сетевые локальные документы в библиотеке что это

Учет библиотечного фонда

Поиск по этому блогу

среда, 28 ноября 2012 г.

Сетевые удаленные документы

Анонимный 25 ноября 2012 г., 22:36
Уважаемая Нина Ивановна! Дорогие коллеги! К Вам обращается Дальневосточная гос. научная библиотека (Хабаровск). У нас острый вопрос с учетом оцифрованных документов через удаленный доступ (ЛитРес, Библиороссика ). В форме есть раздел новых поступлений — электронные издания. Мы активно приобретаем доступ к электронным библиотекам (реально увеличивыя фонды на сотни тысяч электронных книг). Провели большую работу и подключили муниципальные библиотеки На мой взгляд это революционный прорыв в части увеличения новых поступлений (не надо площадей, небольшие финансы, оперативность информации). Например, фонд сельской библиотеки насчитывает 56 тыс. единиц хранения (собрали за 75 лет!), мы за два дня подключили их ЛитРесу и фонд библиотеки увеличился на 60 тысяч электронных книг! Помогите, срочно необходимо выработать единые подходы к учету электронных информационных ресурсов. Нам удалось убедить местные власти перейти на альтернативный режим комплектования, но если мы не сможем показать статистику за год, нам больше денег не дадут. Отсутствие механизмов учета мешает развиваться библиотекам. Мы говорим про модернизацию, информатизацию, создаем модельные стандарты, а застряли в учетной политике прошлогог века. Ждать больше нельзя, надо решительно действовать! Как, давай думать сообща. Формы 6 НК уже разосланы по региональным библиотекам. Удивительно, сама реальная библиотечная жизнь опережает нормативные и учетные документы. Мы не имеем права мешать самим себе и вредить нашему читателю, их так мало осталось, боремся за каждого… Спасибо, готова подключиться к решению данной проблемы.

Нина Хахалева, советник генерального директора РГБ 28 ноября 2012 г., 1:22
У меня то же предложение, но… В пояснениях к форме содержание этой графы соотносится с Инструкцией по учету библиотечного фонда 1998 г. Насколько я понимаю, вторжение в этот текст потребует утверждения Росстата. Но другого выхода я тоже не вижу. Я направила Ваш комментарий в блоге Министерству культуры — как крик души. И сейчас мы активно общаемся по данному поводу. Будем вырабатывать решение все вместе.

Нина Хахалева, советник генерального директора РГБ 3 декабря 2012 г., 4:24
, напоминаю, что документ пока не принят.
, контроль за списанием, о котором Вы говорите, прописан в документе только в отношении библиотечного фонда как особо ценного движимого имущества (ОЦДИ), к которому сетевые документы удаленного доступа не относятся. Согласно бухгалтерскому учету, который является основой учета ОЦДИ и библиотечного фонда как имущества, электронные сетевые документы удаленного доступа (лицензионные ресурсы, к которым оформляется право доступа) приобретаются как услуги и в течение срока действия числятся на забалансовом счете.
Но хочется отметить супер важность заданного вопроса, поскольку он отражает нерешенность не только статистического, но и бухгалтерского учета сетевых удаленных документов. Хотя может быть есть библиотеки, у которых сложилась другая, адекватная современным требованиям, практика?

Источник

Сетевые локальные документы в библиотеке что это

Главная Библиотеки Библиотечное дело

Ч етырнадцать лет отделяют нас от года принятия «Инструкции об учёте библиотечного фонда», причём это годы активного развития электронных ресурсов и освоения их библиотеками, это период внесения коренных изменений в правовое положение библиотек и в систему финансирования библиотечной деятельности. Такие серьёзные преобразования потребовали адекватного отражения в нормативной базе библиотечной деятельности, в том числе и учёта библиотечного фонда. Ответом на данный вызов стала подготовка и принятие «Порядка учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда», который был утверждён приказом Министерства культуры РФ от 8 октября 2012 г. № 1077, зарегистрирован Министерством юстиции РФ 14 мая 2013г. № 28390, опубликован в «Российской газете» 22 мая 2013 г., введён в действие 3 июня 2013 г. «Инструкция об учёте библиотечного фонда» (1998) отменена приказом Министерства культуры РФ от 03.06. 2013 № 623.

