скользящие бюджеты что это

Журнал ВРМ World

Как улучшить планирование с помощью скользящего прогноза

Почему большинство организаций готовят традиционный бюджет?

Большинство организаций используют бюджет как основную систему управления для постановки целей, распределения ресурсов и оценки эффективности.

Выполнение бюджета остается главной целью бизнес-менеджеров, поскольку он определяет ресурсы, которые будут доступны подразделению в предстоящий год, и устанавливает цели в области эффективности бизнеса. Таким образом, в течение года менеджер будет оценивать оперативную эффективность, соотносясь с показателями бюджета, выявляя отклонения и принимая необходимые меры для их устранения. По своей природе бюджет является краткосрочным (12 месяцев) и очень редко включает в себя цели и предложения, возникающие в процессе стратегического планирования.

В большинстве организаций бюджет слабо связан со стратегией компании, поэтому внимание и действия менеджеров направлены на краткосрочные оперативные детали, а не на выполнение долгосрочной стратегии.

Поскольку бюджет часто служит основным средством контроля в организации, неудивительно, что менеджеры сосредоточены именно на его выполнении, хотя бюджет по своей сути является всего лишь очень краткосрочной и только финансовой задачей.

Стоит ли отказываться от бюджета в его традиционном понимании?

Это неудовольствие имеет несколько причин. Помимо высокой стоимости и временных затрат, многие компании начинают подвергать ревизии свои показатели, особенно в случае изменения валютных курсов, циклического колебания цен, высоких темпов роста и значительной инфляции. Бюджеты приводят к «торговле» вокруг планируемых показателей дохода и другим действиям, которые могут привести к снижению ценности бизнеса. Например, в государственном секторе особенно распространены так называемые «поправочные коэффициенты» и ментальность «используй или потеряешь».

Если бюджет рассматривается как основной инструмент управления, то появляются конфликтующие роли. Традиционный бюджет (т.е. фиксированная цель) не может быть хорошим средством мотивации персонала, заставляющим повышать эффективность бизнеса. Сравнение текущих показателей с бюджетом, принятым какое-то время назад, не имеет большого смысла. Если бюджет используется для планирования и координации ресурсов, то планы должны постоянно обновляться.

Но, несмотря на все эти ограничения, выполнение бюджета остается главной задачей менеджеров. И ситуация не изменится до тех пор, пока бизнес-лидеры не осуществят фундаментальные изменения в области оценки эффективности бизнеса и способов определения вознаграждения высшего руководства.

В следующих разделах будут рассмотрены действия, которые необходимо предпринять бизнес-лидерам для того, чтобы отойти от традиционного бюджета и изменить свой бизнес таким образом, чтобы повысить его эффективность. Такое изменение включает несколько стадий, причем, как показывают примеры из практики, чем дальше компания продвигается по этому пути, тем больше увеличивается ценность бизнеса.

Внедрение скользящего прогноза

Первой стадией является внедрение скользящего прогноза, который отличается от традиционного бюджета по нескольким параметрам. Во-первых, при анализе план-факт не существует фиксированной «финишной линии» в виде конца финансового года. Анализ ведется в рамках постоянного временного интервала, например, предстоящих 12 или 18 месяцев (рис. 1).

Рис.1. Пример квартального скользящего прогноза

Скользящий прогноз, который обычно публикуется раз в квартал, не связан с бюджетом. В его фокусе находятся ключевые движущие силы бизнеса (key business drivers), которые оцениваются по ключевым показателям (например, основной доход, расходы и капитальные затраты). Эффективность, так же как и стимулы и вознаграждения, не должны быть привязаны к прогнозу.

Внедрение модели скользящего прогноза означает, что затраты могут пересматриваться и одобряться поквартально, что дает получателям бюджетных средств возможность выдвижения новых требований, которые нельзя было предусмотреть при подготовке годового бюджета. Месячная отчетность становится более осмысленной, т.к. она оценивает эффективность относительно наиболее свежего прогноза, а не месячных показателей бюджета. Прогнозная система позволяет составлять баланс оборотных средств, что помогает лучше справляться с заявками на получение денег при увеличении или снижении потребности в них.

Скользящий прогноз дает и много других преимуществ. Менеджеры могут использовать его как инструмент планирования и координации ресурсов. Он способствует более долгосрочному планированию. Наконец, скользящий прогноз помогает исполнительным директорам быстрее распознавать приближающиеся изменения в эффективности бизнеса и, таким образом, поддерживать реалистические ожидания среди инвесторов.

Если система прогнозирования хорошо разработана, то сам процесс не должен занимать больше, чем нескольких дней в квартал. Если для годового бюджетирования используются те же программные средства планирования, что и ранее, то квартальное прогнозирование и ежегодное планирование не должны занимать больше времени, чем до сих пор занимал процесс составления бюджета.

Интеграция стратегии

Выполнение стратегии требует определенной системы менеджмента. В фокусе стратегии обычно находятся задачи и проекты, связанные с долгосрочными целями (например, 3-5 лет), в то время как в фокусе бюджета находятся текущие операции и финансы, а его временные рамки ограничены одним годом.

Этот подход включает два основных положения.

Хотя стратегический бюджет обычно составляет небольшую часть общего годового бюджета (как правило, порядка 10%), он является ключевым элементом и обеспечивает все важные связи со стратегией.

