С уважением и признательностью что значит
Routes to finance
Как вы закрываете, деловое письмо важно. Ваше закрытие письма должно оставить читателя с положительным впечатлением как от вас, так и от письма, которое вы написали. При закрытии вашего письма важно использовать соответствующее уважительное и профессиональное слово или фразу.
Большинство официальных вариантов закрытия букв зарезервированы, но обратите внимание, что среди вариантов есть степень тепла и знакомость. Ваши отношения с человеком, которого вы пишете, будут определяться тем, что вы выбираете.
Прочтите ниже, чтобы узнать некоторые из наиболее распространенных доступных вариантов закрытия, и получите помощь, чтобы выяснить, какие из них подходят для переписки.
Примеры закрытия письма
Ниже приведены закрытие букв, подходящих для деловых писем и писем, связанных с занятостью. Ниже приведена информация о том, когда использовать каждый из них.
Они подходят практически во всех случаях и являются отличными способами закрыть сопроводительное письмо или запрос.
Другие примеры закрытия письма
Когда вы заканчиваете свое письмо, обязательно выберите закрытие письма, соответствующее теме вашего письма, а также вашему личному положению и отношениям с человеком, которого вы пишете. Вот несколько примеров на выбор.
В симпатии,
С уважением,
Доброе спасибо,
Добрые пожелания,
Большое спасибо,
С уважением,
С уважением,
С уважением,
Искренне ваш,
Спасибо,
Спасибо,
Спасибо за вашу помощь в этот вопрос,
Спасибо за ваше внимание,
Спасибо за вашу рекомендацию,
Спасибо за ваше время,
С уважением,
Теплые пожелания,
Тепло,
С благодарностью,
С глубочайшим сочувствием,
С благодарностью,
С искренней благодарностью
С симпатией,
Ваша помощь очень признательна,
Твой сердечный,
С уважением,
Искренне ваш,
С уважением,
Капитализация
Заглавие первого слова вашего закрытия.Если ваше закрытие более одного слова, запишите первое слово и используйте нижний регистр для других слов.
Закрытие писем, которых следует избегать
Есть определенные закрытия, которых вы хотите избежать в любом деловом письме. Большинство из них просто слишком неформальны. Ниже приведены примеры закрытий, которые следует избегать:
Приветствия,
Любовь,
Позаботьтесь,
XOXO,
Они слишком неформальны, а некоторые (например, Love «и» XOXO «) подразумевает уровень близости, который не подходит для бизнес-письма.
Избегайте таких выходов, которые более подходят для сообщений друзьям или близким.
Под закрытием вашего письма укажите свою подпись. Если это физическая буква, сначала подпишите свое имя в ручке, а затем введите свою типизированную подпись ниже.
Если это письмо электронной почты, просто укажите свою типизированную подпись ниже вашего отправления.
Также важно указать вашу контактную информацию в своем письме. Если это физическое письмо, ваша контактная информация будет в верхней части письма. Однако, если это письмо, укажите эту информацию под своей типизированной подписью. Это позволит получателю легко реагировать на вас.
Как форматировать завершение письма
После того, как вы выбрали слово или фразу для использования в качестве отправки, следуйте за ней с запятой, пробелом, а затем включите свою подпись.
Если вы отправляете письмо с твердой копией, оставьте четыре строки пробела между закрытием и введенным именем. Используйте это пространство, чтобы подписать свое имя в ручке.
Если вы отправляете электронное письмо, оставьте одно пространство между бесплатным закрытием и вашей типизированной подписью. Укажите свою контактную информацию прямо под вашей типизированной подписью.
(пробел)
С уважением,
(пробел)
Рукописная подпись
(для рассылки) (пробел)
Типичная подпись > Письмо с письмом
(пробел)
С уважением,
(пробел)
Типичная подпись
Контактная информация (по электронной почте)
Примеры писем и советы по написанию
Образцы писем
Как подписать сопроводительное письмо с примерами подписи
Информация о том, что включить в подпись сопроводительное письмо при отправке или рассылке сопроводительных писем и писем по электронной почте.
Как написать письмо с предложением о значении с примерами
Советы и рекомендации для написания букв предложения ценности, в том числе, почему и как написать письмо, которое поможет вам заметить, форматировать, шрифт, макет и образцы.
Как завершить сообщение электронной почты с закрывающими примерами
Примеры закрытия электронной почты, советы о том, как закончить сообщения электронной почты, советы по форматированию и как подписать сообщение о работе или занятости по электронной почте.
Как закончить деловое письмо: примеры на русском и английском языках
Работник любой сферы рано или поздно сталкивается с проблемой написания делового письма. Главный вопрос – как начать и как закончить? Многие сайты предлагают основные правила и примеры, уделяя мало внимания завершительной части документов.
Главные правила деловых писем
Определенные документы имеют приложения, которые дополняют, разъясняют, или детализируют отдельные вопросы. О них обязательно отмечают в конце письма, отступая от последнего абзаца несколько строк.
Способы оформления приложений:
1) Приложения, о которых упоминается в тексте, то отметку об этом оформляют так:
Приложение: на 5 стр., в 3 экз.
2) Приложения, не указанные в тексте, необходимо перечислить, обязательно указав название, количество страниц в каждом приложении и количество экземпляров.
Приложение: «Акт оценки стоимости незавершенного строительства», на 2 стр., в 3 экз.