Новый документ представил решения ряда очень важных, насущных проблем в библиотечном деле, но вместе с тем породил и новые вопросы, трудности в понимании отдельных положений. И это вполне естественно, поскольку при разработке документа приходилось сочетать разные подходы, искать компромиссы в решении иногда противоречивых задач. Актуализация документа должна была быть сбалансирована с требованием сохранения преемственности в учёте фонда. Новые направления в российской библиотечной практике необходимо было объяснить терминами, понятными не только нам, но и зарубежным коллегам, в связи с чем появились термины и понятия, заимствованные из Международного стандарта ИСО 2789 «Информация и документация – международная библиотечная статистика». Некоторые термины и понятия корректировались юристами, а также методологами Министерства финансов РФ – в целях приведения в соответствие понятий и правил, применяемых в библиотечной практике, с общепринятыми в сфере управления.

Попробуем прокомментировать отличия «Порядка учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда» (далее – «Порядок учёта») от «Инструкции об учёте библиотечного фонда» (далее – «Инструкция по учёту»), которые могут затруднить восприятие нового документа.

В «Порядок учёта» впервые включены электронные сетевые документы, причём трёх категорий: «документы, размещаемые на жёстком диске компьютера (сервере) библиотеки и доступные пользователям через информационно-телекоммуникационные сети (далее – сетевые локальные документы); документы, размещаемые на автономных автоматизированных рабочих станциях библиотеки (далее – инсталлированные документы); документы, размещённые на внешних технических средствах, получаемые библиотекой во временное пользование через информационно-телекоммуникационные сети на условиях договора, контракта, лицензионного соглашения с производителями информации (далее – сетевые удалённые документы)» (1). Как следует из текста, термины для обозначения сетевых электронных документов приняты условно, поскольку они не имеют определений в отечественных нормативных документах, а жанр такого документа, как «порядок», не позволяет утверждать новую терминологию. Но эти термины согласуются с международной терминологией, поэтому будем пользоваться ими до их официального подтверждения или утверждения новых понятий в российских стандартах.

Сетевые локальные документы составляют электронную (цифровую) библиотеку, формируемую учреждением, и включение их в состав библиотечного фонда вопросов и споров не вызывает. Инсталлированные документы требуют пояснения, поскольку большинству библиотекарей не совсем понятен их состав. Для уточнения данной категории документов можно привести в пример базы данных компаний «Консультант+», «Гарант», «Кодекс» и т.п., которые устанавливаются на отдельных компьютерах, как правило, в центрах правовой информации, постоянно обновляются и используются автономно. Что же касается третьей категории электронных ресурсов, а именно сетевых удалённых (лицензионных) документов, споры и дискуссии об их статусе длятся уже несколько лет и продолжаются до настоящего времени. Особую остроту они приобрели на страницах блога «Учёт библиотечного фонда», где был открыт специальный пост для обсуждения данной проблемы ( http://libraryfunds.blogspot.ru ). Активные сторонники постановки на учёт сетевых удалённых документов объективно оценивают ситуацию и видят изменения в формировании библиотечных фондов, когда подписка на лицензионные электронные ресурсы в доступе становится приоритетным источником комплектования фондов. Библиотеки пытаются показать, что они не теряют информационный ресурс для читателя, а приобретают его в другой форме. И пользователю в конечном счёте всё равно, на каком сервере лежит необходимая ему информация, главное, что он получает её в помещении библиотеки и по поисковым системам, предоставленным ему библиотекой. Финансирующему органу также требуется показать на основе статистики, что деньги потрачены на приобретение ресурса (пусть не во владение, а в доступ) для библиотеки в целях обслуживания пользователей. Оппоненты этой позиции исходят из традиционного понимания библиотечного фонда как совокупности документов, хранящихся непосредственно в библиотеке. Международная трактовка библиотечного фонда уже несколько иная: библиотечный фонд включает «все документы, которые библиотека предоставляет пользователям».