К стратегическому бюджету относятся такие проекты, как запуск новых продуктов и услуг, выявление новых потребителей, рынков, сфер и регионов для осуществления бизнеса, а также организация новых партнерств и совместных предприятий.

В стратегический бюджет включаются стратегические проекты, которые получили одобрение и корпоративное финансирование и для которых создана группа исполнителей. Это должно гарантировать, что в бюджете учтены как человеческие, так и финансовые ресурсы, необходимые для проекта.

При таком подходе скользящий прогноз превращается из механического действия, в фокусе которого находятся краткосрочные показатели, в инструмент менеджмента, направляющего внимание и ресурсы на самые важные стратегические проекты.

Модель «За пределами бюджета»

Раньше компании, входящие в эту организацию, придерживались традиционного подхода к планированию. Этот процесс был либо построен по схеме «сверху вниз» (т.е. план составлялся руководителями или центральным отделом планирования), либо «снизу вверх» (т.е. группы на местах готовили свои планы и затем согласовывали их с вышестоящими руководителями). Более того, многие планы основывались на определенных модернизациях внутри отделов, которые не всегда находились в рамках стратегических целей. После многомесячных обсуждений итоговый план представлял четкие указания для сотрудников относительно их деятельности в предстоящем году. Но такой заранее определенный план может оказаться помехой в столь непредсказуемой бизнес-среде, как современная.

Компании контролировали эффективность своей деятельности на основе заранее установленного бюджета и при необходимости принимали меры для того, чтобы эффективность не снижалась.

После приема новой парадигмы эти компании обнаружили, что отсутствие традиционного бюджета как средства контроля эффективности еще не означает, что у менеджеров нет ориентиров. Что интересно, менеджеры стали даже лучше контролировать ситуацию, поскольку у них появились более адекватные индикаторы. Они используют показатели и средства управления для того, чтобы сосредоточиться на будущем, а не объяснять ошибки прошлого. Основные из них включают сравнение с внешними стандартами и таблицами рейтингов эффективности, а также опережающие индикаторы и скользящие прогнозы. Помимо этого используются реальные финансовые результаты, сравнения с предыдущими годами и анализ тенденций. Все вместе дает полную картину эффективности бизнеса.

Эти компании избавились от роли корпоративного центра как «главного банкира», принимающего или отвергающего планы на основе краткосрочных показателей. Они также избавились от «культуры субсидий», поскольку менеджеры теперь заинтересованы в улучшении положения своего отдела по сравнению с другими. Наконец, в этих компаниях исчезла ментальность «используй или потеряешь», которая призывает потратить весь ассигнованный бюджет во что бы то ни стало.

Компании, принявшие новую парадигму, также многое приобрели. Изменилась роль корпоративного центра: он превратился в рискового капиталиста, поддерживающего портфель существующих и новых инвестиций. Приняв стиль управления, который можно назвать «тренировка и поддержка» (coach and support), компании предоставили местным отделениям свободу управлять своими ресурсами, а отчитываться за них позднее. Они создали свой внутренний рынок, где центральные службы обслуживают и поддерживают оперативные подразделения. В результате коллективы на местах имеют возможность реагировать на возникающие проблемы и открывающиеся возможности по мере их появления.

Ключевые изменения, которые предлагает модель BBRT, представлены на рис. 2.

Рис. 2. Модель «За пределами бюджета»: кардинальные перемены

Эта модель также включает так называемую модель передачи ответственности (devolved responsibility model), которая подразумевает:

Публикации

Джон Смит (John Smith). Как улучшить планирование с помощью скользящего прогноза (Invigorate your Planning with Rolling Forecasts).

Источник

Бюджет – дело тонкое: гибкое и «скользящее» финансовое планирование

Что такое гибкий бюджет? Зачем нужны гибкие бюджеты? Чем гибкий бюджет отличается от статического? Какова формула расчета отклонений для гибкого бюджета? Что такое скользящее финансовое планирование?

Зачем нужны гибкие бюджеты?

Чтобы эффективно управлять компанией менеджеры высшего звена должны оперативно выяснять причины отклонения финансово-экономических показателей компании от плановых, установленных в финансовых бюджетах.

Однако многие из этих показателей прямо взаимосвязаны и не статичны: например, объемы деятельности компании (плановый размер выручки) может существенно меняться под воздействием не всегда заранее предсказуемых внешних факторов, таких, как, например, введение международных санкций (как в недавнем случае с компанией «Русал») и влиять на значение других финансовых показателей, как чистая прибыль и свободный денежный поток.

Для того чтобы корректно оценивать влияние таких изменений в объемах деятельности на реализацию бюджетов используются гибкие бюджеты, которые представляют собой связующее звено между плановым бюджетом и достигнутыми фактическими результатами.

Чем гибкий бюджет отличается от статического?

В отличие от статического бюджета (где все плановые показатели постоянных и переменных расходов прогнозируются исходя из определенного уровня реализации, который остается неизменным до конца планового периода), в гибком бюджете переменные затраты рассчитываются исходя из норм в расчете на единицу продукции и уровня реализации. Другими словами, гибкий бюджет позволяет корректировать ожидаемые переменные затраты в соответствии с фактическим уровнем выручки.

Исходя из разницы в порядке расчета переменных и постоянных затрат для нахождения прогнозируемого размера общих затрат в гибком бюджете применяется следующая формула:

В – плановый объем выручки,

З_пер – плановые переменные затраты на единицу продукции;

З_пос – плановые постоянные затраты.