3) Иногда приложений несколько. Тогда они перечисляются по названиям и нумеруются. При большом количестве приложений отдельно составляется их список, а в письме после текста отмечают:
Приложение: согласно списку на … стр.
Копии документов приложите к письму в том порядке, в котором они были пронумерованы в приложении.
Есть различные варианты построения концовки. Это зависит от того, о чем говорилось в письме.
Наиболее употребляемые примеры завершения:
1) Повторить благодарность, оказанную в начале или просто поблагодарить за помощь:
Еще раз благодарим Вас …
Позвольте еще раз поблагодарить Вас …
Хотим еще раз выразить свою искреннюю благодарность …
Спасибо за помощь …
2) Выразить надежды:
Надеемся, что договоренность будет взаимовыгодной …
Надеемся, что наше предложение заинтересует Вас …
Рассчитываем на тесное и взаимовыгодное сотрудничество …
Надеюсь, что вскоре смогу лично смогу встретиться с Вами …
Надеюсь получить Ваш ответ в ближайшее время …
3) Уверение адресата (обычно, психологически положительно действует на адресата):
Уверяем, что Вы вполне можете рассчитывать на нашу поддержку…
Мы будем рады сотрудничать с вами …
Был бы рад сотрудничать с Вами и жду Вашего ответа …
Просим внимательно ознакомиться с материалами и дать ответ…
Просим Вас срочно сообщить …
Просим срочно принять меры по улучшению ситуации …
Прошу позвонить мне в любое удобное для Вас время …
5) Повторение уже высказанного извинения за неудобства:
Еще раз прошу прощения за причиненные неудобства …
Искренне просим прощения за эту вынужденную задержку с оплатой …
Прощание
1) В официальной переписке прощаться можно по-разному:
С уважением…
С уважением и наилучшими пожеланиями…
С искренним к Вам уважением…
Желаем успехов.
2) Если вы хорошо знакомы с адресатом или успешно сотрудничаете с ним, то можете закончить письмо дружественными фразами (не панибратскими):
Искренне Ваш…
С наилучшими пожеланиями…
С благодарностью и наилучшими пожеланиями.
Английские особенности завершения писем
Подпись
Чиновники подписывают документы в пределах своей компетенции.
Реквизит «подпись» состоит из наименования должности, инициалов и фамилии лица, подписавшего документ.
Директор завода «Мрамор» (подпись) А.Б.Коваль
Документы, которые заключаются в учреждениях, действующих по принципу единоначалия, подписывает одно должностное лицо (руководитель, заместитель или работник, которому это поручено).
На документах коллегиальных органов (протоколах, решениях) ставят две подписи (главы и секретаря). Распоряжение подписывает руководитель.
Две и больше подписи ставят на документах, за содержание которых отвечает несколько человек:
Подписи нескольких лиц на документах располагают друг под другом в последовательности, соответствующей служебной иерархии.
Директор (подпись) С.П.Антонюк
Главный бухгалтер (подпись) В.Т.Дудко
Если документ подписывает несколько лиц, занимающих одинаковую должность, их подписи необходимо располагать на одном уровне.
Деловая е-mаil переписка. Пять правил успеха.
«Хитрости» финала письма.
Как повысить действенность и активность финала?
Разные варианты использования активных и эмоциональных фраз в финале письма могут производить разный эффект и приводить к разным результатам.
СОВЕТ.
Если для вас актуально удерживать инициативу в переписке с адресатом/ клиентом; если важно «держать руку на пульсе» и способствовать динамичному решению вопросов, тщательно продумывайте активную часть финала письма!
Финал вашего письма должен заканчиваться понятной для адресата/ клиента формулировкой о следующих шагах.
Не заставляйте клиента самостоятельно догадываться о том, что же он должен сделать при получении вашего письма. Обязательно сообщайте о том, каких действий вы от него ожидаете и когда эти действия ему необходимо предпринять.
Действенная часть финала обязательно должна содержать информацию, отвечающую на следующие вопросы:
«Каков следующий шаг?» и «Когда его надо предпринять?».
В зависимости от ситуации необходимо регулировать степень категоричности финала.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!
Выдерживайте целесообразную пропорцию между действенной и имиджевой частями финала.
Помните: имиджевая составляющая финала хорошо работает на создание позитивного эмоционального настроя при общении, но может существенно понижать действенность письма, «размывать» цель и провоцировать адресата на «медленный» ответ.
Делайте финал более активным, удерживайте инициативу!
Специфические ситуации.
Часто бывает так, что нам очень важно знать ответ адресата (его «да» или «нет»). При этом щекотливость ситуации заключается в том, что мы не вправе указывать и настаивать на ответе и его сроках. Такое указание может выглядеть некорректно, преждевременно, невежливо, а порой и откровенно навязчиво.
Например, мой адресат интересуется в письме возможностью провести тренинг деловой переписки для его подчиненных. В ответном письме я подробно описываю вариант проведения такого тренинга, и в результате мне важно не потерять нить диалога с адресатом и узнать о его решении. И сделать это важно максимально корректно. Как?
В таких ситуациях хорошо работает прием, который я назвала «Указание на последующее действие».
Суть приема: указать адресату/клиенту на событие/действие, которое произойдет сразу после того, как вы получите его ответ.
Например: «Иван Иванович, сообщите мне, пожалуйста, насколько Вам интересно мое предложение, – и мы сразу можем согласовать даты и детали тренинга».
