система edi что это такое
Что такое электронный обмен данными (EDI)?
EDI — это стандартный формат электронного обмена бизнес-информацией между разными организациями, который призван заменить бумажные документы.
Что такое EDI?
EDI (электронный обмен данными) обеспечивает обмен бизнес-документами между компаниями в стандартном формате. Проще говоря, EDI — это стандартный электронный формат, пришедший на смену бумажным документам, таким как заказы на покупку и накладные. Автоматизация бумажных транзакций позволяет организациям экономить время и избавиться от обработки данных вручную, которая часто становится причиной дорогостоящих ошибок.
В транзакциях EDI информация передается непосредственно из приложения в одной организации в приложение в другой организации. Стандарты EDI устанавливают требования к размещению информации в документах. Автоматизированная среда помогает обеспечить высокую скорость обмена информацией: гораздо быстрее, чем обмен бумажными документами и другие способы обмена документами, на которые могут уходить часы, дни и недели.
Сегодня организации используют EDI для интеграции и пересылки разных видов документов: от заказов и счетов до коммерческих предложений, заявок на кредиты и многого другого. В большинстве случаев эти организации — партнеры, обменивающиеся товарами и услугами, зачастую в рамках своих цепочек поставки и бизнес-сетей.
Как работает EDI
Все транзакции EDI соответствуют стандартам обмена сообщениями EDI. Важно располагать хорошими процессами управления для обеспечения качества данных. Если информация будет отсутствовать или находиться не там, где она должна быть, документ EDI может быть обработан неправильно.
Стандарты лежат в основе диалогов EDI¹. Разработкой стандартов сообщений EDI занимаются несколько организаций, включая ODETTE, TRADACOMS, GS1, Peppol и Аккредитованный комитет по стандартам X12 (ASC X12).
В общем случае предусмотрено два вида передачи сообщений EDI:
Для передачи сообщений EDI через Интернет используются протоколы SFTP и AS2 (протокол на базе HTTP), SOAP и другие протоколы.
Данные EDI состоят из элементов, таких как ИД отправителя и ИД получателя. Сегментом данных называется группа из нескольких взаимосвязанных элементов, имеющая самостоятельный смысл. Например, элементы FNAME (имя) и LNAME (фамилия) могут образовывать группу CUSTOMERNAME (полное имя клиента). Конверты применяются для структурирования разных типов данных и содержат информацию об адресах отправителя и получателя. Поток документов или поток сообщений EDI описывает перемещение сообщений EDI между разными входящими и исходящими адресами и подразделениями для реализации определенного бизнес-процесса или транзакции².
Метаязыки, например XML или JSON, дополняют, а не заменяют EDI. Компании должны быть готовы к обработке постоянно увеличивающегося количества форматов документов и вариантов их передачи. Один глобальный производитель постоянно обменивается документами 55 типов с почти 2000 партнеров.
«До того как мы внедрили IBM Supply Chain Business Network, не менее 20% наших транзакций B2B требовали исправления ошибок. Теперь число ошибок значительно сократилось — например, мы часто сталкивались с проблемами в ходе обработки платежных поручений, когда клиенты указывали неверный код, что затрудняло работу наших специалистов по обслуживанию клиентов. Теперь это случается на 80% реже, поскольку раньше все эти задачи выполнялись вручную». Узнайте, что другие менеджеры EDI рассказали IDC о том, как они повышают стратегическую ценность с помощью IBM Sterling Supply Chain Business Network.
Преимущества EDI
Транзакции EDI играют важную роль в процессах B2B и остаются предпочитаемым средством обмена документами и транзакциями между малыми и большими компаниями.
Технология EDI предлагает пять ключевых бизнес-преимуществ за счет автоматизации и интеграции B2B:
Крупным организациям EDI помогает установить стандарты для партнеров, помогающие систематически получать преимущества. Небольшим организациям соблюдение стандартов EDI помогает в интеграции с крупными компаниями, обладающими большими бюджетами и серьезным влиянием.
Внедрение EDI
Для некоторых организаций реализация EDI может вызывать сложности. Одна из причин этого связана с необходимостью соблюдения меняющихся норм законодательства, стандартов и правил. Технология сама по себе также сопряжена с определенными сложностями, поскольку она применяется для удовлетворения сложных глобальных потребностей бизнеса. Например, каждый партнер в коммерческой сети может предъявлять собственные требования. Даже если два партнера согласуют типы применяемых документов EID, у каждого из них могут быть свои требования к форматированию документов, которые необходимо реализовать. Эти и другие факторы стали причиной аутсорсинга решений EDI во многих организациях.