Формулы расчета отклонений для гибкого бюджета

Чаще всего именно отклонение объема продаж от изначально запланированного формирует разницу между плановыми показателями прибыли первоначального и гибкого бюджета. Однако кроме отклонений по объему продаж, на отклонение прибыли оказывает влияние и отклонение по цене реализации, а также по объему использования основных материалов, заработной плате и некоторые прочие отклонения.

Отклонение фактической прибыли от бюджетной прибыли (П_откл) в зависимости от объема продаж рассчитывается по формуле:

Р_ф, – фактическое количество реализованной продукции,

Р_г — количество реализованной продукции по гибкому бюджету,

Д_уд — запланированная величина удельного маржинального дохода.

При анализе отклонений фактической величины по гибкому бюджету оценивают, насколько благоприятным является отклонение планового значения (т.е. увеличивает ли оно операционную прибыль или нет). При незначительных отклонениях не обязательно проводить немедленный детальный анализ. К тому же, незначительные неблагоприятные отклонения по одним статьям могут быть компенсированы благоприятными отклонениями по другим. Однако необходимо с определённой периодичностью (например, раз в квартал) оценивать тенденцию этих отклонений и их накопленный объем. Если отклонения обусловлены постоянными факторами, то их кумулятивная сумма будет увеличиваться, что уже требует принятия контрмер.

Что такое скользящее финансовое планирование?

Скользящий бюджет применяется в том случае, если у компании нет возможности прогнозировать свою деятельность на несколько периодов вперед. Скользящий бюджет постоянно обновляется путем составления прогноза на предстоящий период в момент завершения предыдущего. Например, бюджеты могут обновляться раз в две недели с формированием прогноза на ближайшие 3 месяца (12 недель).

При этом детальность планов естественно уменьшается пропорционально «удаленности» соответствующего периода от точки планирования: более детально разрабатывается план по дням недели и для ближайшего месяца, а на последующие месяцы (или периоды) формируется более укрупненный план, в котором расходы, которые нельзя привязать к конкретным неделям, разбиваются равномерно по месяцу.

По окончании очередного периода планирования и при получении дополнительной информации по расходам и поступлениям от отделов (продаж, закупок, производства) понедельный план корректируют, составляя очередной уточненный план на ближайшее время. Благодаря использованию скользящего планирования достигается большая, по сравнению с традиционным планированием, достоверность.

Источник

Скользящий бюджет

Традиционно бюджеты формируются на годовой основе. После утверждения годового бюджета он, как правило, считается «высеченным в камне» и не меняется в течение соответствующего периода. Такой подход может быть полезен для управленческого контроля в компании, работающей в стабильно развивающейся, зрелой отрасли. Однако многие организации работают в среде, характеризующейся высокой изменчивостью и неопределенностью, и в этом случае годичный бюджетный цикл может оказаться слишком длинным для полноценного прогнозирования и формирования реалистичных целевых показателей. За год могут произойти значительные изменения, касающиеся конкурентов, продуктов, спроса, затрат и т.д. в результате чего годовой бюджет может очень быстро утратить свою актуальность.

Эту проблему можно решить при помощи скользящего бюджета. Скользящее бюджетирование означает, что бюджет будет обновляться чаще, чем раз в год, ежеквартально или даже ежемесячно, и на замену истекшего бюджетного периода будет добавляться новый. Это позволит компании всегда иметь актуальный бюджет на год вперед.

Плюсы и минусы

Очевидно скользящий бюджет будет более точным, так как он обновляется чаще, что способствует повышению эффективности планирования и контроля. Скользящий бюджет особенно полезен в отраслях с высокой степенью волатильности, где сформировать реалистичные платны на год очень сложно. Кроме того, при скользящем бюджетировании регулярно пересматриваются допущения, лежащие в основе бюджета, что способствует снижению неопределенности.

С другой стороны, скользящие бюджеты являются более трудоемкими, так как для их подготовки руководителям необходимы специальные навыки, обучение которым может само по себе оказаться ресурсозатратным. Кроме того, возможно возникновение конфликтов в отношении ожидаемых результатов работы: работники будут жаловаться на то, что целевые показатели постоянно меняются. У менеджеров может уходить слишком иного времени на подготовку бюджетов в ущерб другим функциям, включая контроль. Для осуществления регулярного обновления бюджета может потребоваться новое программное обеспечение, так как если скользящий бюджет будет формироваться в отдельной электронной таблице, не связанной с внутренними системами компании, могут возникнуть проблемы с достоверностью данных.

Пример скользящего бюджета

Компания Timana Co выпускает экраны для смартфонов, автомобильных навигаторов и прочей бытовой электроники. Данная отрасль отличается высоким уровнем конкуренции, коротким жизненным циклом продуктов, ценовым давлением со стороны интернет-магазинов и необходимостью постоянного внедрения инноваций. В качестве основного инструмента контроля компания всегда использовала годовой бюджет, подготовленный приростным методом в отдельной электронной таблице. На базе этого бюджета формировались целевые показатели как для менеджеров по продажам, так и для других менеджеров.

Финансовый директор компании недавно побывал на конференции «Бюджетирование в индустрии высоких технологий» и понял, что применяемая в компании система приростного бюджетирования не подходит для такой динамичной отрасли, в которой работает компания. Он пришел к выводу, что бюджет нужно корректировать ежеквартально, чтобы учитывать изменения, происходящие на рынке, и предложил использовать скользящий бюджет.