Во избежание изоляции России в международном библиотечном сообществе, но в то же время учитывая разные позиции в российском библиотечном сообществе, разработчики «Порядка учёта» ввели в новый документ основные параметры учёта сетевых удалённых ресурсов и вместе с тем подготовили предложения по внесению изменений в статистическую форму 6-НК по раздельному учёту библиотечного фонда на физических носителях, сетевых локальных документов как электронной (цифровой) библиотеки, инсталлированных документов, сетевых удалённых лицензионных документов. Надеемся, что на данном этапе такой компромиссный вариант удовлетворит обе позиции и позволит получать статистику в разных вариантах.

В «Порядке учёта» сохранена обобщающая единица учёта фонда – «экземпляр», но при этом подчёркивается условность использования данного термина. Условность термина допускалась и ранее, когда мы суммировали «экземпляры» и «годовые комплекты газет», подсчитывая общий объём фонда в «экземплярах». В общее количество экземпляров включались также единицы хранения рукописных материалов, рулоны микрофильмов, микрофиши, бобины и т.д., т.е. экземпляр стал восприниматься как некая физическая единица, выделенная для унифицированного учёта. Но если это стало уже привычной нормой для учёта традиционного фонда на физических носителях, то для учёта электронных сетевых документов воспринимается, естественно, сложно.

В «Порядке учёта» единицами учёта сетевых локальных документов названы экземпляр (условная единица учёта) и название. Следуя Международному стандарту, «экземпляр» мы условно приравняли к «единице контента», которая учитывается в разных форматах: «Форматы одной и той же единицы контента (pdf, postscript, HTML и др.) учитываются отдельно» (2). Но как показала практика, этот вид учёта нестабилен, вызывает много вопросов и различных толкований. Поэтому, по-видимому, целесообразно считать данный учёт факультативным и применять его библиотекам, заинтересованным в получении подобной статистики. В государственную статистику формы 6-НК предлагается внести как основную единицу учёта сетевых локальных документов, или электронной (цифровой) библиотеки, «название». При суммировании с другими частями фонда «название» будет приравниваться к «экземпляру».

Некоторые библиотеки обеспокоены тем, что при таком подходе теряется информация по сериальным изданиям, учитываемым в печатном виде по номерам или годовым комплектам. Это действительно так, поэтому при организации внутрибиблиотечного учёта в библиотеках можно включить дополнительные единицы учёта для анализа, иных управленческих целей, но в официальной статистике мы должны быть сопоставимы с другими библиотеками в мировом сообществе.

Как уже говорилось выше, единицами учёта сетевых удалённых документов в «Порядке учёта» названы экземпляр (условная единица учёта) и название. Как один экземпляр и одно название учитывается каждый полнотекстовый электронный документ, имеющий самостоятельное заглавие, включённый в пакет, к которому оформлено право доступа у его производителя (1). Понятно, что «экземпляр» здесь введён только лишь для того, чтобы показать возможность при необходимости суммирования данных с фондом на физических носителях. Смысловой нагрузки он никакой не несёт. Учёт этих ресурсов объективно сложный, но он актуален и в ряде библиотек уже освоен.

ФОРМЫ УЧЁТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

«Инструкция по учёту» включала 13 приложений с образцами форм документации по учёту фонда, что, без сомнения, было удобно и наглядно, и библиотеки могли использовать их как основу для создания своих учётных документов, связанных с имеющейся спецификой. В «Порядке учёта» образцы форм отсутствуют. Почему? Изменились требования к оформлению учётных форм и отношение к их заполнению. В случае включения форм документов в «Порядок учёта» эти формы должны были бы получить код классификации управленческой документации и стать обязательными к заполнению по всему набору реквизитов. Это вызвало бы общее недовольство, поскольку в библиотеках уже сложились разные системы показателей и реквизитов в учётных формах, с учётом специфики библиотек и управленческих решений.