Варианты финалов с указанием на последующее действие:
«Напишите о Вашем решении – и мы сразу приступим к оформлению документов».
«Как только мы получим от Вас ответ – мы будем готовы выслать скорректированный график произведения оплат».
«Напишите, какой из высланных вариантов Вам больше подходит – ия сразу вышлю конкретную детальную информацию по порядку оформления».
«Жду от Вас сканы документов – и сразу отдаю заказ на оплату».
«Сообщите о выбранном варианте – и мы будем готовы выслать Вам наше коммерческое предложение».
«Напишите, какой вариант Вам больше подходит – и я сразу смогу подробно рассказать о процедуре оформления этой карты».
Такой прием позволяет сохранить действенность и активность, в то же время письмо звучит достаточно корректно, так как по сути мы ничего не навязываем, но при этом предельно конкретно обозначаем перспективу предстоящих действий.
Работая с активной частью финала, не следует забывать об эмоциональной части, так как позитивные эмоции – далеко не последняя вещь в деловом общении.
Индийская мудрость гласит: «Ничто так не ободряет человека, как доброе слово». А крылатая фраза кинофильма вторит ей: «Доброе слово и кошке приятно». Так почему бы не закончить добрым словом письмо к нашему уважаемому адресату?
Имиджевая/эмоциональная часть финала.
Финал делового письма (и письмо в целом) выглядит более достойно и профессионально, если наряду с изложением своей позиции мы демонстрируем внимание к интересам и личности нашего адресата/клиента.
ГОТОВЫЕ КЛИШЕ (ИСПОЛЬЗУЙТЕ, ЧТОБЫ ПИСАТЬ БЫСТРЕЕ).
Варианты имиджевых/эмоциональных фраз в финале письма:
• Будем рады сотрудничеству!
• Будем рады сотрудничеству с Вами!
• С готовностью отвечу на Ваши вопросы.
• Если у Вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь. Мы обязательно на них ответим!
• Если у Вас появились вопросы – напишите или позвоните. Мы непременно Вам ответим!
• С надеждой на плодотворное сотрудничество…
• Всегда готовы помочь и ответить на Ваши вопросы.
• С искренним уважением…
• С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество…
• Искренне надеюсь, что наше сотрудничество будет позитивным и продуктивным.
• Будем рады видеть Вас в числе наших счастливых клиентов!
• Хорошего настроения и удачного дня!
• Спасибо за сотрудничество!
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!
Работая с имиджевой частью финала, важно понимать, что финальная фраза должна быть созвучна содержанию письма. Часто бывает, что финальная имиджевая фраза вводится нами в блок подписи – и, увы, не всегда соответствует смысловому контексту самого письма. Она превращается в мертвый шаблон, который не выполняет своего исходного назначения или (что хуже) начинает противоречить содержанию письма.
Подтверждение этому – в письме ниже.
Frоm: Иванова Валентина.
Sеnt: Тhursdау, Аugust 26, 2010 7:13 РМ.
То: Николай Петрович.
Subjесt: Вакансия главного бухгалтера.
Добрый вечер, Николай Петрович!
Пишу Вам в связи с ситуацией, сложившейся с подбором кандидатов на позицию главного бухгалтера в подведомственной Вам службе. Позиция открыта уже более двух месяцев. Позиция достаточно непростая.
В конце июля состоялась встреча с Екатериной Козловой – реальным и достойным кандидатом на закрытие вакансии. Она выполнила все практические задания, мы передали их к Вам в службу. Результаты выполнения заданий до сих пор не проанализированы. В начале прошлой недели мы передали Вам еще 2 анкеты кандидатов на позицию бухгалтера и ответы этих кандидатов на вопросы. Ситуация прежняя – ответа нет. Николай Петрович, я уверена, что продолжать работу в таком ключе нет никакого смысла.
Сообщаю Вам о том, что с сегодняшнего дня вакансия главного бухгалтера нами переводится в разряд несрочных. Это означает, что при наличии достаточно большого количества актуальных вакансий в отделе персонала работа по поиску кандидатов на позицию главного бухгалтера будет нами вестись по остаточному принципу.
Хорошего настроения и удачного дня!
Руководитель службы персонала.
СОВЕТ.
Обязательно соотносите звучание финальной эмоциональной фразы с основным содержанием письма. Для ускорения работы держите под рукой список фраз-клише.
Универсальным вариантом имиджевой фразы является фраза: «С уважением…».
Только ее можно поместить в автоматический блок подписи. Все остальные имиджевые фразы нуждаются в дополнительном внимании и согласовании с содержанием письма.
Внимание! В финале письма избегайте ошибок в употреблении следующих фраз:
• «Благодарим Вас за понимание» / «Спасибо за понимание».
• «Спасибо за внимание».
Фраза в финале: «Благодарим Вас за понимание!»/«Спасибо за понимание».
Эта фраза имеет смысловой оттенок извинения. Поэтому используйте ее только в тех случаях, когда вам необходимо извиниться перед адресатом.
Посмотрите варианты писем ниже. Обратите внимание, как меняет смысл письма финальная фраза.
Не используйте эту фразу в ситуации, когда вы хотите выразить благодарность за общую работу. В этом случае более органично звучат фразы:
• «Спасибо за сотрудничество!».