Сотрудникам финансового отдела это предложение не очень понравилось, они заявили, что существующая компьютерная система не сможет поддерживать скользящую систему бюджетирования. Менеджеры по продажам также были недовольны, так как не понимали, что такое скользящее бюджетирование, и как новый подход скажется на их премиях.

Ниже приведен бюджет на текущий год, заканчивающийся 31 декабря 20Х8 года:

Затраты на оплату прямого труда

Затраты на прямые материалы

Постоянные производственные накладные расходы

Бюджет был основан на следующих допущениях:

Фактические результаты за первый квартал оказались следующими:

Затраты на оплату прямого труда

Затраты на прямые материалы

Постоянные производственные накладные расходы

Менеджер по продажам и производственный менеджер объяснили причины отличия фактических результатов от бюджетных показателей.

Менеджер по продажам отметил, что ему пришлось снизить цены, чтобы поддержать спрос, так как на рынке обострилась конкуренция. Он подчеркнул, что снижение выручки в Квартале 1 объясняется исключительно снижением цен, и что прогноз роста объема реализации, заложенный в бюджет, не изменился.

Задание:

(Примечание. Считайте, что исходные допущения верны и используйте их при подготовке бюджета).

(b) Обсудите ТРИ аспекта внедрения системы скользящего бюджетирования в Timana Co.

Предлагаемое решение:

Вопрос а

(а) Скользящий бюджет на следующие четыре квартала

Прямые трудозатраты (Р2)

Прямые материалы (Р3)

Постоянные производственные накладные расходы (Р4)

Административные затраты (Р5)

Расчеты:

Все показатели должны быть скорректированы на основании фактических результатов Квартала 1 20Х8 г.

Бюджет будет начинаться с Квартала 2 20Х8, к бюджету будет добавлен Квартал 1 20Х9 г.

(Р3) Затраты на прямые материалы
Затраты на прямые материалы являются переменными и должны увеличиваться на 3% ежеквартально, учитывая соответствующее увеличение объема продаж.

Вопрос б

(b) Проблемы, связанные с внедрением скользящего бюджета:

Обучение
Программы обучения для менеджеров по продажам и сотрудников финансового отдела должны обеспечить более мягкое внедрение системы скользящего бюджетирования. Менеджеры по продажам нередко жалуются на то, что не очень хорошо понимают скользящие бюджеты. Курс обучения, организованный для этих сотрудников, должен упрочить их знания и снизить сопротивление изменениям. Кроме того, не все сотрудники финансового отдела могут обладать одинаковыми навыками в области бюджетирования. Программа обучения, ориентированная на технические аспекты, включая использование нового программного обеспечения, должна принести значительную пользу финансовому отделу.

Информационные системы
Если создание и управление скользящим бюджетом осуществляется при помощи отдельной электронной таблицы, возможно появление ошибок и повреждение данных, так как обновление бюджета, включая изменение допущений, производится чаще, при этом информация поступает из различных источников. Более эффективным решением является использование пакета программного обеспечения, интегрированного с системами компании. Возможно Timana Co придется инвестировать средства в новую систему типа ERPS (Система планирования ресурсов предприятия). Система позволит объединить все бюджетные данные в одну базу и обеспечить доступ к ним различным пользователям.

При этом следует понимать, что любая такая система, вероятно, будет стоить недешево и потребует организации обучения и поддержки пользователей. Кроме того, ее внедрение, вероятно, также потребует немалого времени и средств.

Показатели эффективности
Менеджеры по продажам обеспокоены тем, как новый подход повлияет на их бонусы, а также тем, что с ними никто не консультировался при принятии решения о внедрении новой системы. Недовольные и лишенные мотивации сотрудники вполне могут начать искать новую работу. Это приведет к дестабилизации и увеличению затрат, так как Timana Co придется нанимать и обучать новых менеджеров по продажам.

Следует отметить, что переход на скользящее бюджетирование может иметь благоприятные последствия для менеджеров по продажам. Их целевые показатели станут более реалистичными и будут лучше отражать текущие экономические условия. Например, если прогнозы ухудшатся, целевые показатели изменятся соответственно, и оценка менеджеров будет осуществляться на более справедливой основе, то есть только на основании тех факторов, которые они могут контролировать.

Кроме того, переход на квартальный бюджетный цикл позволит распределить целевые показатели более равномерно в течение года, что также должно повысить мотивацию сотрудников. Это позволит избежать ситуации, когда, достигнув годовых целевых показателей досрочно (скажем, к девятому месяцу года), менеджеры расслабляются и до конца года ничего уже больше не делают.

Заключение
В целом, скользящие бюджеты имеют немало преимуществ, весьма полезных в постоянно меняющихся условиях, например, в индустрии высоких технологий. Руководство Timana Co должно сделать так, чтобы внедрение скользящего бюджета осуществлялось с привлечением сотрудников, обеспечивало превышение преимуществ над затратами и не приводило к подрыву производительности или морального духа.

Источник

Как составить скользящий бюджет

Покалюхин Дмитрий, финансовый директор ООО «Адидас»

Любой заблаговременно подготовленный бюджет на определенном этапе может перестать соответствовать реальным потребностям и возможностям компании, стратегии ее развития. Поэтому финансовые руководители прибегают к скользящему планированию, пересматривая прогнозные показатели по мере накопления фактических данных либо изменения ситуации на рынке.