Библиотекам пришлось бы менять существующие формы на новые, что сопровождалось бы необоснованными трудозатратами и иными расходами. Поэтому в «Порядке учёта» указаны лишь обязательные реквизиты к каждому документу и предоставляется возможность вариантных решений по созданию их форм.

В целях сближения с бухгалтерским учётом в «Порядок учёта» введены общие понятия для определения учётных документов: первичные учётные документы и регистры. Первичными учётными документами являются акты и накладные. Именно этими документами мы должны отчитаться перед бухгалтерий за приём новых поступлений в фонды и за их выбытие. При этом следует иметь в виду, что официально утверждённые формы, которые мы обязаны применять на практике, имеют два документа: товарная накладная и акт о списании. Товарная накладная поступает в библиотеку вместе с партией закупленной или полученной по подписке литературы, и она уже в основном оформлена. Что же касается акта о списании (исключении из фонда), библиотеками должна использоваться форма «Акта о списании исключённых объектов библиотечного фонда» (код 0504144), утверждённая Приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н «Об утверждении форм первичных учётных документов и регистров бухгалтерского учёта…».

Основными регистрами учёта фонда являются книги индивидуального и суммарного учёта библиотечного фонда, которые могут сохранять свои прежние формы. Для учёта электронных сетевых документов, локальных и удалённых, создаются отдельные регистры как индивидуального, так и суммарного учёта. Регистром их индивидуального учёта может быть каталог.

УЧЁТ ПОСТУПЛЕНИЙ В БИБЛИОТЕЧНЫЙ ФОНД

В «Порядке учёта» больше внимания уделяется приёму и учёту изданий, поступающих в библиотеку на безвозмездной основе. Издания поступают без сопроводительных документов и без указания цены, поэтому, чтобы поставить их на баланс библиотеки, необходимо создать первичный учётный документ и произвести оценку.

Особого оформления требуют поступления в качестве пожертвований. Согласно ст. 582 Гражданского кодекса РФ пожертвованием признаётся дарение в общеполезных целях (3). Следуя данному определению, любое дарение изданий для доукомплектования библиотечного фонда можно было бы рассматривать как пожертвование, поскольку библиотечный фонд предназначен для общественного пользования. Но как показывает практика, бесспорным это признаётся, если документально оформлено. В соответствии со ст. 574 Гражданского кодекса РФ письменное оформление договора пожертвования обязательно в случаях, когда даритель – юридическое лицо и стоимость дара превышает 3000 рублей (3). В остальных случаях, надо полагать, – на усмотрение библиотеки и дарителя. Договор пожертвования подкрепляется актом приёма-передачи, который передаётся в бухгалтерию для принятия новых поступлений к бухгалтерскому учёту.

Другие безвозмездные поступления – обязательные экземпляры, поступления из анонимных или неизвестных источников, – оформляются актом о приёме, который составляется специальной комиссией, созданной по распоряжению руководителя учреждения.

Оценку стоимости издания производит оценочная или экспертная комиссия библиотеки, что должно быть отражено в учётной политике учреждения.

УЧЁТ ВЫБЫТИЯ ДОКУМЕНТОВ ИЗ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА

В процесс исключения документов из библиотечного фонда внесено три изменения, на которые хотелось бы обратить особое внимание.