• «Спасибо за плодотворное сотрудничество!».
Также не используйте эту фразу, чтобы поблагодарить адресата за внимание к вашей информации и для выражения надежды, что ему все понятно. Для этих случаев уместны другие варианты:
• «Я постаралась предельно точно изложить суть ситуации. Если при этом какие-то моменты остались для вас непонятными, пожалуйста, сообщите, и я поясню подробнее»;
• «Если в высланной информации есть непонятные моменты, пожалуйста, сообщите. Я дам необходимые комментарии»;
• «Я постаралась максимально подробно пояснить суть вопроса. Тем не менее если у вас есть еще какие-то вопросы, напишите, и я с удовольствием на них отвечу».
Фраза в финале: «Спасибо за внимание».
При использовании этой фразы важно понимать следующее. Она уместна только в деловой ситуации, когда вы выражаете благодарность за внимание, которое вам уделили в ответ на вашу просьбу/вопрос. Более корректным по звучанию и смыслу в такой ситуации будет вариант: «Спасибо за внимание, которое вы мне уделили».
Фраза «Спасибо за внимание!» абсолютно неуместна в ситуации, когда вы являетесь инициатором делового письма.
Почему? Дело в ее смысловом подтексте. Фразу «Спасибо за внимание» мы обычно используем, чтобы поблагодарить за внимание, которого можно было бы и не уделять. (Типичный пример такой ситуации в бытовой жизни: информация по ТV о прогнозе погоды.).
Заканчивая свое информационное послание этой фразой, мы транслируем два смысловых значения:
1. «Я благодарен вам за время, которое вы мне уделили, так как вы имели полное право меня не слушать»;
2. «До свидания» («Всем спасибо. Все свободны»).
Оба этих смысловых значения неорганичны для делового письма.
Во-первых, нецелесообразно прощаться с клиентом столь категорично, не оставляя повода и надежды на возобновление диалога.
Во-вторых, странно и нецелесообразно писать письма, в актуальности которых вы не уверены. Даже если вы пишете такое письмо, заканчивать его нужно указанием на полезность и применимость вашей информации.
Резюме: фраза «Спасибо за внимание» неорганична финалу делового письма.
Вместо нее лучше использовать фразы:
• «Искренне надеюсь, что наша информация поможет вам…».
• «Уверены, что эта информация будет полезной при…».
• «Искренне надеюсь, что информация, которую я Вам сообщила, пригодится вам/поможет вам…».
Фразы в финале: «Всего доброго!»/«Всего наилучшего!».
Обе фразы – это варианты вежливого, но окончательного прощания. Они уместны в ситуациях, когда мы заинтересованы в прекращении диалога.
Если же мы хотим выразить клиенту/адресату наши пожелания добра или искреннего участия, то фразы «Всего доброго!» и «Всего наилучшего!» лучше заменить на:
• «Хорошего настроения и удачного дня!».
• «С самыми наилучшими пожеланиями…».
• «С искренними пожеланиями…».
Фраза в финале: «Удачи!».
Эта короткая фраза в финале письма несет два смысловых оттенка.
1. Пожелание удачного стечения будущих обстоятельств.
2. Указание на то, что к этим обстоятельствам отправляющий адресат не будет иметь отношения («это будет происходить без меня, без моего участия»).
Решите сами, насколько приемлемы эти смысловые контексты в вашей переписке с клиентами/партнерами.
Итак, мы прояснили вопрос с главным инструментом ясного письма – его структурой. Основа ясности – четко прописанные три точки внимания, включая «хитрости» финала письма.
Это «смысловой треугольник», своего рода «смысловая рамка» письма.
Теперь в эту «рамку» нам нужно поместить основное содержание письма. Поместить таким образом, чтобы обеспечить нашему адресату предельную понятность, быстроту и комфорт чтения и восприятия. В этом помогают инструменты ясности. Напомним их.
1. Четкая структура письма (в том числе три точки внимания) – это мы уже освоили.
А со следующим нам предстоит разобраться.
2. Объем письма, комфортный для восприятия.
3. Подача информации в логике, предельно понятной адресату (принцип 5 х 5).
4. Графические средства систематизации и выразительности текста: абзацы, заголовки, нумерация.
5. Характер предложения (объем и структура).
ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА
ЯЗЫКОВЫЕ КОНСТРУКЦИИ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ. ФОРМУЛА ВЕЖЛИВОСТИ
Заключительные фразы письма так же значимы, как и начальные. В деловом письме, как и вообще в бизнесе, не бывает мелочей или незначащих деталей. Завершение письма всегда связано с обозначением перспектив (сотрудничества, деловых отношений, проекта, решения вопроса и пр.). Заключительные фразы письма особенно важны для закрепления положительных эмоций, которые должны поддерживать нормальное деловое общение. Именно поэтому последние фразы должны выражать надежду, уверенность, радость, одобрение, признательность, например:
С наилучшими пожеланиями.
С наилучшими пожеланиями и надеждой на сотрудничество.
Всегда рады оказать Вам услугу.
Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения.
С интересом ждем от Вас новых предложений.
Мы уверены, что недоразумение будет улажено в ближайшее время и т. п.
Пожелание может быть высказано прямо, а может быть и завуалировано, дано в подтексте:
Мы надеемся, что Вы оцените преимущества нашего проекта и примете участие в.