Суть скользящего планирования

Процесс бюджетирования, как правило, начинается с определения руководством компании направлений ее развития, темпов роста, ключевых показателей и занимает немало времени. Так, при финансовом годе с января по декабрь работа над формированием бюджета начинается уже в апреле–мае, а первая версия бюджета обычно готова к июлю.

Однако в первой половине года компания располагает фактическими данными о выполнении текущего бюджета лишь за несколько месяцев. Ясно, что сформированный на основе таких данных бюджет имеет некоторые неточности, поэтому не может служить ориентиром для компании в течение всего следующего года.

Если в отдельных месяцах или кварталах возникают отклонения от заданного в бюджете значения, то компании приходится корректировать показатели бюджета на весь оставшийся срок.

Если подобные ситуации в порядке вещей, то компании приходится корректировать свой бюджет постоянно, другими словами, использовать скользящее планирование. Под последним понимается методика формирования бюджета, при которой его регулярно пересматривают с учетом изменения макроэкономических показателей (уровня инфляции, цен, налогов и т.п.) и фактических данных об исполнении бюджета.

Личный опыт

Владимир Мосин, финансовый директор торговой сети «Белый ветер ЦИФРОВОЙ» (Москва)

Если фактические данные исполнения бюджета отличаются у нас более чем на 3% от запланированного в годовом бюджете уровня или до конца года меняется прогноз продаж, ассортиментный портфель, план по марже, то годовой бюджет корректируется раз в квартал. Когда планируемые показатели оказываются достаточно близки к фактическим, годовой бюджет компании пересматривается по завершении полугодия. Отдельные бюджеты в нашей компании разбиваются на более короткие периоды. Например, бюджет продаж готовится в разбивке по дням, причем ежемесячный плановый объем продаж на период с января по ноябрь распределяется по дням равномерно. Исключение составляет бюджет на декабрь. Ежедневный объем продаж в этом месяце неравномерен, он определяется на основе статистических данных за последние пять лет.

Дмитрий Новоселов, финансовый директор ОАО «Отечественные лекарства» (Москва)

Скользящий бюджет дает возможность менеджменту управлять текущими операциями так, чтобы достичь целей, заложенных в годовом бюджете, даже в случае изменений внешней среды. Если бюджет детализирован, то точность прогнозирования снижается с увеличением горизонта планирования. Бюджет января будет самым точным, несколько менее точным в феврале, а в декабре детализация может оказаться и вовсе приблизительной.

При скользящем планировании у нас пересматриваются лишь отдельные функциональные бюджеты. У компании есть процессы, которые из-за особенностей бизнеса сложно планировать на длительный срок. Например, объем производства конкретного продукта в данном месяце спланировать достаточно легко, однако любые колебания рынка, сроков доставки сырья и т.д. могут привести к переносу производства этого продукта на другой бюджетный период, никак не повлияв при этом на годовой бюджет производства и продаж.

Полностью могут уточняться или пересматриваться бюджеты маркетинга, текущих и аварийных ремонтов, бюджеты налогов, платежей текущего периода и некоторые другие. Например, если семинар переносится на следующий месяц, то бюджет платежей текущего месяца по обучению сотрудников, в котором заложена оплата семинаров для медицинских представителей, может быть пересмотрен. Остальные бюджеты, как правило, анализируются и пересматриваются не чаще одного раза в полгода.

Анализ отклонений

Скользящее планирование начинается с анализа отклонений, в ходе которого плановые значения ключевых показателей бюджета (объем продаж, маржа, затраты и т.д.) сравниваются с фактическими. Анализ может проводиться на разных уровнях — как по компании в целом, так и по подразделениям, по продуктам, проектам, центрам финансовой ответственности. По итогам анализа принимается ключевое решение — будет ли пересмотрен годовой показатель прибыли.

Оценка отклонений может осуществляться ежегодно, ежеквартально, ежедневно, словом, все зависит от уровня анализа (компания в целом, отдельный цех, отдельный продукт и прочее), сроков, в течение которых необходимо выявить проблему, и временного горизонта скользящего планирования. По большинству показателей отклонения анализируются ежемесячно на основе фактических отчетных данных.

Личный опыт

Владимир Мосин, финансовый директор торговой сети «Белый ветер ЦИФРОВОЙ» (Москва)

Текущий анализ отклонений проводится у нас по данным оперативной отчетности. Ежедневно или еженедельно анализируются продажи, товарные остатки, аналитика по товарным категориям и т.п. По итогам каждого дня устанавливаются причины отклонений и принимаются соответствующие решения. Такой ежедневный контроль позволяет заранее прогнозировать уровень объема продаж на конец месяца, товарных запасов, размер кредиторской задолженности и повышать качество оперативного планирования.