Во-первых, сокращён перечень причин исключения документов, при этом значительно расширено понятие причины «непрофильность». В это понятие, традиционно определяющее состав фонда на основе тематико-типологического плана, включены дополнительные параметры, влияющие на корректировку состава фонда на этапе вторичного отбора: излишняя экземплярность изданий, возникающая в процессе их хранения; падение читательского спроса; истечение срока хранения издания, установленного библиотекой; замена изданий переизданиями, изданиями, более

полными по содержанию, в том числе кумуляциями, лучшими по оформлению и т.п. Но чтобы отнести издание к непрофильному и по этой причине исключить из фонда, необходимо внести в документ, определяющий состав фонда (профиль комплектования), все критерии вторичного отбора и конкретизировать их, указав, например, сроки хранения отдельных категорий документов, частоту запросов изданий для отнесения их к малоиспользуемым или к балласту.

Во-вторых, вместо нескольких форм актов об исключении документов из библиотечного фонда, представленных в «Инструкции по учёту», введена одна обязательная к использованию форма «Акта о списании исключённых объектов библиотечного фонда» (код 0504144), о которой говорилось выше. Новая форма акта предусматривает фиксацию причины исключения изданий (утрата, ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, непрофильность) и направление их выбытия: передача в обменный фонд (с отражением на забалансовом учёте), реализация библиотекой (продажа), безвозмездная передача, передача в пункт приёма вторсырья, утилизация библиотекой. Эта форма применяется при исключении изданий как временного, так и постоянного хранения.

В-третьих, в «Порядке учёта» представлена процедура исключения документов из библиотечного фонда как особо ценного движимого имущества (ОЦДИ), отличная от общих процедур списания ОЦДИ. Общая процедура списания, изложенная в приказе Министерства культуры РФ от 3 октября 2011 г. № 956, оказалась неприемлемой для библиотечных фондов и парализовала всю систему движения документов. Исключение из фондов практически прекратилось, реализация списанной литературы, в том числе книгообмен, остановилась, фонды перестали «дышать». Причиной произошедшего коллапса стала недооценка специфики библиотечного фонда как сложного и динамичного объекта имущества, сущность которого заключается в максимальной мобильности, когда исключение из фонда способствует росту одного из качественных показателей библиотечной деятельности – обновления состава фонда. В «Порядке учёта» предложен компромиссный вариант, предоставляющий библиотекам возможность оперативного списания изданий в целях актуализации состава фонда, а учредителю возможность контроля за происходящим процессом на основе представляемых библиотекой сведений о списании. Контрольная функция учредителя выражается в мониторинге изменений состава фонда и в предупреждении его необоснованного сокращения, как тенденции к постепенному исчезновению.

В целом можно сказать, что «Порядок учёта» разработан в соответствии с современными требованиями к управлению библиотечным фондом, как имуществом, так и информационным ресурсом.

1. Приказ Министерства культуры РФ от 8 октября 2012 г. № 1077 «Об утверждении Порядка учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда» (зарегистрирован в Минюсте России 14 мая 2013 г. № 28390)

2. Международный стандарт ISO2789 «Информация и документация – международная библиотечная статистика» // Новости Международной федерации библиотечных ассоциаций и учреждений (ИФЛА). – 2011. – № 4 (91). – С. 18–53.

3. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть вторая от 26 янв. 1996 г. № 14-ФЗ // Собр. Законодательства Рос. Федерации. – 1996 г. – № 5. – С. 1110–1296.

Автор Нина Ивановна ХАХАЛЕВА, советник генерального директора РГБ, канд. пед. наук

Источник

Электронная библиотека

«Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение», 2014, N 1

В соответствии с п. 1 ст. 18 Закона об образовании в организациях, осуществляющих образовательную деятельность, в целях обеспечения реализации образовательных программ формируются библиотеки, в том числе цифровые (электронные), обеспечивающие доступ к профессиональным базам данных, информационным справочным и поисковым системам, а также иным информационным ресурсам. О том, что включает в себя понятие электронной библиотеки, на какие статьи КОСГУ относятся расходы на ее создание и использование, а также как учитываются электронные документы, входящие в библиотечный фонд, расскажем в данной статье.

Федеральный закон от 29.12.2012 N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации».