В этой части письма применимы формы, связанные с акцентированием внимания адресата на основное содержание письма, например: » Убедительно просим вас не задерживать ответ. » или » Надеемся, что наша просьба будет выполнена «. После этой записи уместно просто подписать письмо, указав свою должность и фамилию.
В ряде случаев заключительная часть письма имеет нейтральную форму » Искренне Ваш (подпись) » или » С уважением (подпись) «.
Слова С уважением пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю.
При использовании этих (и подобных им) коротких форм в тексте письма часто применяют графическое выделение: слова С уважением пишут на одной строке, должность, фамилию и подпись адресанта размещают под ними на следующей строке.
Если в начале письма была использована форма » Уважаемый. «, то завершать письмо формой » С уважением. » не следует. Такая двойная «уважительность», согласитесь, звучит нелепо. И здесь лучше использовать любую другую приемлемую форму из рассмотренных выше.
Учимся писать деловые письма
«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2013, N 4
УЧИМСЯ ПИСАТЬ ПИСЬМА
Автор объясняет правила составления деловых писем, практикуемых в службе персонала, останавливается на классификации, дает рекомендации по стилю изложения текста документа.
— письмо-напоминание и др.
В практике работы службы персонала чаще всего встречаются письмо-резюме (и сопроводительное к нему письмо), рекомендательное письмо, письмо-запрос, письмо-уведомление, письмо-благодарность, письмо-отказ.
Обобщая этот перечень, можно сказать, что менеджер по персоналу наиболее часто готовит письма в трех случаях:
Особенности подготовки проектов деловых писем
Если вашей задачей стало составление письма, то не начинайте его создание сразу с оформления. Большее внимание уделите содержательной стороне.
Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко.
Начните с решения вопроса о том, о чем будет ваше письмо. Задумайтесь: о чем хотят узнать из вашего письма его получатели? Ведь вам не нравится читать письма «ни о чем»? Чтобы ваше письмо не было таким же, продумайте, какую мысль вы хотите донести до сведения адресата. Зафиксируйте ее в блокноте или на черновике. Теперь можно обрамлять основную мысль подробностями и деталями.
Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.
В идеале структура письма должна позволять выделить в нем три основные части: вводную часть, констатирующую (или отчетную) часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).
Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.
В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку сделанного на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.
В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области.
Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т. п.
Служебная часть содержания письма, как правило, включает:
— обращение к адресату;
— заключительную формулу вежливости;
Под приветствием подразумевается начальная (вводная) формула вежливости, выполняющая ту же функцию, что и устное приветствие собеседника при непосредственном общении с ним (при личной встрече или по телефону).
Функциональное значение приветствия весьма велико: при помощи несложной вводной формулировки автор письма уже в первой строке послания свидетельствует адресату свое уважение. Это не просто производит на последнего благоприятное впечатление, но и в значительной степени сокращает психологическую дистанцию между участниками служебно-деловой переписки, создавая необходимые предпосылки для конструктивного диалога.
Текст письма должен иметь логическое завершение. Поэтому особое внимание уделите заключительной части текста. Документ не должен обрываться на полуслове, смысл послания должен иметь законченный вид.
В заключительной части текста должны содержаться:
— вывод, подытоживающий сказанное в основной части письма;
— просьба (требование, указание) к адресату от имени автора или организации (третьего лица), интересы которой он в данном случае представляет;
— указание на характер ожиданий автора послания.
Заключительная формула вежливости может отсутствовать в официальных письмах, но практически всегда подытоживает письма, текст которых носит отчасти личный характер (например, письма-благодарности). Она выполняет ту же функцию, что и устное прощание (и предшествующие ему слова) при непосредственном общении с собеседником (при личной встрече или по телефону).
Использование заключительной формулы вежливости несколько приглушает официальный тон в конце послания (впрочем, ровно настолько, насколько это позволяют сделать взаимоотношения автора и адресата).
Подпись является обязательным и, как правило, заключительным элементом структуры письма.
Функциональное назначение подписи двойное. Во-первых, она придает официальному письму юридическую силу, во-вторых, удостоверяет личность автора послания.
— адресату требуется сообщить информацию, по каким-либо причинам не вошедшую в основной текст письма;
— основной текст письма отчасти утратил актуальность в связи с изменениями, произошедшими в период с момента подписания до момента отправки;
— требуется еще раз привлечь внимание адресата к определенной информации, вошедшей в основной текст письма.
Постскриптум состоит из сокращения-заголовка «P. S.», «Post-scriptum» или «Постскриптум», дополнения (приписки) к основному тексту письма и подписи (сигнатуры автора без указания должности и расшифровки). Располагается он на один-два интервала ниже подписи, на одном листе с ней. В необходимых случаях допускается дополнять подпись к постскриптуму датой и временем оформления приписки.
Набросок готов? Практически да.
Остается только подумать, не нужно ли сопроводить текст письма приложениями? Нежелательно, чтобы приложений было очень много. Это затруднит восприятие текста письма. По возможности содержание некоторых приложений включите в основной текст.
Смысловые части текста письма излагаются с красной строки.
Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем.
Подбирайте выражения! Немного о стиле письма
Когда вы определились с главной мыслью письма, подобрали аргументы, доводы, обоснования, факты и расставили их в соответствии с задуманной структурой документа, подумайте, в каких словах и речевых оборотах вы донесете текст документа до читателя.