Андрей Евсеев, директор по экономике и финансам ОАО «Царицыно» (Москва)

Годовые показатели бюджета нашей компании — это, по сути, цели, задаваемые акционерами, их корректировка не производится. Внутри периодов оперативного планирования корректировки, безусловно, бывают. Оценка важнейших показателей — объема производства, состояния запасов (по объему и качественным параметрам), материальной прибыли (разница между ценой продажи и так называемой материальной стоимостью, которая складывается из стоимости рецептуры, оболочки, упаковки) — проводится постоянно, раз в пять дней. Остальные показатели отслеживаются один раз в месяц. Причины возникших отклонений анализируются, оценивается возможность выхода на заданные годовые параметры, вырабатываются мероприятия для нивелирования отрицательных и поддержки положительных тенденций. В ходе анализа необходимо выявить характер обнаруженных отклонений и последовательно определить, являются ли они существенными или несущественными, благоприятными или неблагоприятными, носят ли систематический или временный характер.

Благоприятные и неблагоприятные отклонения. Любые отклонения, приводящие к превышению фактического показателя прибыли над плановым (например, экономия затрат, превышение объема продаж над запланированным), можно считать благоприятными. К неблагоприятным отклонениям относятся превышение затрат над запланированным уровнем, недостаточный объем реализации.

Личный опыт

Дмитрий Новоселов, финансовый директор ОАО «Отечественные лекарства» (Москва)

В ходе анализа отклонений факта от скользящего бюджета конкретного месяца компания оценивает свои способности к краткосрочному планированию, выявляет причины, не позволившие исполнить краткосрочный план или приведшие к завышению либо занижению менеджментом плановых показателей. В любом случае отклонения по затратам в краткосрочном периоде являются неблагоприятными как при увеличении, так и при уменьшении по сравнению с плановым уровнем, и требуют тщательного анализа.

Анатолий Виноградов, финансовый менеджер Infinity Group Ltd. (Санкт-Петербург)

Существенным у нас считается отклонение от плана в пределах 5% за месяц, причем если это касается доходов, то естественно, что никакого управленческого вмешательства не требуется. Но вот если фактические значения по статьям расходов начинают превышать плановый уровень, сразу же проводится анализ причин, ведь нельзя исключить и неточности при планировании.

Компания всегда заинтересована в том, чтобы в дальнейшем благоприятные отклонения сохранить, а неблагоприятные устранить, совершив корректирующие действия. Например, в случае перерасхода по отдельным статьям затрат установить режим жесткой экономии, ввести авторизацию заявок на платежи, приостановить отгрузки дебиторам-должникам, сократить период отсрочек платежей и т.п.

Контролируемые и неконтролируемые отклонения. По меньшей мере, компании рекомендуется разделить неблагоприятные отклонения на контролируемые и неконтролируемые. Так, если причиной отклонения себестоимости реализованной продукции стало увеличение таможенных пошлин на отдельные группы товаров, то здесь можно говорить о неконтролируемых изменениях. Однако если рост себестоимости вызван ростом транспортных расходов, такое отклонение вполне можно отнести к контролируемым.

Личный опыт

Владимир Мосин, финансовый директор торговой сети «Белый ветер ЦИФРОВОЙ» (Москва)

Отклонения возникают по всем статьям затрат, по разным показателям. Бюджет нашей компании особенно чувствителен к отклонениям объема продаж и маржи. Причиной этих отклонений могут быть факторы, на которые компания не в состоянии оказывать влияние, — например, сложившаяся конъюнктура рынка, режим работы торговых центров, климатические условия и т.п. Но случаются также отклонения, связанные с неточным планированием продаж по некоторым регионам, товарным позициям или через отдельные магазины.

В годовой бюджет закладываются продажи через новые магазины, которые планируется открыть в текущем году. Если какой-либо магазин не открывается в срок, то приходится корректировать бюджет продаж. Соответственно, меняются планируемые объемы закупок товара, показатели кредиторской задолженности, потребности компании в денежных средствах. Одновременно корректируются планы: производственный, по привлечению персонала, командировок и др.

Врeменные и систематические отклонения. Отклонения могут носить временный (случайный) или систематический характер. Временное отклонение не должно выходить за рамки квартала (в некоторых компаниях — месяца) и может быть скорректировано с течением времени. Отклонения, которые невозможно скорректировать или существующие в течение длительного времени, должны признаваться систематическими.

Важно отметить, что отклонения часто взаимосвязаны и влияют друг на друга. Поэтому необходимо анализировать их в комплексе. Отклонение может быть вызвано как явной причиной (например, отклонение по продажам может быть результатом более ранних отгрузок покупателям или появления нового продукта), так и колебаниями других показателей.

У компаний часто возникает желание любое благоприятное отклонение признать систематическим, а неблагоприятное — временным. Однако не стоит забывать, что цель скользящего планирования — отражение действительности. Задача финансового директора и планового отдела состоит как раз в том, чтобы критически оценить отклонения, выявить их характер, постараться максимально сохранить благоприятные тенденции и нивелировать неблагоприятные.

Дальнейшие действия в отношении бюджета компании будут зависеть от характера выявленных отклонений. Если ясно, что отклонение временное (как благоприятное, так и неблагоприятное), то компании корректируют планы периодов, оставляя неизменными конечные годовые показатели. Если же отклонение является систематическим, то ограничиться корректировками не удастся, на основе базового бюджета составляется новый.

Корректировка бюджета

Когда бюджет компании ограничивается рамками финансового года, то при его корректировке итоговый показатель прибыли может как меняться, так и нет. При втором варианте изменяются показатели периодов, но не затрагивается конечный финансовый результат, что, по мнению автора, более предпочтительно.