Действующее законодательство не дает четкого определения электронной библиотеке. Ясно одно, что электронная библиотека представляет собой некую информационную базу (собрание электронных документов), которая предназначена для обеспечения сохранности, поиска и передачи информации пользователям. Информация, представленная в электронных библиотеках, упорядочена и систематизирована, то есть разнесена по различным каталогам или другим критериям группировки, что способствует более быстрому поиску необходимой информации.

Среди преимуществ электронных библиотек, по сравнению с традиционными библиотеками, можно назвать следующие:

Применяемые в настоящее время разнообразные электронные библиотеки можно условно разделить на два вида:

Актуальные вопросы по применению КОСГУ в отношении расходов на создание и использование электронных библиотек

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н, отдельные расходы, связанные с созданием и использованием электронных библиотек, в частности:

Учет электронных документов, входящих в состав библиотечного фонда

Приказ Минкультуры России от 02.12.1998 N 590 «Об утверждении Инструкции об учете библиотечного фонда» (утратил силу в связи с изданием Приказа Минкультуры России от 03.06.2013 N 623).

Поэтому, по мнению автора, в целях учета документов, входящих в библиотечный фонд образовательных учреждений, необходимо руководствоваться Порядком N 1077.

Далее рассмотрим порядок учета электронных документов, включаемых в электронные библиотеки.

Согласно п. 1.4 Порядка N 1077 учету подлежат все документы (постоянного, длительного, временного хранения), поступающие в фонд библиотеки и выбывающие из фонда библиотеки, независимо от вида носителя.

К электронным документам согласно п. 3.4 Порядка N 1077 относятся:

Единицы учета электронных документов. В зависимости от вида электронных документов их единицами учета являются:

В документах на флэш-картах как один экземпляр и одно название учитывается каждое целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие (п. 3.4.1.3 Порядка N 1077);

Учет поступления электронных документов. Помимо обычных способов поступления документов в библиотечный фонд (поставка, покупка, дарение, пожертвование), электронные документы также могут поступать в электронную библиотеку путем конвертации библиотечных фондов на бумажных носителях в электронную форму, путем обеспечения доступа к удаленным электронным библиотекам и т.д.

Поступившие электронные документы подлежат суммарному и индивидуальному учету.

Суммарный учет поступления электронных сетевых локальных документов ведется в электронном реестре с отражением даты и порядкового номера записи, источника поступления, номера и даты первичного учетного документа, количества поступивших документов и стоимости, а также с указанием даты загрузки поступлений в систему. Суммарный учет поступления электронных сетевых удаленных документов ведется в электронном реестре с отражением следующих показателей: даты и порядкового номера записи, реквизитов лицензионного договора (названия и номера документа, срока его действия, стоимости), количества баз данных (пакетов) и включенных в них названий. При подсчете суммарного количества названий исключаются дублирующиеся названия в пакетах на одной платформе (п. п. 4.3.2, 4.3.3 Порядка N 1077).

Индивидуальный учет электронных сетевых локальных документов осуществляется путем ввода в базу данных метаинформации о загрузке документа в электронную библиотеку с автоматическим присвоением идентификационного (системного) номера каждому документу. Индивидуальный учет электронных сетевых удаленных документов осуществляется в электронном виде путем регистрации баз данных (пакетов) без присвоения им регистрационного номера (п. п. 4.4.5, 4.4.6 Порядка N 1077).

В реестр индивидуального учета сетевых удаленных документов включаются основные характеристики базы данных (пакета): описание базы данных (название, производитель, платформа и (или) адрес входа), срок окончания права доступа, количество названий, входящих в базу данных (пакет). В количество названий включается общее количество полнотекстовых документов (книг, журналов, газет, патентов, стандартов и других документов, учитываемых в библиотеке). Не включаются в это количество документы, которые обычно не издаются отдельно в печатном формате, такие как профили компаний, статистические таблицы, аналитические материалы маркетинга. Для баз данных (пакетов), не содержащих полнотекстовых документов, в реквизите «название» проставляется единица (п. 4.4.6 Порядка N 1077).

