Памятка страхователю о порядке оформления и сроках представления ежегодной отчетности по форме СЗВ-СТАЖ
Страхователь ежегодно, не позднее 1 марта года, следующего за отчетным, представляет в территориальный орган ПФР по месту регистрации «Сведения о страховом страже застрахованных лиц» по форме СЗВ-СТАЖ (далее – СЗВ-СТАЖ) в сопровождении формы ОДВ-1 (формы утверждены постановлением Правления ПФР от 06.12.2018 №507п).
Форма СЗВ-СТАЖ заполняется на всех застрахованных лиц, находящихся со страхователем в трудовых отношениях (в т.ч., с которым заключены трудовые договоры) или заключивших с ним гражданско-правовые договоры, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, по договорам авторского заказа, в пользу авторов произведений по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам, заключенным с пользователями, или с которым заключены трудовые договоры и (или) гражданско-правовые договоры.
Программное обеспечение для подготовки отчетности размещено на сайте Пенсионного фонда РФ www.pfrf.ru в разделе «Страхователям».
Общие правила и порядок заполнения и представления документов:
Отчетность может быть представлена в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью страхователя или через уполномоченного представителя, при наличии соответствующих Соглашений.
Страхователи с численностью работающих застрахованных лиц 25 и более (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы) обязаны представлять отчетность только в электронном виде.
На застрахованных лиц, признанных в установленном законодательством Российской Федерации порядке безработными, сведения по форме СЗВ-СТАЖ представляются органами службы занятости населения.
Сведения по форме СЗВ-СТАЖ формируются в пакеты документов. Один пакет содержит один файл и представляется одновременно с формой ОДВ-1. В пакет могут входить документы только одного наименования и одного типа сведений.
Особенности заполнения формы «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)»:
Форма СЗВ-СТАЖ имеет сквозную нумерацию страниц в рамках каждой формы, начиная с титульного листа. Порядковый номер страницы проставляется в определенном для нумерации поле.
Форма СЗВ-СТАЖ содержит следующие типы сведений:
Исходная – представляется на застрахованных лиц первый раз за отчетный период. За отчетный период по организации может быть представлен только один пакет документов «СЗВ-СТАЖ» с типом «Исходная».
Дополняющая – представляется на застрахованных лиц, данные по которым, представленные в форме с типом «исходная», не учтены на индивидуальных лицевых счетах из-за содержащихся в ней ошибок, а так же на застрахованных лиц, информация по которым отсутствовала в ранее представленных сведениях за отчетный период.
Назначение пенсии – представляется на застрахованных лиц, которым для установления пенсии необходимо учесть период работы календарного года, срок представления отчетности за который не наступил. Представляется в течение 3 календарных дней со дня обращения работника к страхователю.
При необходимости отмены представленных форм СЗВ-СТАЖ с любым типом сведений представляется форма СЗВ-КОРР с типом «отменяющая».
Форма СЗВ-СТАЖ состоит из 5 разделов:
В форме СЗВ-СТАЖ с типами «исходная» и «дополняющая» заполнению подлежат Разделы 1-3:
раздел 1
раздел2
раздел 3
«Сведения о периодах работы застрахованных лиц».
Данные в разделе заполняются страхователем в именительном падеже. В графе «СНИЛС» указываются страховые номера индивидуальных лицевых счетов каждого из застрахованных лиц, на которых представляется форма СЗВ-СТАЖ.
Данные в графах «Фамилия», «Имя», «Отчество», «СНИЛС» должны соответствовать данным, указанным в страховом свидетельстве обязательного пенсионного страхования.
Для форм с типом «Назначение пенсии» графа «Период работы» заполняется по дату предполагаемого выхода на пенсию.
При необходимости отражения нескольких периодов работы по конкретному застрахованному лицу, каждый из периодов указывается отдельной строкой. Графы «Фамилия», «Имя», «Отчество», «СНИЛС» заполняются один раз.
Период работы застрахованного лица в рамках гражданско-правового договора заполняется с отражением в графе 11 кодов «ДОГОВОР», «НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛАВТ». В случае если оплата по договору произведена в отчетном периоде, указывается код «ДОГОВОР». Если оплата за работу по договору отсутствует, указывается код «НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛАВТ».