Независимо от того, реализована ли технология EID самой организацией или передана в аутсорсинг, для эффективной реализации должны быть выполнены определенные базовые условия и присутствовать определенные возможности и ресурсы. Помимо очевидных факторов, таких как согласование типов документов, способов их безопасной передачи и необходимого аппаратного и программного обеспечения, для эффективной реализации EDI необходимо принять во внимание следующие факторы:
Программное обеспечение для преобразования или сопоставления данных
Программное обеспечение этого типа отвечает за импорт полей данных, таких как имена, адреса, суммы, коды продуктов и количества, из форматов бизнес-приложений в стандартные документы и наоборот.
Автоматизированная упаковка документов в конверты и их извлечение из конвертов
Эти функции поддерживают крупные пакеты сообщений EDI, предоставляя отправителям и получателям возможность упаковки и распаковки транзакций. Транзакции можно группировать и разделять в соответствии со структурой подразделений и направлений бизнеса партнера.
Механизмы маршрутизации сообщений
После извлечения сообщений из конвертов механизмы маршрутизации группируют сообщения и доставляют их получателям. Также может требоваться преобразование сообщений в формат, поддерживаемый получателем.
Соглашения с партнерами (TPA)
TPA уточняют условия и положения, а также устанавливают стандарты бизнес-документов, средства и протоколы связи между партнерами.
Будущее EDI
Рассмотрим следующий пример: для возврата уплаченных средств за поврежденные товары применяется документ EDI 214 — сообщение перевозчика о статусе отправления. Содержимое отправления непригодно к использованию или не подлежит продаже. Операции возврата средств часто служат источником разногласий.
В будущих цепочках поставок возможность обмена документами EDI ляжет в основу инноваций, включая Интернет вещей (IoT), блокчейн и искусственный интеллект (ИИ)³. В будущем в EDI будут использоваться:
Примеры внедрения EDI
Coastal Pacific
Компания Coastal Pacific осуществила незаметную миграцию 3,5 миллионов транзакций EDI в IBM B2B Integrator, что позволило сократить требования к администрированию и избежать четырехкратного увеличения количества сотрудников, отвечающих за EDI.
Greenworks Tools
Внедрение EDI в службе поддержки позволило компании Greenworks Tools сократить затраты на ИТ на 40% за счет предоставления бизнес-пользователям и персоналу быстрого доступа к информации о состоянии заказов.
MISUMI USA
Компания MISUMI ускорила процесс приема заказов от клиентов, которые не используют EDI, путем преобразования информации из факсов, телефонных звонков и сообщений электронной почты в файлы в формате EDI.
Saint-Gobain
Saint-Gobain экономит 92% на каждом заказе и теперь может принимать документы в круглосуточном режиме с помощью решения EDI, которое пришло на смену выполняемым вручную процессам.
Ресурсы EDI
Будущее EDI: точка зрения IBM
Современный мир полагается на технологию EDI, однако мир не стоит на месте и вместе с ним меняется и будущее EDI. Узнайте, как модернизировать сеть B2B.
Семь ключевых факторов, стимулирующих модернизацию архитектуры B2B
Интеграция B2B играет важнейшую роль в успешной работе компаний в любых отраслях. Узнайте, почему интеграция B2B играет важную роль.
Простой способ автоматизации бумажных транзакций
Многие предприятия продолжают принимать заказы, тендеры и накладные в виде факсов, сообщений электронной почты и файлов PDF. Узнайте о последствиях ведения бизнеса с партнерами, которые еще не внедрили комплексные средства автоматизации.
Пять направлений развития цепочек поставок
Цепочки поставок меняются. Пять инновационных технологий, внедряемых ведущими организациями с целью трансформации своих цепочек поставок.
Что такое EDI-система. Типы EDI-сообщений
Чем больше у вас контрагентов, тем сложнее организовать закупки и отгрузки. Этот ликбез для тех, кто устал от таблиц в Excel, гор бумажных документов и хочет работать проще. Разбираемся в EDI за 10 минут.
Что вы узнаете
Что такое EDI
EDI — система электронного обмена данными. Она позволяет передавать коммерческую и логистическую информацию. По EDI поставщики и покупатели отправляют заказы, прайсы, счета, уведомления об отгрузках и другие документы.