Не меньшее значение для надлежащего восприятия письма имеет и стиль его изложения. Деловые письма следует писать особым стилем, известным ныне как служебно-деловой (официально-деловой), представляющим собой функциональную разновидность русского языка и предназначенным для использования в процессе управления организацией, в т. ч. посредством письменной служебно-деловой коммуникации (переписки). Специфическими чертами данного стиля являются:
— тематическая ограниченность писем, в которых, как правило, не освещается более одного-двух вопросов;
— исключительно нейтральный тон изложения письма;
— точность и внятность изложения, исключающие разночтение или двоякое толкование содержания письма;
— лаконичность изложения содержания, предполагающая краткость и ясность используемых в письме формулировок.
Исходя из специфики стиля, при подготовке содержания делового письма рекомендуется:
— излагать суть дела преимущественно простыми, короткими предложениями, которые не должны восприниматься адресатом как примитивные или топорно-грубые;
— употреблять термины в их общепринятом, однообразном для понимания толковании;
— отдавать предпочтение прямому порядку слов в предложении: подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения;
— не применять устаревшие слова и выражения (архаизмы), отжившие канцелярские обороты; избегать включения в текст профессионального жаргона и т. п.;
— отказываться от лишних слов, не вносящих ничего нового в существо изложения.
Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения, поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было просто и доходчиво воспринимать посторонним людям. Забудьте о том, в какой манере вы пишете друзьям в сообщениях в социальных сетях. Текст делового письма не должен напоминать выдержку из чата, даже если у вас хорошие, дружеские отношения с получателем письма.
Если же ответить письмом было поручением директора, то в этом случае текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании, или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо.
Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа.
В официальных письмах имя (и отчество) адресата обычно опускается, остается только фамилия: «Уважаемый г-н Иванов!».
Можно начать и так: «Уважаемые коллеги».
В качестве заключительной формулы вежливости, предшествующей подписи, используются формулировки «С уважением», «Искренне Ваш», «С глубоким уважением» и т. п.
Во всех случаях приветствие предшествует обращению к адресату и тесно взаимосвязано с ним.
Специфической особенностью обращения является использование в конце пунктуационного восклицательного знака, указывающего, что факту обращения к данному лицу или затронутому в письме вопросу автором придается особое значение.
Приведем несколько примеров лид-абзаца:
— «Спасибо за интерес, проявленный Вами к нашему объявлению о. «;
— «Благодарим Вас за своевременный ответ и предоставленную информацию. «;
— «Мы чрезвычайно признательны Вашей организации за эффективное содействие в. «.
В общем случае лид-абзац следует непосредственно за обращением к адресату и располагается на один интервал ниже последнего. Приведем в качестве примеров несколько наиболее типичных форм лид-абзаца (не содержащих формальной благодарности):
— «Обращаюсь к Вам в связи с. » (далее следует коротко указать причину письменного обращения);
— «Настоящим письмом сообщаем Вам о. » (далее следует коротко указать, о чем конкретно намерен сообщить автор адресату);
— «Уведомляю (докладываю, извещаю и т. п.) о. » (далее следует коротко указать, о чем именно автор намерен уведомить адресата);
— «Просим Вашего содействия (согласия, указания и т. п.) в (на, о). » (далее следует коротко указать, какое именно содействие требуется автору от адресата);
— «Подтверждаю, что в соответствии с. » (далее следует коротко указать, что конкретно подтверждает автор данным посланием);
— «Высылается (направляется, представляется и т. п.) ответ на Ваше обращение от. » (далее следует коротко указать, на какое именно обращение автором дается ответ адресату).
Таким образом, формулировка лид-абзаца в значительной мере предопределена характером письма (инициативное письмо, письмо-сообщение, письмо-уведомление, письмо-просьба, письмо-подтверждение, ответное письмо и т. п.).
В свою очередь, лид-абзац упрощает процесс ознакомления, изучения и восприятия текста письма.
Длину предложений и абзацев следует по возможности ограничивать, поскольку в противном случае адресату потребуется затратить дополнительные усилия и время для изучения и восприятия текста письма.
Заключительный абзац основной части должен быть наиболее убедительным. Логика и стилистика его изложения должны обеспечить адресату возможно более удобный переход к заключительной части текста.
Заключительная формула вежливости предшествует подписи и располагается интервалом ниже последней строки текста письма. Наиболее часто в качестве заключительной формулы вежливости используются следующие стандартные формулировки:
— «С неизменным уважением. «;
— «С глубоким уважением. «;
— «С благодарностью и уважением. «;
— «С признательностью и уважением. «;
— «С уважением и пожеланиями всего наилучшего. «.
А формулировки вроде:
— «С пожеланиями всего наилучшего. «;
— «До скорой встречи. » используются не в деловой переписке, а в письмах частного характера.
В зависимости от того, на бланке какого вида оформлено письмо, подпись приводится в сокращенной, полной или развернутой форме.
Сокращенная форма предполагает указание собственно подписи и ее расшифровки в виде инициалов и фамилии автора послания. Указанная форма подписи применяется при оформлении письма на бланке должностного лица организации, уполномоченного вести переписку и выступающего в качестве отправителя послания, например:
— «(подпись) И. И. Иванов»;
— «(подпись) М. М. Михайлова».