Графа14 «Сведения об увольнении застрахованного лица/ сведения о периодах, засчитываемых в страховой стаж безработным» заполняется значением «31.12.гггг.» только по застрахованным лицам, дата увольнения которых приходится на 31 декабря календарного года, за который представляется форма СЗВ-СТАЖ. Для застрахованного лица, признанного в установленном законодательством РФ порядке безработным, в графе указывается код «БЕЗР».
Разделы 4 и 5 не заполняются для СЗВ-СТАЖ с типами «исходная» и «дополняющая».
В форме СЗВ-СТАЖ с типом «назначение пенсии» заполняются все разделы 1-5:
раздел 4
раздел 5
«Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения».
Особенности заполнения формы «Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (ОДВ-1))»:
ОДВ-1 является документом, содержащим сведения в целом по страхователю, и фактически представляет собой опись представленных им сведений. Может содержать тип сведений «Исходная», «Корректирующая» или «Отменяющая».
Форма ОДВ-1 с типом «Корректирующая» представляется при необходимости корректировки данных раздела 5 формы ОДВ-1 с типом «Исходная».
Форма ОДВ-1 с типом «Отменяющая» представляется при необходимости отмены данных раздела 5 формы ОДВ-1 с типом «Исходная».
При представлении формы СЗВ-СТАЖ с типом сведений «Назначение пенсии» заполняются только разделы 1-3 формы ОДВ-1.
Раздел 5 заполняется только, если в форме СЗВ-СТАЖ (с типом сведений «Исходная») содержатся сведения о ЗЛ, занятых на видах работ, указанных в части 1 ст.30 и ст.31 ФЗ от 28.12.2017 №400-ФЗ.
Ответственность страхователя:
За представление сведений индивидуального (персонифицированного) учета (в том числе, сведений по форме СЗВ-СТАЖ), с нарушением установленных сроков, а также в случае представления неполных и (или) недостоверных сведений предусмотрено:
применение финансовых санкций к страхователю в виде штрафа в размере 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица (абз.3 ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996г. №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»)наложение административного штрафа на должностное лицо страхователя в размере от 300 до 500 рублей (ст.15.33.2 Кодекса РФ об административных правонарушениях).
За несоблюдение страхователем порядка представления сведений в форме электронных документов штраф в размере 1000 рублей (абз.4 ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996г. №27-ФЗ).
Памятка о представлении «Сведений о страховом стаже застрахованных лиц» по форме СЗВ-СТАЖ
Сведения о страховом стаже застрахованного лица представляется организацией один раз в год, по итогам отчетного периода (года). Отчетность необходимо представить в территориальные органы ПФР не позднее 1 марта года, следующего за отчетным. В 2021 году последней датой сдачи отчетности по форме СЗВ-СТАЖ является 1 марта 2021 года.
Страхователь ежегодно, не позднее 1 марта года, следующего за отчетным, представляет в территориальный орган ПФР по месту регистрации сведения о каждом работающем у него застрахованном лице (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах начисляются страховые взносы) «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц» по форме СЗВ-СТАЖ (далее – СЗВ-СТАЖ) в сопровождении формы ОДВ-1*.
Общие правила и порядок заполнения и представления документов:
Отчетность может быть представлена в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью страхователя или через уполномоченного представителя, при наличии соответствующих Соглашений.
Страхователи с численностью работающих застрахованных лиц 25 и более обязаны представлять отчетность только в электронном виде.
Сведения по форме СЗВ-СТАЖ формируются в пакеты документов. Один пакет содержит один файл с форами СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1. В пакет могут входить документы только одного наименования и одного типа сведений.
Отчетность включает в себя:
Сведения СЗВ-СТАЖ сверяются с данными ежемесячной отчетности, которая была предоставлена страхователями в 2019 году, и вносятся в индивидуальный лицевой счет застрахованного лица в системе персонифицированного учета ПФР для дальнейшего использования при назначении пенсии.
Форма СЗВ-СТАЖ содержит следующие типы сведений:
Исходная – представляется на застрахованных лиц первый раз за отчетный период. За отчетный период по организации может быть представлен только один пакет документов «СЗВ-СТАЖ» с типом «Исходная».
Дополняющая – представляется на застрахованных лиц, данные по которым, представленные в форме с типом «исходная», не учтены на индивидуальных лицевых счетах из-за содержащихся в ней ошибок, а так же на застрахованных лиц, информация по которым отсутствовала в ранее представленных сведениях за отчетный период.