Чем отличается от ЭДО
Между EDI и ЭДО разница в том, что EDI-документы не имеют юридической силы и строгого формата. Их основная функция — ускорение бизнес-процессов. При ЭДО документы составляют строго по требованиям закона и заверяют квалифицированной электронной подписью. Это делает их юридически значимыми и позволяет предъявить в госорганы.
В СБИС можно совмещать ЭДО и EDI. Так вы ускорите работу по поставкам и обеспечите юридическую значимость электронных документов.
Где используется EDI-система
Если раньше электронные заказы отправляли только крупные торговые сети, то сейчас этим занимаются и небольшие продавцы. EDI-провайдер СБИС выбирают более 70 торговых сетей и поставщиков по всей России.
Типы EDI-сообщений
Существует около 50 типов стандартных сообщений, но на практике их требуется гораздо меньше. Рассмотрим 7 основных.
PRICAT (Price Catalogue) — каталог товаров с ценами и характеристиками. Его отправляет поставщик.
ORDERS (Purchase Order) — заказ на поставку. В нем покупатель перечисляет заказанные товары, их количество, цены, даты и адреса доставки.
ORDRSP (Order Response) — ответ на заказ. В нем поставщик подтверждает или корректирует заказ.
DESADV (Despatch Advice) — уведомление об отгрузке. Поставщик отправляет при отгрузке и отмечает, сколько каких товаров отгружено и по какой цене.
RECADV (Receiving Advice) — уведомление о приемке. Покупатель сообщает, сколько и каких товаров получено.
RETANN (Announcement for Returns) — уведомление о возврате с указанием причины. Отправляется покупателем.
INVOIC (Invoice) — черновик УПД. Приходит от поставщика покупателю.
Схема работы EDI
Цепочки взаимодействия между покупателями и поставщиками могут отличаться: зависит от специфики деятельности и категорий товаров. Но примерную схему нарисовать можно.
Самая простая и распространенная цепочка EDI — заказ.
Дополнительные EDI-сообщения
В схеме выше мы показали обычный функционал EDI, где не задействовали сообщения с дополнительными сведениями. Смотрите, что еще можно передать.
RETDES — уведомление об отправке возврата. Покупатель подтверждает факт отправки возвращаемого товара.
RETREC — уведомление о приемке возврата. Поставщик подтверждает получение возвращенного товара.
ALCDES — уведомление об отгрузке алкогольной продукции. Поставщик отправляет вместе с DESADV или после него. ALCDES сообщает дату розлива, код вида алкогольной продукции, страну происхождения, данные лицензии на алкоголь, данные производителя.
DELFOR — график поставок. Покупатель регулярно отправляет поставщику, чтобы тот наперед знал потребности покупателя и мог поставлять заказы в полном объеме без задержек. DELFOR можно отправить по конкретным товарам или адресам доставки.
PARTIN — информация о местах доставки. Продавец отправляет поставщику, чтобы тот своевременно внес данные о контрагенте в свою учетную систему. Отправляется в начале сотрудничества и при каждом изменении реквизитов у продавца.
APERAK — оповещение о статусе документа. Системное сообщение о статусе отправленных ORDRSP и DESADV: принято или найдены ошибки.
Отличия EDI и ЭДО
EDI: понятие, особенности, преимущества
Аббревиатура EDI расшифровывается как Electronic Data Interchange, что в переводе с английского означает «обмен данными в электронной форме». Так называют процесс передачи структурированной цифровой информации, который позволяет организациям передавать друг другу коммерческие данные — торговые, финансовые, транспортные и другие.
За рубежом первые стандарты EDI появились в 80-х годах прошлого века, в России — в 2004 году, когда они стали востребованы активно развивающимся продуктовым ритейлом.
Использование EDI сообщений даёт организациям и предпринимателям сразу несколько преимуществ:
Преимущества существенны, поэтому многие предприниматели, узнав о них, задают вопрос: как подключиться к системе EDI? Для этого нужно обратиться в специализированную компанию-провайдер, которая на платной основе выполнит все необходимые настройки и интерграции и позволит обмениваться электронными данными.
Стандарты передачи данных в EDI
Информация в рамках EDI передаётся не в произвольном порядке — для этого разработали и применяют ряд стандартов и правил, позволяющих отправителям и получателям данных «говорить на одном языке».
Из большого многообразия стандартных EDI сообщений (документов) можно выделить несколько самых распространённых.
Обратите внимание: приведённый выше перечень стандартных документов EDI — не исчерпывающий. В каждом конкретном случае стороны обмена информацией могут корректировать его, подстраивая под свои нужды.