Полная форма предполагает выполнение всех стандартных требований, предъявляемых к оформлению реквизита «Подпись» и подразумевающих указание должности, собственно подписи автора письма и ее расшифровки в виде его инициалов и фамилии. Указанная форма применяется при оформлении письма на бланке (структурного подразделения организации, если последнее уполномочено вести переписку и выступает в качестве отправителя). Приведем несколько вариантов полной формы подписи:
— «Генеральный директор (подпись) Я. Г. Яковлева»;
— «Начальник отдела (подпись) Л. В. Ли»;
— «Менеджер по персоналу (подпись) Н. Б. Николаев».
Переходим к оформлению
Составить образцовый текст документа еще не значит закончить работу с ним. Не менее важно, в какую «рамку» будет обличен ваш «творческий продукт».
Реквизитами документа являются:
2. Регистрационный номер документа.
3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).
4. Сведения об адресате.
5. Заголовок к тексту.
8. Отметка о наличии приложения.
9. Отметка об исполнителе.
10. Идентификатор электронной копии документа.
Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.
Сроки подготовки письма
Сроки подготовки писем определяются по-разному:
— исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе). Так, если по требованию контрольно-надзорного органа, налоговой инспекции, внебюджетного фонда ответ надо дать в течение определенного промежутка времени, то и с ответом нельзя затягивать: лучше полностью подготовленный текст письма отправить на день раньше окончания срока (вдруг что-то с письмом будет не так). Так, при обращении в налоговый орган требуется организации-налогоплательщику проставлять в обязательном порядке ИНН. Без этой «мелочи» текст документа в канцелярию не примут;
— если вы не ограничены сроками, установленными входящим письмом или законом, то все равно не нужно расслабляться: ведь сроки подготовки ответных писем могут быть определены локальными нормативными актами вашей организации: инструкцией по делопроизводству, графиком документооборота и др.
Написание отдельных видов писем
Выше мы уже писали, что есть письма-просьбы и письма-запросы. В чем разница?
Письма-запросы предназначены (как следует из названия) для запрашивания соответствующей информации. Такие письма предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и в срок, прямо установленный или автором запроса, или нормативно-правовым документом.
Предпочтительнее всего начинать такие письма со слов «Прошу (просим) вас (Вас) сообщить. «, хотя будет совсем не лишним предварительно пояснить, чем вызван ваш запрос. В отличие от письма-просьбы здесь в конце текста можно в тактичной форме выразить адресату свое пожелание относительно сроков предоставления интересующей вас информации.
Ответное письмо в данном случае выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к запросу. В ответе на запрос обязательно должна содержаться ссылка на первичное письмо и его тему. Кроме того, в обоих письмах должны приблизительно совпадать объем информации, последовательность изложения, терминология, система ссылок.
Автору письма целесообразно предварить изложение намерения заказать что-либо у адресата (товар, услугу и др.) объяснением мотивов своих действий. С этой целью бывает достаточно сослаться на источник информации (материалы переписки, информационное письмо или директ-мейл, рекламную информацию, сайт в Интернете и т. д.). Кроме того, как и в случае с письмом-запросом, допустимо сообщить адресату свое пожелание относительно сроков исполнения заказа.
Если плата за заказанные товары производится не авансом, то поставщик может затребовать гарантийное письмо.
Гарантийные письма предназначены для предоставления адресату письменных гарантий в отношении намерений или действий автора (организации-отправителя), так или иначе затрагивающих его интересы. Наиболее часто гарантийные письма оформляются для подтверждения оплаты.
Гарантийные письма отличают ясность, точность и однозначность формулировок, поскольку речь идет о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица.
Подобные письма могут начинаться с изложения сути предоставляемых адресату гарантий, например: «Настоящим письмом гарантирую. «. В других случаях гарантийное письмо может включать изложение причин готовности автора предоставить адресату те или иные гарантии. В этом случае соответствующее заявление формулируется в заключительном предложении, например: «Своевременную и полную оплату гарантирую». Целесообразно также указать расчетно-платежные реквизиты, которые будут использоваться для произведения оплаты. Это особенно важно, когда предприятие имеет несколько счетов в разных банках. Ваш контрагент должен ясно себе представлять, через какой банк ждать оплату.
ТК РФ содержит целый перечень случаев, когда предприятие-работодатель обязано письменно проинформировать работников о предстоящих изменениях в их трудовой жизни: о дате начала отпуска (ст. 123), о возможности перевода на другую работу (ст. 74), о сокращении их должности (ст. 180) и др.
Чаще всего на практике информирование коллектива осуществляется в форме уведомления. Уведомление, содержащее объяснение мотивов автора (организации-отправителя) и отражающее предложения (пожелания или требования) последнего к адресату, изложенные в конкретной и ясной форме.
Отличительными особенностями напоминания являются:
— ссылка на высланное ранее уведомление;
— более краткая форма изложения сути предложений (пожеланий или требований) автора;
— информирование о последствиях, которые могут быть применены к адресату, если напоминание так и не вызовет соответствующей реакции с его стороны.
Допустим, вы вручили работнику уведомление о предстоящем сокращении его должности и перечислили вакансии, которые он может занять. Если, по вашему мнению, работник слишком долго раздумывает над тем, в какой должности ему работать дальше после сокращения, вполне уместно сделать ему письменное напоминание.
Если же адресат не реагирует и на напоминание должным образом, то ему высылается предупреждение. В нем помимо ссылки на предыдущие послания и краткой информации об их сути содержится сообщение о намерении автора (организации-отправителя) применить в отношении адресата определенные действия.
