека. Вот тут начинается самое интересное.
Хорошо, если вы попадете на опытного эксперта, в том числе который вчитывается во все изменения и заново перечитывает всю нормативную документацию (но чаще ему не до этого), общается с коллегами, задает вопросы Вселенной (ФСА) посредством своих руководителей ангелов-хранителей (если повезет) и получает ответы по средством ангельских постановлений…Но таких экспертов мало.
Чаще бывает по-другому.
Иногда хочется, чтобы был один сертификатолог или чтобы нормативная документация была написана топорно и понятно для любого эксперта и заявителя. Сертификатологов на рынке развелось как говна на лужайке по весне…Хорошо уже Вселенная ФСА за свои совки (не соски) взялась и использует их по назначению. Раньше только отмахивалась ими от бабочек.
Или сознание у матушки России растет и приходит понимание, что негоже гадить на лужайку, с которой детям и жене цветы собираешь. Как в психологии личности Вселенная ФСА слой за слоем себя отчищает и когда-нибудь станет кристально прозрачной пирамидой.
Но пока на одну и ту же продукцию можно получить разный расклад по действиям. Так Меркурий снова войдет в созвездие Водолея, нужно оформлять Сертификат по ЭМС, но если вы поедите путем ближним к Владивостоку, который по нумерологии под счастливым числом стоит, то можно обойтись другим документом. Возможно мы вам вольно трактуем перечень с кодами ТН ВЭД, поэтому будьте на стороже.
С вас 30000 рублей. Еще дайте вашу этикеткую ладошку, посмотрю есть ли в линиях проверка от Роспотребнадзора.
Чем опытнее эксперт по сертификатологии, чем больше познал сертификационных учений и учителей, чем чаще общался со Вселенной ФСА и зависал на сайтах по раскладу Нормативной документации, тем выше цена и ажурнее ответик.