Личный опыт

Дмитрий Новоселов, финансовый директор ОАО «Отечественные лекарства» (Москва)

Применяя методику скользящего планирования, мы оставляем неизменными ключевые показатели годового бюджета, на достижение которых нацелен менеджмент компании, — выручку, производственную себестоимость, EBITDA, рентабельность, размер чистой прибыли, нормативы оборачиваемости и ликвидности, показатели структуры капитала компании. Для менеджмента бюджет — это часть стратегии компании. Он формируется на основе стратегического бизнес-плана и утверждается советом директоров. Поэтому менеджеры вправе менять значения показателей только в краткосрочных периодах при сохранении целевых значений за год. Если же по каким-то причинам бюджет не может быть выполнен, то решение об изменении ключевых показателей может принять только совет директоров. Тогда и годовой бюджет становится элементом скользящего планирования.

Рассмотрим оба варианта корректировки бюджета — с изменением годового показателя прибыли и без изменения.

Прибыль не меняется

Ясно, что добиться исполнения бюджета как по затратной, так и по доходной части, сложно. Если выявленное отклонение (временное или систематическое) поддается корректировке, то можно перекроить статьи бюджета так, чтобы итоговый показатель прибыли не изменился. Тут возможны два пути.

Первый — провести межстатейные корректировки, то есть по итогам года соотношение статей изменится, по каждой из них будут отклонения, но показатель прибыли останется на прежнем уровне (пример 1). Второй путь — вносить в статьи временные изменения так, чтобы не менялись итоговые годовые значения по каждой из них (пример 2).

Пример 1

Компания «Икар» сформировала первоначальный годовой бюджет, представленный в табл. 2. По итогам полугодия зафиксировано отклонение объема продаж от плана в размере 10 тыс. руб. С учетом экономии переменных затрат отрицательное отклонение по прибыли составило 3,5 тыс. руб.

Если компания не рассматривает вариант изменения бюджета и полагает, что отклонение по прибыли, вызванное невыполнением плана продаж, является систематическим, но при этом несущественным и поддающимся корректировке, то на второе полугодие возможно внести постоянные изменения (табл. 3).

В первом полугодии прибыль составила 31,5 тыс. руб. Чтобы выйти на заданное в годовом плане значение прибыли в 70 тыс. руб., необходимо получить во втором полугодии 38,5 тыс. руб. прибыли. Эта величина сразу же заносится в годовой скользящий план — по сути, нам нужно перекрыть на 3,5 тыс. руб. отрицательное отклонение первого полугодия. Добиться этого можно как увеличив продажи (с увеличением маржи на 3,5 тыс. руб.), так и сократив затраты (на 3,5 тыс. руб.), а также сочетанием этих двух мер. По мнению автора, самый простой способ — оставить на второе полугодие неизменными показатели «Продажи» и «Маржа», но сократить операционные расходы (на 3,5 тыс. руб.). Поэтому план по операционным расходам на второе полугодие составит 26,5 тыс. руб.

Хотя отклонения между показателями годового скользящего плана и первоначального имеют место (гр. 5 — гр. 2), невыполнение плана продаж полностью покрывается экономией расходов. Прибыль по итогам года в результате остается неизменной.

Если анализ отклонений позволяет предположить, что невыполнение плана продаж носит несущественный, временный характер, то можно пойти иным путем. В частности, в запланированные показатели по статьям плана внести корректировки таким образом, чтобы изменения затрагивали только показатели внутри планируемого периода, а итоговые годовые значения не менялись ни по одной из статей (пример 2).

Пример 2

Не выполнив план продаж в первом полугодии, ООО «Икар» принимает решение об увеличении объема продаж на второе полугодие с тем, чтобы по итогам года выйти на ранее заданные значения (табл. 4).

В результате по итогам года отклонений по статьям не возникает, существуют лишь отклонения внутри планируемого периода деятельности.

Каким бы качественным ни было планирование, нельзя предугадать всех событий, способных повлиять на конечный финансовый результат. Отклонения возникают практически всегда, но далеко не всегда они являются результатом явной ошибки или просчета в планировании. В ситуациях, когда наблюдаются необратимые неблагоприятные изменения либо отмечаются значительные и неслучайные благоприятные отклонения, может быть принято стратегическое решение — изменить плановый показатель годовой прибыли и все промежуточные показатели, связанные с ним.

Компании охотно пересматривают бюджет в сторону снижения, если происходят неблагоприятные изменения и, не желая признавать системность позитивных отклонений, до последнего пытаются составить скользящий план без изменения прибыли в сторону увеличения. Здесь уместно вновь вспомнить о том, что компании требуется реальный план. В противном случае он перестанет быть ориентиром для развития бизнеса.

Возвращаясь к отклонениям показателя прибыли от запланированного уровня, отметим, что причинами несоответствия факта плану чаще всего становятся колебания двух показателей — выручки от реализации (изменение объема продаж или цен) и затрат.

Отклонения по выручке. Допустим, что первоначально ежеквартальный план продаж составлял 100 руб., но по итогам первого квартала отклонение по продажам составило 20 руб. План на следующий период будет зависеть от характера выявленного отклонения (табл. 5). Если компания специализируется на розничной торговле, то потерянные однажды продажи компенсировать будет совсем не просто. Корректировка возможна только при проведении особых мероприятий, например дополнительных рекламных кампаний или промоакций. Для такой компании отклонение будет системным, а подходящим вариантом корректировки плана — снижение объема продаж (табл. 5, вариант 1). Если же речь идет об оптовом бизнесе, то отклонение может быть вызвано просто сроками исполнения контрактов, в этом случае эффективным может оказаться перенос недостающего объема продаж на следующий квартал (табл. 5, вариант 2).