Собрали комплект документов для отправки в государственную инспекцию труда? Приложите к нему сопроводительное письмо. Составив такой документ, вы можете быть уверены в том, что вас не упрекнут в том, что какой-то документ не был представлен, т. к. сопроводительное письмо будет содержать подробный перечень передаваемых документов.
Сопроводительные письма содержат информацию об отправке адресату документов, информационных материалов и т. п., которые в силу специфики содержания, объема или формы представления не могут быть оформлены в виде письма. Сопроводительные письма включают сообщение об отправке соответствующих документов (материалов), а также их перечень.
Как правило, сопроводительные письма начинают со слов «Направляю (высылаю). «. Перечень документов (материалов), прилагаемых к сопроводительному письму, содержит информацию об их названиях, количестве, объеме (количестве листов, страниц).
Поздравьте коллег и партнеров с праздником, направив им письма-поздравления. Они по-прежнему весьма распространены в служебно-деловой переписке, поскольку далеко не всегда у нас имеется возможность поздравить кого-либо лично или по телефону. Начинать текст поздравительного послания рекомендуется именно со слова «Поздравляю. » («Поздравляем. «). Поздравления обычно дополняются пожеланиями адресату всевозможных благ.
Диапазон применения писем-поздравлений весьма широк. В зависимости от характера взаимоотношений, сложившихся между автором и адресатом, считается вполне уместным направлять поздравления по следующим случаям:
— день рождения адресата (в том числе дата основания организации-получателя);
— назначение на более престижную должность;
— присвоение почетного или специального звания (в т. ч. организации-получателю);
— награждение (в том числе организации-получателю);
— выдающиеся (заметные) достижения на профессиональном поприще (превышение показателей экономического развития, выигрыш тендеров, победы в конкурсах, соревнованиях и т. п.);
— заключение взаимовыгодных партнерских соглашений;
— годовщина сотрудничества (как правило, первая или круглая).
Праздник состоится у вас в офисе? Тогда готовимся рассылать письма-приглашения.
Письма-приглашения имеют цель пригласить адресата к участию в том или ином деловом (служебном) или торжественном (памятном) мероприятии.
Приглашения следует высылать заблаговременно во избежание недоразумений. В необходимых случаях автор может уведомить адресата о необходимости подтвердить участие в мероприятии.
Менеджеру по персоналу неизменно приходится составлять обращения не только позитивного характера, но и письма негативного содержания. Это письма-отказы, письменные уведомления об увольнении или отказе в предоставлении предприятием займа сотруднику, а также письма с выражением неодобрения или порицания чьих-либо действий и т. п. Как ни огорчительно, но время от времени нам приходится готовить и рассылать подобные послания.
Рекомендуется особенно тщательно подходить к выбору формулировок и порядку изложения содержания послания.
Иными словами, оно должно быть негативным только в смысле информационного наполнения, но при этом абсолютно нейтральным по отношению к личности адресата.
Целесообразно начинать подобные письма с выражения сожаления об отказе, например: «Мы с сожалением вынуждены сообщить Вам о том, что. «. Следует также дать понять адресату, что решение об отказе далось вам не без труда и продиктовано исключительно деловыми соображениями. В заключение надо ободрить адресата, например выразить уверенность, что его опыт вызовет интерес у другого работодателя.
Если вы обращаетесь в какие-либо инстанции по личным мотивам, не выступая от имени предприятия, то все равно автор должен быть максимально идентифицирован. Ни один государственный либо муниципальный орган не возьмется отвечать на анонимку: автор должен указать свои фамилию, имя, отчество; паспортные данные и место проживания, иногда и дополнительные данные: дату и место рождения, СНИЛС и др.
Мнение эксперта. Письма пишем каждый день. Научиться самому и научить команду
Саша Карепина, бизнес-тренер
Путь 1. Прочесть много текстов, написать еще больше и в конце концов научиться.
Этот путь приходит в голову сам собой. Большинство тех, от кого вы получаете письма и чьи тексты читаете в Интернете и в печати, учились именно так. И как, нравится вам то, что они пишут? Скорее всего, нет. Почему? Дело в том, что практика сама по себе мало помогает без постановки техники. Чтобы мастерство росло с практикой, нужно понимать лежащие в основе принципы и приемы. Как можно структурировать письмо, какая структура для какого случая больше подходит. Как строить фразы, какие обороты выбирать. Какие аргументы приводить.
В самом деле, откуда узнавать о принципах и приемах, как не из книг? Но найти толковую книгу по деловому письму на российском рынке очень непросто. Но, допустим, книга нашлась. Получите ли вы результат, если изучите приемы по книге и будете их применять? Издаются самоучители по языкам, кулинарии, игре на музыкальных инструментах, даже лыжам и йоге. Есть люди, которые учатся с помощью этих самоучителей. Но таких людей не так много.
Путь 3. Пройти обучение, а потом практиковаться самостоятельно.
1. Васильев М. В. Деловое письмо // Налоговый вестник. 2011.
2. Митрофанова В. В. Как придать юридическую силу внутренней переписке // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. 2007. N 5.
3. Рогожин М. Ю. Делопроизводство в кадровой службе: Учебно-практическое пособие. М.: Проспект, 2009.
ООО «Производственная фирма «Ремстройсервис»