ЭДО: понятие, сферы применения
Аббревиатура ЭДО расшифровывается как «электронный документооборот». Так называют способ обмена документами по телекоммуникационным каналам, при котором документация сохраняет полную юридическую силу. Закономерен вопрос: как она обеспечивается, если документы не имеют бумажных версий? Действительно, они представляют собой файлы и не имеют материального воплощения. Для решения этого вопроса используют не собственноручную, а электронную цифровую подпись.
В системе ЭДО цифровая подпись приобретает силу и приравнивается к собственноручной отнюдь не по умолчанию. Для этого она, во-первых, должна иметь так называемый сертификат ключа, причём действительный. Во-вторых, должны соблюдаться все требования, содержащиеся в этом сертификате.
Юридическая сила документов в системе ЭДО была бы поставлена под сомнение, если бы правильность использования электронных подписей контролировали сами участники информационного обмена, и только они. В наши дни и этот вопрос имеет решение. Контроль работы с цифровыми подписями осуществляют сторонние организации — операторы электронного документооборота. Каждая из таких компаний прошла аккредитацию в Федеральной налоговой службе, поэтому имеет право свидетельствовать правильность работы с электронными документами. Из сказанного логично вытекает, что юридически значимый электронный документооборот невозможен без привлечения аккредитованных операторов.
В наши дни ЭДО используется в самых разных сферах деятельности — в частности, в компаниях, поставляющих большие объёмы товаров. Им крайне важно следить за тем, чтобы на складах всегда была продукция, пользующаяся спросом у потребителей. При больших объёмах работы с традиционными бумажными документами делать это было бы сложно. Системы ЭДО, обеспечивая автоматизацию бизнес-процессов, устраняют эту проблему и делают работу поставщика максимально эффективной.
Преимущества внедрения системы ЭДО
Использование в компании системы ЭДО даёт сразу несколько достоинств, недостижимых без неё. В первую очередь нужно вспомнить о человеческом факторе —при ручной обработке бумажных документов сотрудники нередко допускают ошибки. Системы ЭДО с их богатыми возможностями автоматизации многих рутинных процессов позволяют минимизировать человеческий фактор.
Заслуживает внимания рост оборачиваемости капитала, который способен обеспечить ЭДО. Важную роль в этом играет высокая и стабильная скорость обмена финансовой информацией с компаниями – партнёрами и сокращение кассовых разрывов.
Информация на бумажных документах недостаточно хорошо защищена — недоброжелатели могут её скопировать, изменить, уничтожить. В силу того, что система ЭДО делает ненужным использование бумаги, решается и эта проблема — критически важная информация получает надёжную защиту.
Строение системы ЭДО
Современная система электронного документооборота в её классическом представлении состоит из нескольких модулей, тесно связанных друг с другом:
Вместе перечисленные блоки при их грамотном внедрении образуют стройный комплекс, который и открывает доступ к перечисленным выше преимуществам.
Проблемы внедрения ЭДО
Системы для организации электронного документооборота активно развиваются, но на этом пути ещё остаётся немало проблем. Одна из них — психологическая и профессиональная неготовность многих сотрудников к полному отказу от использования бумажных документов. Способы решения этой проблемы — проведение тренингов, повышение квалификации, наглядная демонстрация пользы системы ЭДО.
Во многих компаниях наблюдается большая ротация персонала, что также тормозит внедрение электронного документооборота. Не все руководители таких компаний соглашаются на регулярный выпуск новых электронных цифровых подписей, требуемых для участия в процессе ЭДО.
Государство относительно недавно начало активно участвовать в цифровизации процессов документооборота, поэтому и сейчас в нормативной базе сохраняются белые пятна, которые также не способствуют развитию ЭДО в бизнесе.
Отличия между EDI и ЭДО
Теперь мы располагаем всей полнотой информации, чтобы уверенно ответить: EDI и ЭДО — разные системы. Доступен и ответ на вопрос о том, в чём заключаются отличия между ними. Главное из них — в следующем:
Какую из двух систем выбрать? В каждом случае ответ зависит от существующих потребностей компании и особенностей её работы. Оцените эти факторы, и вы сделаете грамотный выбор, а наши специалисты при необходимости помогут вам в этом.
Роль компании «Логика Бизнеса»
Наша компания играет активную роль в цифровой трансформации деловых процессов. Эксперты, входящие в наш штат, оказывают клиентам профессиональную помощь во внедрении юридически значимого электронного документооборота. Для этого мы используем программный комплекс «Логика: ЮЗ ЭДО» собственной разработки.