Назначение пенсии – представляется на застрахованных лиц, которым для установления пенсии необходимо учесть период работы календарного года, срок представления отчетности за который не наступил. Представляется в течение 3 календарных дней со дня обращения застрахованного лица к страхователю.
При необходимости отмены представленных форм СЗВ-СТАЖ с любым типом сведений представляется форма СЗВ-КОРР с типом «отменяющая».
* Постановление Правления Пенсионного фонда России от 11 января 2017 г. N 3п»Об утверждении формы «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)», формы «Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (ОДВ-1)», формы «Данные о корректировке сведений, учтенных на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица (СЗВ-КОРР)», формы «Сведения о заработке (вознаграждении), доходе, сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных и уплаченных страховых взносах, о периодах трудовой и иной деятельности, засчитываемых в страховой стаж застрахованного лица (СЗВ-ИСХ)», порядка их заполнения и формата сведений»
На кого предоставляется:
Срок подачи
Штрафы
Действующие работники
Не позднее 1 марта
На страхователя:
500 руб. за каждого человека на которого не сдали форму (абз.3 ст.17 Федерального закона от 01.04.1996 №27);
1000 руб. за несоблюдение страхователем порядка представления сведений в форме электронных документов (абз.4 ст.17 Федерального закона от 01.04.1996 №27).
На должностное лицо:
300-500руб. (ст.15.33.2 КоАП РФ)
Подрядчики
Работники выходящие на пенсию
В течение трех календарных дней со дня обращения застрахованного лица к страхователю СЗВ-СТАЖ (назначение пенсии), ОДВ-1
Все работники при ликвидации и реорганизации
Один месяц с даты промежуточного баланса или передаточного акта
Программы для подготовки и проверки отчетности размещены в свободном доступе на сайте ПФР в разделе «Работодателям/«Бесплатные программы, формы и протоколы».
Увольнение в СЗВ-СТАЖ отражается работодателями в соответствии с рекомендациями из постановления Правления ПФР от 06.12.2018 г. № 507п. Заполнение формы будет производиться по разным алгоритмам в следующих ситуациях:
если работник уволен последним днем отчетного года;
если прекращение трудового сотрудничества произведено в течение года;
если причиной увольнения стал выход трудоустроенного физического лица на пенсию, в т.ч. если уволенный имеет право досрочного выхода на пенсию или работал в специфических условиях труда.
СЗВ-СТАЖ – образец заполнения 2019 (увольнение)
Отчет, подтверждающий стаж, должен ежегодно, не позднее 1 марта, подаваться работодателем в Пенсионный фонд. Отчетность по уволенным в течение года работникам подается в этот же срок вместе с данными по остальным сотрудникам. При увольнении работник вправе запросить копию СЗВ-СТАЖ или выписку из него. Если поводом для прекращения трудовых отношений стал выход человека на пенсию, заполнять надо все разделы документа, а отчет подать в ПФР в течение 3-х дней после обращения будущего пенсионера к работодателю.
При оформлении отчета по основаниям, отличным от назначения пенсии, данные вносятся только в первые три раздела. По увольняемым пенсионерам необходимо заполнять данные по страховым взносам (разделы 4 и 5) – были они начислены и уплачены в периоде работы или нет, проходили ли по учету начисления взносов по дополнительным страховым тарифам. Отдельно показываются отчисления, осуществленные в рамках негосударственного пенсионного обеспечения.
Форма визируется подписью руководителя предприятия или частным предпринимателем, удостоверяется подписью и печатью (если она имеется).
Как в СЗВ-СТАЖ отразить увольнение:
Символом «Х» обозначается тип представляемых сведений – исходные данные, дополняющие или информация, необходимая для назначения пенсии.
В разделе 1 указываются сведения, характеризующие работодателя, который выступает в роли страхователя (краткое наименование, номера ИНН, КПП, код регистрации в ПФР).
Отражается календарный год, за который сформирован отчет (раздел 2).
В таблице раздела 3 обозначаются периоды работы по каждому сотруднику (на одного человека может быть выделено несколько строк, если в отчетном периоде было несколько периодов работы, при этом Ф.И.О. указывают один раз).
В случае с увольняемыми работниками в разделе 3 надо указать фамилию, имя и отчество сотрудника, его номер СНИЛС. Даты периодов работы, имевших место в рассматриваемом отчетном периоде, вносятся в графы 6 и 7.