Представим, что прошел второй квартал и вновь план продаж не выполнен. Теперь возможны три сценария развития событий: сохранение базового плана на III и IV квартал; корректировка этих планов в сторону увеличения с целью выхода на годовой уровень; корректировка плана на III и IV квартал на основе отклонений I и II квартала в сторону дальнейшего сокращения (табл. 6).

Окончательный выбор варианта изменения плана будет зависеть от причин, вызвавших отклонение.

Предположим, что оптовая компания не смогла вовремя выполнить свои обязательства перед покупателями. Если в результате покупатели отказываются от исполнения контрактов на I и II квартал, однако планируют исполнить свои обязательства по III и IV кварталам, тогда компании разумно снизить годовой план продаж (табл. 6, вариант 1). Если покупатели по-прежнему готовы выкупить не поставленный вовремя товар, тогда наиболее подходящим будет второй вариант, то есть соответственное увеличение плана продаж на эти кварталы. Когда же речь идет о розничном бизнесе, а отклонение от запланированного уровня продаж вызвано, к примеру, нарушением планов по открытию магазинов, то компании останется принять третий вариант скользящего плана, уменьшая ранее запланированные объемы продаж на суммы, выявленные в предыдущих кварталах.

Отклонения по затратам. Данный тип отклонений нужно анализировать с учетом характера затрат (постоянные или переменные), а также их вида (например, затраты на персонал, аренду, транспортировку и т.п.). Важно понять, какие причины вызвали то или иное отклонение. Если компания обнаруживает экономию по затратам, то следует проанализировать показатели выручки и маржи. Вряд ли можно говорить о реальной экономии затрат, если она обусловлена недополучением выручки. И наоборот, когда рост затрат сопровождается увеличением выручки и прибыли, то можно сделать вывод о комплексном позитивном влиянии отклонений на конечный финансовый результат. Если же выручка не возросла и отклонения в затратах не связаны с изменением объема реализации, то компания должна стремиться либо снизить общий уровень затрат, либо оставить его неизменным. Для этого превышение по одним статьям затрат можно перекрыть экономией по другим.

Принятие нового бюджета

Пересмотренный бюджет принимается как новый план. Одновременно разрабатываются планы корректирующих воздействий, мероприятий, направленных на закрепление благоприятных отклонений и минимизацию негативных. Например, если фактические продажи оказались выше запланированных из-за грамотно проведенной маркетинговой акции, то для сохранения этой благоприятной тенденции необходим план действий по развитию новых продуктов и разработка новых маркетинговых программ.

Бюджет компании может выходить за рамки одного финансового года. По мере выполнения бюджета к нему могут добавляться все новые периоды: год или месяц. Таким образом, бюджет компании будет скользить, и в ее распоряжении всегда будет бюджет, равный определенному периоду (например, 12 месяцев).

Скользящее планирование применяется и для более широких горизонтов, чаще всего компании составляют скользящий план на 3–5 лет, детализируя его по годам. В этот план входят те же компоненты, что и в годовой бюджет (прогнозный бюджет прибылей и убытков, прогнозный баланс и т.п.), включаются не только абсолютные, но и относительные показатели (объем реализации по годам, темп прироста продаж, рост затрат, изменение доли определенной продукции в общем объеме реализации). Достигнутые результаты сопоставляются с долгосрочным планом. После анализа выявленных отклонений принимается решение о корректировке плана. Затем в соответствии с базовым долгосрочным планом формируется краткосрочный план следующего года.

Личный опыт

Александр Петренко, финансовый директор «СантаХаус» (Санкт-Петербург)

Система планирования в нашей компании построена на бизнес-показателях (выручка на квадратный метр, количество посетителей, средняя сумма чека, распределение площадей по товарным категориям, потребность в товарных запасах на квадратный метр магазина, скорость обработки товарных потоков и т.д.), по которым определяются нормативные значения. Эти нормативы используются при формировании стратегического (пятилетнего) и оперативного (годового) бизнес-плана и, соответственно, долгосрочного и годового бюджета, прогнозной отчетности (отчета о прибылях и убытках, баланса, отчета о движении денежных средств). Система бизнес-показателей позволяет ежемесячно с минимальными затратами контролировать исполнение бюджета и в условиях быстрого развития компании оперативно вносить изменения в бизнес-план и бюджет компании с необходимой детализацией по статьям и центрам финансовой ответственности.

Скользящее планирование — достаточно трудоемкий процесс, требующий значительных материальных затрат. Нельзя исключить, что компании придется специально создавать плановый отдел. Но главная проблема при применении скользящего плана — изменение отношения сотрудников компании к бюджету. Они должны понимать, что бюджет — это далеко не тот документ, который можно пересмотреть в случае необходимости в любой момент.

Если финансовый директор слишком рано сдается, признавая необходимость уменьшения прибыли, то это может привести к расхолаживанию сотрудников по отношению к поставленным компанией финансовым целям. Поэтому рекомендуется сохранять максимально жесткую позицию в отношении намеченного финансового результата. Допуская отклонения внутри периода планирования, нужно, тем не менее, стремиться к сохранению финального результата на ранее заданном уровне.

Источник