В платформе, о которой идёт речь, реализована поддержка усиленной квалифицированной цифровой подписи. Благодаря этому документы, создаваемые и передаваемые с помощью «Логики: ЮЗ ЭДО», сохраняют полную юридическую силу. Это достоинство оценили на уровне государства — программный комплекс внесли в Единый реестр российских программ для ЭВМ и баз данных.
Используя «Логику: ЮЗ ЭДО», вы значительно упростите и ускорите работу с документами, сведёте к минимуму вероятность ошибок. Платформа позволит создавать документацию как в ручном, так и в автоматическом режиме. У неё есть и другие достоинства, о которых вам охотно расскажут специалисты нашей компании. Свяжитесь с нами в любое удобное время!
EDI: что это такое, типы документов, расшифровка понятия — система электронного обмена данными
Стандарты EDI-технологий разработаны в одном из Американских национальных институтов (ANSI). Их применение обеспечивает комфортные условия для ведения и развития бизнеса. На этой почве популярность технологий проявилась и в других отраслях экономики, а также в социальной сфере. Что же это такое — система электронного обмена данными EDI (еди ай) или Electronic Data Interchange.
Про платформу
Контрагенты пользуются ей для обмена информационными данными в интернет-формате. Здесь доступна отправка и принятие финансовых, коммерческих и логистических сведений. Круг посылаемых и принимаемых документов не ограничен. Это могут быть также каталоги и любая сопроводительная документация к заказам. Пользователь моментально обрабатывает заявки, отправляет документы поставщикам или торговым сетям. Усилий на это тратится минимальное количество, и взаимодействие происходит чрезвычайно быстро. Плюсом является и то, что сервис способен проводить проверки на наличие ошибок. Формировать данные разрешается даже для госсистем, контролирующих производство, сбыт и сертификацию продукции на территории России, например, ЕГАИС.
Кроме того, платформа предлагает хранение созданной документации. Таким образом, можно по опознавательным признакам найти нужную бумагу, хранящуюся в защищенном архиве. Доступна и опция по формированию отчетности. Этому способствует внедренный сюда аналитический Business intelligence инструмент.
Фактически предлагаемая система не нова. Расшифровка EDI-технологии — это Electronic Data Interchange. Она является новшеством в сознании российских предпринимателей, медленно принимающих прогрессивные идеи для облегчения их работы. Тем не менее опыт использования показал, что обсуждаемая здесь технология помогает оптимизировать деятельность и в целом развивать свой бизнес гораздо эффективнее. Она позволяет отправлять заявки, обрабатывать информацию по тысячам заказов ежемесячно. Хотя такой объем необязателен. EDI становится частью электронного документооборота, который присутствует повсеместно на большинстве предприятий.
Если, к примеру, ваша компания работает с маркировкой определенных видов товаров (обувь, табак, одежда, алкоголь и др.), то ведение ЭДО для вас обязательно. А облегчить и оптимизировать этот процесс вам поможет ПО, предлагаемое компанией «Клеверенс».
Стандарты и способы передачи данных
Для EDI-обмена можно использовать широчайший массив международных нормативов для удовлетворения всевозможных запросов. Но в первую очередь необходимо понимать значение представленных далее двух стандартных идентификаторов.
GTIN-код
В расшифровке это Global Trade Item Number или уникальный цифровой штрихкод товара. Он заменил американский UPC и европейский EAN. Присваивается национальными регистраторами и зашифровывается в геометрическом формате. В него включаются циферный ряд, состоящий из разного количества цифр: 8, 12, 13, 14. Сведения о нем заносятся в единую информационную базу, действующую по всему миру. Такой штрих-код для товарных категорий получают производители, владельцы брендов, импортеры. Его разработкой и принципом присвоения занималась международная организация GS1.
GLN-код
Полное значение — Global Location Number. Уникализированный код из 13-ти чисел. Нужен для идентифицирования пользователя в системе, то есть для обозначения всех участвующих в поставке лиц. Его расположение — зачастую под штрихкодом. Кроме национального префикса, здесь содержится информация про фигуранта сделки: его адрес для почтовых отправлений, категория объекта, регион размещения, телефонный и факсовый номера, реквизиты банка, требования и ограничения по доставке, а также указание представителя фирмы для связи.
Чтобы организации-поставщику создавать партнерские отношения с торговыми объединениями, ему приходится получить GLN.