Например, Сорин А.В. был принят на работу 04.03.2019 г., эта дата вводится в графу 6. Далее работник был уволен 28.06.2019 г. – эта дата увольнения в СЗВ-СТАЖ будет отражена в столбце 7 (см. строку 1 раздела 3 нашего примера).
Для фиксации случаев, когда день прекращения действия трудового контракта приходится на 31 декабря отчетного года, предусмотрена колонка 14 – в ней надо проставить полную дату увольнения (например, «31.12.2019»).
Графы 8-10 и 12, 13 заполняются в случае, если человек имеет право на назначение пенсии досрочно, в остальных ситуациях эти столбцы остаются пустыми.
Пример
Сотрудник Ильин В.С. принят на работу 01 февраля 2019, в апреле (с 18 по 22 число) он был в неоплачиваемом отпуске, а 15 июля 2019 уволился. В СЗВ-СТАЖ увольнение в 2019 году и пребывание физического лица в статусе отпускника отразится тремя строками:
Сначала фиксируется дата приема человека и период его работы до ухода в отпуск (в графе 6 – 01.02.2019, в графе 7 – 17.04.2019).
В следующей строке показывается продолжительность отпуска с детализацией его типа в графе 11 (в столбце 6 – 18.04.2019, в столбце 7 – 22.04.2019, в столбце 11 – НЕОПЛ).
В заключительной строке будет обозначен период после выхода из отпуска по день увольнения (в графе 6 – 23.04.2019, в графе 7 – 15.07.2019).
Форму СЗВ-СТАЖ ежегодно сдают в ПФР все предприятия с любой формой собственности. Эту форму отчёта обязаны сдавать предприятия, где есть сотрудники, с которыми оформлены трудовые отношения, и они получают доходы, облагающиеся страховыми взносами. Во время заполнения отчёта никого не забудьте, так как он заполняется абсолютно по всем работникам.
Форма СЗВ-СТАЖ в обязательном порядке подаётся вместе с описью по форме ОДВ-1. В ней отражён список представляемых в ПФР отчётов и актуальные сведения о страхователе. При численности сотрудников в организации более 25 человек форма СЗВ-СТАЖ сдаётся в электронном виде, подписанная усиленной квалифицированной подписью. Соответственно, если у вас менее 25 человек, то можно сдать и на бумажном носителе.
Отчитаться придётся, даже если в течение отчётного периода был заключён хотя бы один трудовой договор или договор гражданско-правового характера. Сдать отчёт нужно будет даже в том случае, если ИП без работников оформил договор подряда на выполнение каких-то ремонтных работ с физическим лицом на один месяц.
Сдать форму СЗВ-СТАЖ нужно до 1 марта. Значит отчёт за 2020 год будет необходимо подать до 01.03.2021 года. Но не тяните до последнего, лучше отправить раньше этого срока. Досрочно отчёт может быть сдан страхователем в нескольких случаях: при ликвидации, реорганизации и в случае прекращения статуса адвоката, полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой (п. 3 ст. 11 закона «О персучёте» от 01.04.1996 № 27-ФЗ). А вот если сотрудник увольняется в течение 2020 года, и его увольнение не связано с выходом на пенсию, досрочно сдавать форму СЗВ-СТАЖ нет необходимости.
Инструкция по заполнению СЗВ-СТАЖ
Есть определённые правила заполнения отчёта СЗВ-СТАЖ, описанные в Постановлении Правления ПФР № 507п. Давайте рассмотрим с вами, как же всё-таки правильно заполнить форму за 2020 год.
Раздел № 1
Заполняем информацию по страхователю. В соответствующих полях указываем:
Регистрационный номер в ПФР
Стандартный шифр из 12 цифр. Его присваивают при первичной регистрации в ПФР.
Если отчёт формирует юридическое лицо (организация или ее обособленное подразделение), то заполняют девять символов кода. В 11 и 12 ячейке проставьте прочерки. Если отчитывается ИП, то заполните все 12 знакомест.
Заполняют только юридическое лицо. ИП поле не заполняют, нужно проставить прочерки.
Вписываем краткое наименование компании в соответствии с положениями учредительных документов. Для подотчётного коммерсанта достаточно указать ИП и ФИО полностью.