Согласно п. 4.7 Порядка N 1077 электронные сетевые локальные документы и электронные сетевые удаленные документы идентифицируются специальными программными средствами.

Учет выбытия электронных документов. По общему правилу документы выбывают из библиотечного фонда в связи с физической утратой или частичной либо полной утратой потребительских свойств.

При этом стоит отметить, что физическому износу подвергаются электронные документы, содержащиеся на съемных носителях информации (на флэш-картах, дисках, дискетах и т.д.). Физический износ электронных сетевых документов, включенных в электронные библиотеки, исключается, поскольку такие документы хранятся в специальных информационных базах (на серверах).

Электронные сетевые документы могут быть списаны в случае замены более полными по содержанию, лучшими по оформлению изданиями, а также по истечении срока хранения документов, при низком уровне читательского спроса, при несоответствии электронных документов техническому и программному обеспечению библиотеки.

Электронные сетевые локальные документы удаляются из электронной библиотеки на основании акта о списании с указанием причины исключения. Наименование, номер и дата акта вводятся в базу данных в качестве метаинформации к соответствующему документу. На основании введенных сведений программным способом формируется перечень актов о списании (реестр суммарного учета выбытия сетевых локальных документов) и перечень списанных объектов электронной библиотеки (реестр индивидуального учета выбытия сетевых локальных документов) (п. 5.12 Порядка N 1077).

Выбытие электронных сетевых удаленных документов не оформляется специальным документом. Подтверждением выбытия является истечение срока действия документа (договора, контракта, лицензионного соглашения), оформленного на право доступа к определенной базе данных (пакету) сетевых документов, и отсутствие договора, контракта, лицензионного соглашения, оформленного на новый срок (п. 5.13 Порядка N 1077).

Учет итогов движения электронных документов и их проверка. Итоговые данные по электронным сетевым удаленным документам представляются следующими показателями учетных единиц: «состояло на начало года», «оформлено в доступ в течение года», «доступ прекращен в течение года», «состоит на конец года» (п. 6.1 Порядка N 1077).

Проверка электронных сетевых локальных документов осуществляется по количественным показателям, а также по контрольным суммам, позволяющим выявить изменения в документе. Проверка доступности электронных сетевых удаленных документов осуществляется с адресов входа, указанных в регистре индивидуального учета (п. 7.3 Порядка N 1077).

Электронные документы, включаемые в состав библиотечного фонда, в том числе предназначенные для размещения в электронную библиотеку, необходимо отражать на балансе учреждения на вышеуказанных счетах.

При переводе уже числящихся в составе библиотечного фонда бумажных изданий в электронную форму, необходимую для загрузки в электронную библиотеку, электронные варианты таких изданий подлежат постановке на библиотечный учет. По мнению автора, на балансе учреждения такие документы отражать не нужно, поскольку они лишь дублируют бумажный вариант документа.

Пример. Образовательное бюджетное учреждение в рамках деятельности по выполнению государственного задания проводит мероприятия по созданию электронной библиотеки на базе учреждения (локальная электронная библиотека). Согласно договору со специализированной организацией стоимость выполнения комплекса работ по конвертированию предметов библиотечного фонда, выраженных на бумажных носителях, в электронную форму, доступную для формирования фонда электронной библиотеки, составила 300 000 руб. Кроме того, для размещения в электронной библиотеке учреждением были приобретены методические пособия на лицензионных дисках на общую стоимость 10 000 руб. Все предметы библиотечного фонда включены в перечень особо ценного движимого имущества учреждения.

В бухгалтерском учете бюджетного учреждения данные операции отразятся следующим образом:

Начислены расходы на оплату работ по конвертированию бумажных вариантов объектов библиотечного фонда в электронную форму

Источник