В блоке «тип сведений» указываем вид отчётности. Годовая форма СЗВ-СТАЖ может быть исходной или дополняющей:
В строке «назначение пенсии» — отмечается знак «Х» только, если отчёт формируется на работника, обратившегося за оформлением пенсии в ПФР. Так, если застрахованное лицо подаёт заявление о назначении пенсии, то отчёт нужно предоставить в течение 3 календарных дней со дня получения такого заявления (п. 2 ст. 11 закона «О персучёте» от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
Раздел № 2
В нём указывается календарный год, за который предоставляются сведения.
Раздел № 3
Третий раздел — это таблица со сведениями о периодах работы застрахованных лиц. Для каждой графы есть свои рекомендации по заполнению. Обращаю ваше внимание, что для годовой формы СЗВ-СТАЖ графы таблицы с 1 по 3 и с 5 по 7 обязательны к заполнению.
Вот так выглядит отчёт на сотрудника, работающего полный календарный год без каких-либо изменений и прерываний трудового стажа.
В ней отражается код территориальной принадлежности организации. К примеру, если работа осуществляется в районах Крайнего Севера, то в этой графе указываем код «РКС». Для работы в территориях, приравненных к Крайнему Северу, укажите код «МКС». Перечень северных территорий закрёплен Постановлением Совмина СССР № 12 от 03.01.1983.
В ней указывается дополнительная имеющаяся информация по периодам из граф 6-7, но только при её наличии. Информация указывается в соответствии со специфическим Классификатором, закреплённым в Приложении к Порядку заполнения формы (Постановление ПРФ № 507п). Виды возможных дополнительных сведений по периодам работы:
При наличии в отчётном году нескольких таких периодов, заполнение происходит в отдельных строках с разными кодами на каждый период. В случае, если период прерывался из-за увольнения и нового приёма сотрудника в течение года, то каждый такой период указывается отдельной строкой.
По периодам, когда сотрудник просто работал, коды в 11 графе не ставят.
Эти графы заполняют, если работа сотрудников связана с особыми условиями труда, либо с условиями, дающими право на досрочное оформление пенсии. Поля заполняются только после документального подтверждения особых условий труда. При этом организация исчисляла и уплачивала взносы по дополнительным тарифам страховых взносов или по договорам досрочного негосударственного пенсионного обеспечения.
Постановлением ПФР от 02.09.2020 № 612п внесены изменения в формы персонифицированной отчётности. Они будут действовать при подаче СЗВ-стаж за 2020 год.
Для заполнения формы СЗВ-СТАЖ добавлен новый код «ВИРУС». Его нужно отражать в графе 10 формы для обозначения страхового стажа медработников.
Если увольнение сотрудника приходится на 31 декабря года, за который представляется форма СЗВ-СТАЖ, то в графе 14 указывается символ «Х».
Разделы № 4 и № 5 подлежат заполнению только при формировании СЗВ-СТАЖ с типом сведений о назначении пенсии. В отчёт с типом «Назначение пенсии» дата окончания периода указывается, как предполагаемый день выхода сотрудника на пенсию, указанный в заявлении работника.
На рисунке ниже я привела вам кратко какие обязательные сведения о работнике и работодателе должна содержать форма СЗВ-СТАЖ.
Исправление ошибок в СЗВ-СТАЖ
Если Пенсионным фондом будут выявлены ошибки в представленном отчёте, нужно в 5-тидневный срок их устранить и отправить сведения повторно, во избежание штрафных санкций.
Обращаю ваше внимание, что ПФР утвердил новые коды (МС, ВЖМС, ВПНС, КВ, ВЖКВ, ВПКВ), которые надо указывать при подаче СЗВ-КОРР. Поправки связаны с изменениями в НК из-за пандемии коронавируса. Речь идёт о льготных тарифах для пенсионных взносов.
Штрафные санкции
Как и для любых других форм отчётности, за нарушения правил представления СЗВ-СТАЖ предусмотрены штрафы.
Организацию могут оштрафовать на:
Сумму штрафных санкций можно оспорить. Допустим у страхователя возникли проблемы с работой программного обеспечения или доступа к сети Интернет, или же, если нарушение допущено впервые, а ошибка незначительна. Также бывали случаи, что штрафы оспаривали, если фонд не предупредил об ошибке в отчёте. И тем самым лишил вас возможности исправить неточность без санкций.
В статье я постаралась максимально представить информацию по заполнению отчёта. Опираясь на эти данные, вы подготовите форму СЗВ-СТАЖ без ошибок и благополучно отчитаетесь в фонд.
Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более семи лет.
